Wie mache ich …?
Kursplatz stornieren, Vorkasse noch offen
Ein Kunde sagt einen Kursplatz ab. Die Vorkasse-Rechnung ist verschickt, aber noch nicht bezahlt.
So gehen Sie vor
- Die Schulung im Kalender doppelklicken. Im Kursformular den Platz markieren und auf Stornieren klicken.
- Unter Storniert am: das Datum der Absage eintragen und Übernehmen klicken. HEROS berechnet die Stornogebühr nach der Staffel und meldet „Rechnung korrigieren“.
- OK klicken. Die Zeile ist jetzt grau mit „storniert TT.MM.“ und der Regelgebühr, ihre Belegnummer gelb, und im Kopf der Karte steht der rote Knopf Rechnung korrigieren. Darauf klicken. HEROS speichert das Kursformular und öffnet „Rechnungskorrektur – Firma“.
- Erstellen klicken und die Korrektur an den Kunden senden. Die Vorkasse-Rechnung steht danach auf „Storno“.
- Nur mit Stornogebühr: Sind Druckvorschau und E-Mail-Fenster geschlossen, öffnet HEROS „Rechnung erstellen (Vorkasse) – Firma“. Die Rechnung enthält nur noch die Stornogebühr. Erstellen klicken und senden.
Danach öffnet sich das Kursformular neu. Bezahlt der Kunde die Gebührenrechnung, archiviert HEROS den Vorgang beim Zuordnen der Zahlung selbst. Ohne Gebühr ist nichts mehr offen: Notiz mit der Priorität Erledigt anlegen und den Vorgang archivieren.
Standen auf der Rechnung weitere Plätze, nimmt die Korrektur sie mit zurück, und die neue Rechnung berechnet sie wieder. Statt mit dem Knopf starten Sie die Korrektur auch beim Schließen des Kursformulars mit Ja auf „Die Rechnungskorrektur für … fehlt noch. Jetzt erstellen?“ oder im Vorgang mit RE-Korrektur in der Belegliste und danach Rechnung erstellen.
Stornieren, nicht löschen
Buchung löschen geht nicht, solange der Platz auf einer Rechnung steht. Nur der Storno hält Datum und Gebühr fest.
Hat der Kunde schon bezahlt: Kursplatz stornieren, Vorkasse schon bezahlt.