Zeitkonto
Für Personal und Geschäftsführung
Monatsabschluss an die Lohnbuchhaltung, Prüfung, Startwerte, Wochenarbeitszeit, Überstunden-Auszahlung und der tägliche GF-Tagesbrief.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Zeiterfassung & Zeitkonto
Zeitkonten aller Mitarbeitenden
Mit dem Recht Alle MA zeigen öffnen Sie ARBEITSZEITZeitkonten. Das Fenster zeigt dann alle Mitarbeitenden: „Zeitkonten — Alle“, oder „Zeitkonten — Geschäftsführung“, wenn Ihnen nicht auch selbst Mitarbeitende unterstellt sind. Dort finden Sie auch den Reiter GF-Analyse. Subunternehmer erscheinen im Zeitkonto nicht – sie sind keine Arbeitnehmer.
Wer genehmigt?
Anträge genehmigt der direkte Vorgesetzte, also wer im Mitarbeiter-Datensatz im Feld Vorgesetzter eingetragen ist – ohne eigenes Recht. Ist kein Vorgesetzter eingetragen oder ist er ausgeschieden, genehmigt, wer Genehmigen alle hat. Den Vorgesetzten tragen nur Benutzer mit dem Recht Personalakte bearbeiten ein.
Soll nur die Personalabteilung genehmigen, schalten Sie in den Globalen Einstellungen im Bereich ZEITKONTO / STEUERBERATER Vorgesetzte genehmigen aus. Vorgesetzte sehen die Zeitkonten ihres Teams dann weiter, genehmigen aber nicht.
Monatsabschluss an die Lohnbuchhaltung
Am Monatsende schicken Sie die Stunden aller Mitarbeitenden in einem Schritt an die Lohnbuchhaltung. Dafür brauchen Sie das Recht Export und die Ansicht „Alle“.
- In „Zeitkonten — Alle“ auf VersendenMonatsabschluss — alle Mitarbeiter klicken.
- Den Monat wählen. Möglich sind nur Monate, die schon vorbei sind.
- Fehlt bei jemandem die Personalnummer, fragt HEROS nach – ergänzen Sie sie am besten vorher.
- HEROS hängt die Auswertung als Excel- und CSV-Datei an eine E-Mail. Die Empfängeradresse ist aus der Grundeinstellung E-Mail Steuerberater vorbelegt.
- E-Mail senden. Erst wenn sie wirklich verschickt ist, sperrt HEROS den Monat. Der Status wechselt von „offen“ auf „abgeschlossen am …“.
Ab dann können Mitarbeitende für diesen Monat nichts mehr korrigieren. Muss doch noch etwas geändert werden, hebt jemand mit dem Recht Personalakte bearbeiten die Sperre auf: Freigabe des Export-Monats aufheben (HR). HEROS erinnert danach bei jeder Änderung daran, den Monat erneut zu versenden.
Im selben Menü finden Sie außerdem Jahr — alle Mitarbeiter (je Tab) und Gesamtübersicht + Dashboard (Jahr).
Monat prüfen
Bevor Sie versenden, können Sie einen Monat zur Prüfung sperren: Prüfung starten. Während der Prüfung lassen sich keine Korrekturen einreichen. Mit Prüfung aufheben geben Sie den Monat wieder frei, per Rechtsklick auch nur für einzelne Mitarbeitende.
Export einzelner Zeitkonten
Ein einzelnes Zeitkonto exportieren Sie aus Meine Zeiten bzw. aus der Ansicht einer Person mit Export Monat – als Excel, CSV oder PDF.
Krankmeldung für andere eintragen
Mit dem Recht Genehmigen alle oder Personalakte bearbeiten tragen Sie Krankmeldungen für alle ein, als Vorgesetzter für Ihre direkten Mitarbeitenden: Neue AbwesenheitKrankmeldung. Das Fenster zeigt dann zusätzlich das Feld Mitarbeiter und das Kästchen AU geprüft / bestätigt (HR).
Arbeitszeit, Startwerte und Urlaub pflegen
Die Angaben je Person stehen im Mitarbeiter-Datensatz im Reiter Vergütung & Zeit (Recht Personalakte bearbeiten):
- Startwerte: „Ü-Std am Stichtag“ und „Stichtag“ – der Überstundenstand zum Beginn mit HEROS.
- Urlaub: „Urlaubstage/Jahr“, „Rest Vorjahr“ und „Urlaub genommen“.
- Wochenarbeitszeit: Im Bereich „Vergütung & Wochenarbeitszeit“ legen Sie ab einem Datum („Gültig ab“) die Stunden pro Woche fest – entweder Standard — gleichmäßig Mo–Fr oder Individuell mit eigenen Stunden für Montag bis Sonntag. Daraus entsteht das Soll je Tag. Eine Änderung gilt ab ihrem Datum; frühere Monate bleiben, wie sie waren.
- Pausenregel: Mit „Keine (§18 ArbZG)“ zieht HEROS bei dieser Person keine Mindestpause ab – für Fälle nach § 18 ArbZG.
Überstunden auszahlen
Im Bereich Ü-Std Auszahlungen / Korrekturen des Mitarbeiter-Datensatzes tragen Sie mit Auszahlung hinzufügen ausgezahlte Überstunden ein. Der Saldo sinkt entsprechend, in der Jahresansicht steht der Betrag in der Spalte „Ausz./Korr.“.
Grundeinstellungen
In StammdatenGlobale Einstellungen, Bereich ZEITKONTO / STEUERBERATER, legt Ihr Betrieb unter anderem fest:
- Pausenabzug ab Stunde – ab welcher Arbeitsdauer die automatische Mindestpause greift.
- wie Kurzpausen unter 15 Minuten behandelt werden.
- E-Mail Steuerberater für den Monatsabschluss.
Der GF-Tagesbrief
Mit dem Recht GF-Tagesbrief öffnen Sie ARBEITSZEITGF-Tagesbrief – die Lage des Tages auf einen Blick:
- Offene Genehmigungen
- Krank heute und Krank in den letzten drei Tagen
- Urlaub heute und Freizeitausgleich heute
- Anwesenheit nach HEROS-Login und Stempel
- Projekte heute
- Auffällige Zeitkonten mit vielen Über- oder Minusstunden