Finanzen und Buchhaltung
Eingangsrechnungen und KI-Erkennung
Lieferantenrechnungen ziehen Sie einfach in die KI-Warteschlange. HEROS liest Lieferant, Nummer, Beträge und Steuer aus, E-Rechnungen sogar direkt – Sie prüfen und speichern.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
So läuft es ab
- Sie legen Rechnungen als Datei in die Warteschlange.
- HEROS liest sie aus. Elektronische Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung liest HEROS direkt, ohne KI.
- Sie öffnen den erkannten Beleg im Erfassungsformular, prüfen die Felder und speichern. Damit ist die Eingangsrechnung gebucht.
Belege in die Warteschlange legen
Öffnen Sie FINANZENKI-Verarbeitung Eingangsbelege. Dateien kommen auf drei Wegen hinein:
- Beleg(e) hinzufügen – eine oder mehrere Dateien auswählen.
- Ordner hochladen – alle passenden Dateien eines Ordners.
- Per Drag & Drop in das Fenster, auch direkt aus einer E-Mail in Outlook.
HEROS nimmt PDF, XRechnung (XML) sowie Fotos als JPG oder PNG an; Fotos wandelt es in PDF um. Ohne das Fenster zu öffnen, geht es auch so: Zeigt die Belegliste im Modul Finanzen Eingangsbelege, ziehen Sie die Dateien einfach auf die Liste.
Was HEROS nicht annimmt, nennt es unter „Nicht übernommen“: nicht lesbare Dateien, ungültige XRechnungen, bereits gebuchte Belege und Belege, die schon in der Warteschlange liegen. Dieselbe Datei wird nie zweimal ausgelesen.
Die Warteschlange lesen
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Hochladen…, Wartend, KI läuft… | In Arbeit. Abbrechen lässt sich die Erkennung nicht – warten Sie einen Moment. |
| Erkannt | Die KI ist fertig, der Beleg wartet auf Ihre Prüfung. |
| ZUGFeRD, XRechnung | Elektronische Rechnung, direkt gelesen – wartet auf Ihre Prüfung. |
| Fehler | Die Erkennung ist gescheitert. Der Grund steht in der Spalte Meldungen/Fehler. |
| Erfasst | Zu einem Beleg gespeichert – erledigt. |
Weitere Spalten sind Datei, Firma/Lieferant, Rechnungsnr., Brutto und Check: ✓ heißt, die Rechnung erfüllt die Pflichtangaben, ⚠ bitte genau prüfen, ✗ Angaben fehlen. Unten fasst die Statuszeile zusammen:
Fehlerzeilen zählt diese Zeile nicht mit – schauen Sie in die Spalte Status.
Am Knopf KI-Verarbeitung Eingangsbelege im Menüband zeigt eine Zahl Ihre eigenen Belege: blau, solange sie noch laufen, rot, sobald sie fertig sind oder Ihre Aufmerksamkeit brauchen.
Prüfen und übernehmen
- Eine fertige Zeile markieren und auf Prüfung starten klicken – oder die Zeile doppelt anklicken. HEROS öffnet den Beleg im Erfassungsformular mit dem PDF, Titel „KI-Prüfung: …“. Ist keine fertige Zeile markiert, nimmt HEROS die oberste fertige.
- Unter Belegdaten Belegtyp, Kontakt, Belegnummer, Belegdatum, Leistung, Fälligkeit, Zahlart, Beträge, Skonto und USt.Gruppe prüfen. Erkennt die KI eine Gutschrift oder Stornorechnung, stellt HEROS den Belegtyp auf Eingangsgutschrift bzw. Eingangsrechnungskorrektur. Beträge stehen im Formular immer ohne Vorzeichen.
- Im Bereich Belegerkennung vergleicht HEROS die Rechnung mit Ihren Stammdaten. Passt der Lieferant, klicken Sie Diesen Kontakt zuordnen, sonst Lieferant anlegen. Neue Bankdaten oder eine neue Anschrift übernimmt HEROS nur auf Ihren Klick: Bankverbindung übernehmen, Adresse aktualisieren.
- Die Compliance-Prüfung (UStG) zeigt, ob Pflichtangaben fehlen.
- Speichern → Nächster klicken. Der Beleg steht nun auf „Erfasst“, und HEROS öffnet den nächsten.
Wollen Sie einen Beleg später bearbeiten, klicken Sie Überspringen – er bleibt in der Warteschlange und kommt beim nächsten Öffnen wieder. Schließen Sie das Formular über das Fenster-X, hält die Abfolge einfach an.
Fehler und Verwerfen
- Eine Zeile mit „Fehler“ lässt sich nicht im Formular öffnen – auch nicht per Doppelklick; HEROS öffnet dann einen anderen, fertigen Beleg. Senden Sie sie mit Fehlgeschlagene erneut noch einmal an die KI – oder erfassen Sie die Rechnung von Hand (siehe unten). Hängen Sie dabei dieselbe Datei an, verschwindet die Fehlerzeile von selbst aus der Warteschlange.
- Verwerfen nimmt eine Zeile aus der Warteschlange, ohne dass ein Beleg entsteht.
Verwerfen ist endgültig
HEROS fragt nicht nach. Die Datei ist danach nicht mehr in HEROS gespeichert, und dieselbe Datei lässt sich nicht erneut einlesen – HEROS meldet sie dann als „bereits gebucht“. Verwerfen Sie nur, was sicher keine Rechnung ist oder doppelt vorliegt. Eine echte Rechnung erfassen Sie in diesem Fall über Eingangsbeleg einzeln erfassen.
Einen Beleg einzeln erfassen
Mit FINANZENEingangsbeleg einzeln erfassen öffnen Sie dasselbe Formular leer. Ziehen Sie das PDF hinein oder nutzen Sie Datei auswählen. Mit KI-Erkennung lassen Sie es auch hier auslesen. Gespeichert wird mit Speichern & Schließen oder Speichern & Neu.
Kein Dokument zur Hand
Speichern Sie einen Eingangsbeleg ohne PDF und ohne XRechnung, fragt HEROS „Kein Beleg hinterlegt“:
- Beleg liegt vor – das Original liegt auf Papier vor und wird aufbewahrt. In der Belegliste trägt der Beleg dann ein gelbes Warndreieck.
- Eigenbeleg (!) – nur, wenn sich keine Rechnung beschaffen lässt. HEROS erzeugt aus Bemerkung, Zahlungsweg und Grund ein PDF und hängt es an. Ein Eigenbeleg trägt keine Vorsteuer, und das Finanzamt akzeptiert ihn nur als Ausnahme.
- Abbrechen – zurück zum Formular.
§ 13b: Steuerschuldnerschaft bei Eingangsrechnungen
Schuldet Ihre Firma die Umsatzsteuer für eine empfangene Leistung – etwa bei Bauleistungen von Subunternehmern –, wählen Sie im Formular die passende USt.Gruppe:
| USt.Gruppe | Wann |
|---|---|
| 13b | § 13b Abs. 2 UStG, z. B. Bauleistungen, Gebäudereinigung, Leistungen im Ausland ansässiger Unternehmer, die nicht unter Abs. 1 fallen. Voranmeldung Kz 84/85. |
| EULEISTUNG | Sonstige Leistung eines im übrigen EU-Gebiet ansässigen Unternehmers (§ 13b Abs. 1 UStG). Voranmeldung Kz 46/47. |
Bei Gruppe 13b erscheint darunter das Feld Tatbestand, etwa „Bauleistung“, „Leistender im Ausland“ oder „Gebäudereinigung“. HEROS schlägt den Tatbestand vor, den Sie beim selben Lieferanten zuletzt gewählt haben, sonst nach dessen Sitz. Der Tatbestand geht in den DATEV-Export ein; in der Voranmeldung von HEROS landen alle 13b-Fälle in Kz 84/85. Die Vorsteuer aus beiden Gruppen steht in Kz 67.
Für den Voranmeldungszeitraum zählt bei Gruppe 13b das Rechnungsdatum, höchstens aber der letzte Tag des Monats nach der Leistung. Ist die Rechnung vor der Leistung datiert, zählt das Leistungsdatum – oder der Tag der Zahlung, wenn sie schon vor der Leistung voll bezahlt ist. Tragen Sie deshalb im Feld Leistung den Leistungszeitpunkt ein.
Im Zweifel den Steuerberater fragen
Ob Abs. 1 oder Abs. 2 gilt, hängt am Sitz des Leistenden und an der Art der Leistung – die USt-IdNr. ist nur ein Indiz. HEROS weist in der Voranmeldung auf auffällige Fälle hin, entscheidet aber nicht für Sie.