Wie mache ich …?

Kursplatz stornieren, Vorkasse schon bezahlt

Ein Kunde sagt einen Kursplatz ab und hat die Vorkasse schon bezahlt. Er bekommt sein Geld abzüglich Stornogebühr zurück.

So gehen Sie vor

1. Die Schulung im Kalender doppelklicken. Im Kursformular den Platz markieren, auf Stornieren klicken, unter Storniert am: das Datum der Absage eintragen und Übernehmen klicken. HEROS meldet „Rechnung korrigieren“.
2. OK klicken und im Kopf der Karte auf den roten Knopf Rechnung korrigieren klicken. HEROS speichert das Kursformular und öffnet „Rechnungskorrektur – Firma“. Erstellen klicken und senden. Die Korrektur trägt jetzt das Guthaben des Kunden.
3. Nur mit Stornogebühr: Sind Druckvorschau und E-Mail-Fenster geschlossen, öffnet HEROS „Rechnung erstellen (Vorkasse) – Firma“. Die Rechnung enthält die Stornogebühr und den Satz „Ihr Guthaben von … aus der Rechnungskorrektur … verrechnen wir mit dieser Rechnung.“ Erstellen klicken und senden.
4. Das Kursformular öffnet sich neu, im Kopf der Karte steht „Guthaben verrechnen“. Nur mit Stornogebühr: auf Im Zahlungsmodul zeigen klicken. HEROS wechselt ins Modul Finanzen und markiert die Rechnungskorrektur unter Ausgangsbelege. Sie mit der rechten Maustaste anklicken und Verrechnen mit ... wählen. HEROS trägt die Gebührenrechnung ein. Speichern klicken. Machen Sie das gleich: Bis dahin gilt die Gebührenrechnung als offen und kann gemahnt werden.
5. Im Kopf der Karte auf Überweisungsassistent klicken oder FINANZENÜberweisungsassistent öffnen. Die Erstattung steht unter Offene Rechnungen, mit dem Verwendungszweck „Erstattung …“ und dem Betrag nach dem Verrechnen. IBAN des Kunden eintragen, falls sie fehlt, Bezogenes Konto wählen und Überweisung ausführen klicken.
6. Nach dem nächsten Kontoabruf den Umsatz zuordnen. HEROS schlägt „Erstattung …“ vor. Speichern klicken.

Danach ist alles ausgeglichen, und HEROS archiviert den Vorgang selbst.

Beispiel

Gut zu wissen

• Statt mit dem Knopf starten Sie die Korrektur auch beim Schließen des Kursformulars mit Ja auf „Die Rechnungskorrektur für … fehlt noch. Jetzt erstellen?“ oder im Vorgang mit RE-Korrektur und danach Rechnung erstellen.
• Standen auf der Rechnung weitere Plätze, nimmt die Korrektur sie mit zurück, und die neue Rechnung berechnet sie wieder.
• Bucht der Kunde gleich einen neuen Kurs, verrechnen Sie das Guthaben mit der neuen Rechnung statt es zu erstatten.
• In Verrechnen mit ... trägt HEROS nur Rechnungen desselben Vorgangs ein. Andere offene Rechnungen des Kunden stehen mit 0 darunter.
• Der Überweisungsassistent zeigt die Erstattung erst, wenn im Vorgang keine Rechnung an diesen Kunden mehr offen ist, und dann drei Monate lang nach dem Datum der Korrektur.
• Die Umsatzsteuer sinkt erst im Monat der Rückzahlung bzw. im Monat der Gebührenrechnung. HEROS bucht das selbst.
• Deckt die Gebühr den ganzen Kurspreis, bleibt die Rechnung, wie sie ist. HEROS meldet dann auch nicht „Rechnung korrigieren“.

Ist noch nichts bezahlt: Kursplatz stornieren, Vorkasse noch offen.

Stand: Oktober 2026. Etwas fehlt oder ist unklar? Schreiben Sie uns an service@hyperactives.de.

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