Verwaltung
E-Mail-Texte anpassen
Betreff und Text der E-Mails, die HEROS für Sie vorbereitet oder das Kundenportal verschickt, passen Sie selbst an. Platzhalter setzen beim Erstellen der Mail Anrede, Belegnummer oder Link ein.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Öffnen
Im Programmmenü StammdatenE-Mail-Texte öffnen. Den Eintrag sehen Sie nur mit dem Recht Reports, wie den Reportdesigner. Aus StammdatenBelegtypen führt der Link unter dem Feld E-Mail-Text direkt zum Text der gewählten Belegart.
Die Seite im Überblick
| Bereich | Wofür |
|---|---|
| Links | Die Mailarten in Gruppen: Belege, Mahnung und Berichte, Kurse, Kundenportal aus HEROS, Personal, Freie Mails und „Kundenportal – geht ohne Entwurf raus“. Ein ✎ zeigt, dass der Text angepasst ist. |
| Mitte | Betreff und Text der gewählten Mailart, darunter die Hinweise der Prüfung und die Vorschau mit Beispielwerten. |
| Rechts | Die Platzhalter dieser Mailart und die allgemeinen Platzhalter, jeweils mit Erklärung. Fahren Sie mit der Maus darüber, sehen Sie ein Beispiel. |
Text ändern
- Links die Mailart wählen, etwa Rechnung.
- Betreff und Text ändern. Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz.
- Platzhalter einfügen: im Betreff oder Text an die gewünschte Stelle klicken, dann rechts auf den Platzhalter klicken. Oder den Platzhalter mit der Maus an die Stelle ziehen.
- Die Vorschau unten prüfen.
- Speichern klicken. Der Text gilt sofort für alle Benutzer.
Platzhalter
Platzhalter stehen in doppelten geschweiften Klammern, etwa {{Anrede}} oder {{Belegnummer}}. Beim Erstellen der Mail setzt HEROS den Wert ein. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.
- Leere Werte: Hat ein Platzhalter keinen Wert, etwa „Ihr Zeichen“ ohne Angabe, fällt er samt Leerzeichen weg. Ein Absatz, der danach leer ist, entfällt ganz.
- Eigene Zeile: Platzhalter mit diesem Kennzeichen liefern mehrere Zeilen, etwa eine Liste von Terminen. Sie stehen allein in ihrer Zeile; beim Einfügen sorgt HEROS dafür.
- Nur im Text: Links und Listen gehören nicht in den Betreff. Der Betreff nimmt sie auch beim Ziehen nicht an.
- Pflicht: Ohne diesen Platzhalter ist die Mail nutzlos, etwa ohne den persönlichen Link einer Portal-Einladung. Fehlt er, lässt sich der Text nicht speichern.
- Ein Platzhalter, den die Mailart nicht kennt, bleibt im Entwurf als
{{Name}}stehen. Die Seite weist darauf hin.
Text zwischen zwei Sternchenpaaren, **so**, erscheint in HTML-Mails fett, also in Portal-Einladungen, Erinnerungen und den Mails des Kundenportals. In den übrigen Mails fallen die Sternchen weg.
Die Anrede
{{Anrede}} ist die fertige Anrede ohne Komma, etwa „Sehr geehrter Herr Muster“; ohne Person „Sehr geehrte Damen und Herren“. Bei Belegen gehört sie zum Ansprechpartner des Belegs, nicht unbedingt zum Empfänger der Mail.
Vorschau und Testmail
Die Vorschau setzt Beispielwerte ein, etwa „Sehr geehrte Frau Muster“, und zeigt die Mail so, wie sie rausgeht. Mit Vorschau blenden Sie sie aus und wieder ein. Testmail an mich schickt die Vorschau an die E-Mail-Adresse Ihres Benutzers, ohne Mailfenster und ohne Signatur. Dafür muss der Mailserver eingerichtet sein.
Zurück zum Standardtext
- Verwerfen nimmt Änderungen zurück, die Sie noch nicht gespeichert haben.
- Standardtext wiederherstellen löscht nach einer Rückfrage Ihre Anpassung. Dann gilt wieder der Text, den HEROS mitbringt.
- Wechseln Sie mit ungespeicherten Änderungen die Mailart oder die Stammdatenseite, fragt HEROS, ob gespeichert werden soll.
Mails aus HEROS und Mails des Kundenportals
- Mails aus HEROS öffnen sich als Entwurf im Mailfenster. Ihr Text ist die Vorbelegung: Sie können ihn vor dem Senden ändern, und HEROS hängt Ihre Signatur an.
- Mails des Kundenportals (Gruppe „Kundenportal – geht ohne Entwurf raus“) gehen ohne Entwurf direkt an den Kunden oder an Ihr Postfach. Hier verhindert jeder unbekannte Platzhalter das Speichern. Eine Änderung wirkt nach spätestens einer Minute.
- Englische Belege bekommen weiter den englischen Text.