Vorgänge und Belege
Belegarten und Belegkette
Vom Angebot über die Auftragsbestätigung zu Lieferschein und Rechnung: Jeder Folgebeleg entsteht aus seinem Vorgänger und übernimmt, was noch offen ist.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Die Belegarten
Jede Belegart hat ein Kürzel. Es steht in der Belegnummer und taucht in Listen und Fenstertiteln auf.
Verkauf
| Belegart | Kürzel | Wofür, woher |
|---|---|---|
| Angebot | AN | Ihr Angebot an den Kunden. Ein Vorgang kann mehrere Angebote haben. |
| Auftragsbestätigung | AB | Der bestätigte Auftrag – aus dem Angebot oder direkt. Aus ihr entstehen Lieferscheine und Rechnungen. |
| Eingangsbestellung | EB | Die Bestellung des Kunden, als Datei hochgeladen mit Bestellung hochladen |
| Lieferschein | LS | Lieferung von Artikeln aus der Auftragsbestätigung |
| Rechnung | RE | Aus der Auftragsbestätigung (auch als Teilrechnung) oder als Sofortrechnung |
| Rechnungskorrektur | RK | Storniert oder korrigiert eine Rechnung – mehr dazu |
| Gutschrift | GS | Umsatzsteuerliche Abrechnungsgutschrift, im Vorgang über Abrechnungs- gutschrift. Nicht zur Rechnungskorrektur verwenden. |
| Retoure | RET | Rücksendung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung – siehe Lager |
Einkauf und Lager
| Belegart | Kürzel | Wofür |
|---|---|---|
| Bestellung | BE | Ihre Bestellung beim Lieferanten; sie beginnt einen Einkaufsvorgang |
| Wareneingangsschein | WE | Eingang der bestellten Ware |
| Eingangsrechnung | ER | Rechnung des Lieferanten |
| Eingangsgutschrift | EG | Gutschrift des Lieferanten |
| Eingangsrechnungskorrektur | ERK | Korrektur einer Lieferantenrechnung |
| Entnahme, Inventur, Lagerkorrektur, Fertigung | ENT, INV, LK, FE | Lagerbelege, sie hängen an keinem Vorgang – außer den Belegen, die aus einer Retoure entstehen. Die Fertigung gibt es nur mit dem Lizenzmodul Stückliste – siehe Stückliste und Fertigung |
Mahnungen sind keine eigenen Belege, sondern hängen an der Rechnung – siehe Mahnungen.
Die Belegkette im Verkauf
Im Verkauf ist die Auftragsbestätigung der Anker: Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und Retouren gehören zu ihr. Der übliche Weg:
- Angebot schreiben und versenden.
- Sagt der Kunde zu: im Vorgang unter Nächste Aktion auf Auftrags- bestätigung klicken. HEROS übernimmt dafür das jüngste Angebot des Vorgangs.
- Artikel liefern mit Lieferschein erstellen – auf einmal oder in Teillieferungen.
- Abrechnen mit Rechnung erstellen – auf einmal oder in Teilrechnungen.
- Muss eine Rechnung zurückgenommen werden, entsteht daraus eine Rechnungskorrektur.
Eine Auftragsbestätigung je Vorgang
Lieferschein und Rechnung bildet HEROS im Vorgang immer aus der ersten Auftragsbestätigung. Für einen weiteren Auftrag desselben Kunden legen Sie deshalb einen neuen Vorgang an.
Angebot überarbeiten
Ein Angebot, das noch Entwurf ist, bearbeiten Sie einfach weiter. Öffnen Sie dagegen ein bereits versandtes Angebot mit Bearbeiten, legt HEROS ein neues Angebot mit neuer Nummer an; das alte bleibt unverändert erhalten. Ist schon eine Auftragsbestätigung gedruckt, lässt sich das Angebot nicht mehr bearbeiten.
Auftragsbestätigung direkt
Ohne Angebot klicken Sie im Vorgang gleich auf Auftrags- bestätigung. Dieser Knopf erscheint, solange der Vorgang noch keinen Beleg hat – eine hochgeladene Bestellung des Kunden zählt dabei nicht mit. Deren Belegnummer und Datum übernimmt HEROS in diese Auftragsbestätigung nicht; tragen Sie sie selbst unter Ihr Zeichen und Vom ein.
Lieferschein
Lieferschein erstellen sehen Sie, wenn die Auftragsbestätigung Artikel enthält. Anklicken lässt er sich, solange noch Artikel zu liefern sind und kein Entwurf offen ist. HEROS schlägt die noch offene Menge vor, höchstens so viel, wie im Verkaufslager liegt. Läuft im Verkaufslager eine Inventur, ist kein Lieferschein möglich.
Einen gedruckten Lieferschein ändern Sie nicht mehr; Sie können ihn nur stornieren – siehe Stornieren.
Rechnung aus der Auftragsbestätigung
Rechnung erstellen ist aktiv, wenn der Rechnungsstatus des Vorgangs „Erstellung einer Rechnung möglich“ oder „Erstellung einer Teilrechnung möglich“ zeigt – oder wenn bei Vorkasse die Vorkasserechnung noch fehlt, bei Kursen erst, wenn alle verkauften Plätze gebucht sind. Ist die Auftragsbestätigung noch ein Entwurf, bleibt der Knopf gesperrt: Eine Rechnung entsteht erst aus einer gedruckten oder versandten Auftragsbestätigung. Gibt es schon einen Rechnungsentwurf, fragt HEROS, ob Sie diesen öffnen möchten, statt eine zweite Rechnung anzulegen.
Die vorgeschlagenen Mengen hängen von der Art der Position ab:
| Position | Vorschlag ohne Vorkasse | Vorschlag mit Vorkasse |
|---|---|---|
| Artikel | geliefert minus bereits berechnet | bestellt minus bereits berechnet |
| Kurs | Teilnehmer, bei denen der Kurserfolg eingetragen ist | verkaufte Plätze minus stornierte und bereits berechnete |
| Leistung | die Menge aus der Auftragsbestätigung | die Menge aus der Auftragsbestätigung |
| Sonstiges | die Menge aus der Auftragsbestätigung | Menge aus der Auftragsbestätigung minus bereits berechnet |
Zuschläge zu Kursplätzen – Leihausrüstung, englische Unterlagen, Wochenende – übernimmt HEROS nicht aus der Auftragsbestätigung, sondern bildet sie aus den berechneten Buchungen neu. Stornogebühren für Kursplätze setzt HEROS als eigene Zeilen auf die Rechnung, sofern in den Globalen Einstellungen eine Position für die Stornogebühr hinterlegt ist. Ihr Untertext nennt Teilnehmer und Stornodatum, dazu den Anteil vom Kurspreis und, wenn die Gebühr einer Stufe der Staffel entspricht, diese Stufe.
Teilrechnung mit Leistungen
Bei Leistungen zieht HEROS nicht ab, was eine frühere Rechnung schon berechnet hat, bei sonstigen Positionen nur mit Vorkasse. Prüfen Sie diese Mengen bei jeder weiteren Rechnung selbst.
- Artikel und Kurse kommen nur über die Auftragsbestätigung auf eine Rechnung. Auf der Rechnung selbst lassen sie sich weder hinzufügen noch löschen.
- Enthält die Rechnung Projektleistungen und sind im Kalender noch künftige Projekttermine gesetzt, fragt HEROS beim Drucken nach Teilrechnung oder Endrechnung. Bei der Teilrechnung bleiben die Termine offen und die Leistung steht auf „teilweise geleistet“. Bei der Endrechnung löscht HEROS die künftigen Projekttermine.
Sofortrechnung
Für eine Rechnung ohne vorherigen Auftrag klicken Sie auf DASHBOARDSofortrechnung. Erlaubt sind Leistungen, sonstige Positionen und Freitext; Artikel und Kurse nicht. Den Vorgang legt HEROS beim Speichern an.
Belege kopieren
In der Kachel Alle Belege klicken Sie einen Beleg mit der rechten Maustaste an und wählen Kopie erzeugen:
- Aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung wird ein neues Angebot.
- Aus einer Sofortrechnung wird eine neue Sofortrechnung mit Texten, Mengen und Preisen.
Die Kopie bekommt beim Speichern einen eigenen, neuen Vorgang. Artikel, die nicht mehr gelistet sind, lässt HEROS weg und meldet das.
Einkauf in Kürze
Einkaufsvorgänge (Nummer mit E) beginnen mit einer Bestellung: DASHBOARDManuelle Bestellung oder Bestellungen vorschlagen. Im Einkaufsvorgang heißen die nächsten Schritte Bestätigung erfassen, Wareneingang erfassen und Rechnung prüfen. Die Auftragsbestätigung des Lieferanten ist dabei kein eigener Beleg, sondern der Status „bestätigt“ der Bestellung. Mehr dazu in den Kapiteln Lager und Finanzen.