Kundenportal
Kundenportal: Überblick und Wegweiser
Im Kundenportal buchen Ihre Firmenkunden Kurse, pflegen ihre Teilnehmer und laden Zertifikate herunter. Jede Eingabe kommt als Anfrage in HEROS an – Sie entscheiden.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Kundenportal für Schulungsanbieter
Mit dem HEROS-Kundenportal buchen die Firmenkunden eines Schulungsanbieters Kurse online, melden Teilnehmer, buchen um, stornieren mit angezeigter Gebühr und laden Zertifikate herunter. Jede Eingabe kommt als Anfrage in HEROS an und wird dort übernommen oder abgelehnt.
Was ist das Kundenportal?
Das Kundenportal ist ein Zusatzmodul von HEROS für Schulungsanbieter. Es ist eine eigene Webseite mit Ihrem Namen, Logo und Ihren Farben, die Sie auf Ihrer Website verlinken. Dort können Ihre Firmenkunden:
- sehen, welche Zertifikate ihrer Mitarbeitenden ablaufen, und dafür Termine wählen,
- Kurse für ihre Mitarbeitenden buchen, umbuchen und stornieren – mit Anzeige der Stornogebühr,
- Plätze ohne Namen anfragen und die Namen später nachreichen,
- neue Teilnehmer melden, Angaben ändern und Austritte mitteilen,
- ihre Buchungen, Anfragen und die Historie einsehen und Zertifikate als PDF herunterladen.
Das Portal ist nur für Firmenkunden. Eine Registrierung gibt es nicht: Zugang bekommt nur, wen Sie aus HEROS einladen.
Der Weg einer Buchung
- Sie laden eine Kontaktperson der Firma ein. Sie legt über den Link in der E-Mail ihr Passwort fest.
- Die Firma wählt im Portal Termine und Teilnehmer und sendet eine Anfrage. Sie bekommt eine Eingangsbestätigung per E-Mail, Sie eine Benachrichtigung.
- In HEROS erscheint die Anfrage im Fenster Web-Anfragen. Sie buchen, legen auf einen anderen Termin oder lehnen mit Grund ab.
- Erst Ihre Buchung legt die Teilnahme in HEROS an. Die Firma sieht den neuen Stand im Portal.
Nichts geschieht ohne Sie
Was eine Firma im Portal eingibt, ändert in HEROS zunächst nichts. Buchungen, neue Personen und Änderungen gelten erst, wenn jemand sie in den Web-Anfragen übernimmt. Nur eine abbestellte Erinnerung gilt schon, sobald die Firma die Anfrage sendet.
Was mache ich wo?
| Was | Wo |
|---|---|
| Portal einrichten: Impressum, Logo, Farben | StammdatenGlobale Einstellungen, Bereich KUNDENPORTAL – Portal einrichten |
| Stornostaffel festlegen | Globale Einstellungen, Bereich STORNOGEBÜHREN – mehr dazu |
| Termin im Portal zeigen oder verbergen | Kursformular, Schalter Web: – mehr dazu |
| Kontaktperson einladen | Firma › KundePersonen › Einladung senden – Firmenkunden einladen |
| Zugang widerrufen | Dieselbe Stelle, Schalter Portal aus – mehr dazu |
| Anfragen bearbeiten | In jedem Modul SONSTIGESWeb-Anfragen – Web-Anfragen bearbeiten |
| Storno ausführen, Gebühr festlegen | Web-Anfragen, Karte Storno – mehr dazu |
| Umbuchung erledigen | Im Kalender umbuchen, dann in den Web-Anfragen Erledigt – mehr dazu |
| Namen für einen Platz ohne Namen übernehmen | Web-Anfragen, Karte Zuweisung – mehr dazu |
| Anmeldebestätigung an die Firma senden | Web-Anfragen, Anmeldebestätigung senden (n) – mehr dazu |
Für Ihre Firmenkunden
Zwei Seiten dieses Kapitels richten sich an die Kontaktpersonen Ihrer Kunden. Sie können sie gern weitergeben:
- Im Portal: anmelden und buchen – Zugang, Kurse buchen, Anfrage senden, umbuchen, stornieren.
- Im Portal: Mitarbeitende und Zertifikate – Teilnehmer melden und pflegen, Austritt, Erinnerungen, Zertifikate herunterladen.
Wer sieht was in HEROS?
Alles rund ums Portal erscheint nur, wenn Ihre Lizenz das Modul Kundenportal enthält. Dann gilt:
| Stelle | Wer |
|---|---|
| Web-Anfragen öffnen, Personenmeldungen übernehmen, ablehnen | Jeder Benutzer mit Zugriff auf das Modul Personen |
| Anmeldungen buchen, Storno ausführen, Zuweisung übernehmen, Anmeldebestätigung senden | Zusätzlich die Rechte MODUL KALENDER – Anzeigen und Schulungen |
| Im Kalender anzeigen | Recht Anzeigen im MODUL KALENDER |
Checkliste für den Start
Bevor die erste Einladung rausgeht
- Impressum und Datenschutz mit https:// eingetragen – sonst bleibt das Portal geschlossen.
- Logo, Anzeigename und Farben gesetzt, Antwortadresse geprüft.
- Stornostaffel hinterlegt, damit Kunden die Gebühr vorab sehen.
- Bei den Kursterminen der Schalter Web: richtig gesetzt.
- Kontaktperson hat eine Firmen-Mail.
- Portal auf Ihrer Website verlinkt.