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Finanzen und Buchhaltung

Steuerberater: DATEV, Sammelmappe, UStVA

Am Monatsende bekommt Ihr Steuerberater die Buchungen als DATEV-Stapel und die Belege als Sammelmappe. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung rechnet HEROS vor – übertragen und abgleichen tun Sie sie selbst.

Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege

DATEV-Export

Der DATEV-Export schreibt alle Buchungen eines Zeitraums in eine Datei im DATEV-Format EXTF (Buchungsstapel), die Ihr Steuerberater einliest. Er enthält Belegbuchungen, Zahlungen, Handbuchungen und Stornos.

Einmalig einrichten

  • In StammdatenGlobale Einstellungen, Bereich DATEV: Beraternummer und Mandantennummer Ihres Steuerberaters eintragen. Ohne sie meldet HEROS „DATEV-Stammdaten fehlen“.
  • Jeder Kunde hat ein Debitorkonto, jeder Lieferant ein Kreditorkonto – siehe Kontenrahmen.
  • Den ersten Import stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.

Export erstellen

  1. FINANZENDATEV-Export klicken.
  2. Zeitraum über Von und Bis wählen – oder mit Letzter Monat, Letztes Quartal, Letztes Jahr.
  3. Datei speichern. HEROS schlägt den Namen EXTF_Buchungsstapel_…csv vor.
  4. HEROS meldet „DATEV-Export abgeschlossen“ mit Zeitraum, Anzahl der Buchungssätze und übersprungenen Sätzen. Die Gründe für übersprungene Sätze zeigt HEROS auf Wunsch an – meist fehlt einem Kontakt die Debitor- oder Kreditornummer.

Exportierte Buchungen markiert HEROS als exportiert. Ein neuer Export enthält nur, was seitdem dazugekommen ist. Brauchen Sie eine schon gelieferte Datei noch einmal, setzen Sie Bereits exportierte einbeziehen.

Nach dem Export wird storniert, nicht gelöscht

Ändern Sie danach einen Beleg, eine Zahlungszuordnung oder eine Handbuchung, legt HEROS eine Storno-Gegenbuchung an. Sie geht mit dem nächsten Export an den Steuerberater.

Sammelmappe für den Steuerberater

Die Sammelmappe bündelt die Belegdokumente – Rechnungen, Korrekturen, Gutschriften, Eingangsrechnungen – für die Übergabe.

  1. FINANZENSammelmappe für Buchhaltung klicken. Das Fenster „Übergabezeitraum wählen“ öffnet sich, vorbelegt mit dem Vormonat.
  2. Format wählen: ZIP (einzeln) – jede Datei einzeln, auf Wunsch mit Passwort – oder PDF (alles) als eine Datei.
  3. Mit Kassenbuch erzeugen legt HEROS einen Kassenbuchauszug bei.
  4. Erstellen klicken und die Datei speichern.

HEROS nimmt alle Belege der letzten zwölf Monate bis einschließlich des gewählten Monats, die noch in keiner Mappe waren, und merkt sie sich als übergeben. Den Nachdruckmodus schalten Sie ein, wenn Sie eine Mappe erneut brauchen: Dann wählen Sie Monat und Jahr frei, und HEROS nimmt ausschließlich diesen Monat – auch schon übergebene Belege.

  • Gelöschte Eingangsrechnungen fehlen in der Mappe. Stornierte Ausgangsrechnungen bleiben drin, zusammen mit ihrer Korrektur.
  • Im Format PDF fehlen reine XRechnungen ohne PDF; HEROS nennt sie in einer Meldung. Nutzen Sie für diese Belege das ZIP-Format.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Drücken Sie im Modul Finanzen F11. Das Fenster Umsatzsteuer-Voranmeldung (Sollversteuerung) zeigt für den gewählten Zeitraum alle befüllten Kennzahlen, darunter die Zusammenfassende Meldung (ZM) und Hinweise auf prüfbedürftige Belege.

  • Zur Wahl stehen abgeschlossene Kalendermonate; der laufende Monat ist noch nicht voranmeldungsfähig.
  • Bemessungsgrundlagen rundet HEROS wie ELSTER auf volle Euro ab.
  • Die Ansicht ist ein Hilfsmittel zur manuellen Übertragung. HEROS sendet nichts an das Finanzamt – Sie tragen die Werte in Mein ELSTER ein.

Sollversteuerung, monatlich

HEROS rechnet nach vereinbarten Entgelten und je Kalendermonat. Versteuern Sie nach vereinnahmten Entgelten oder melden Sie vierteljährlich, sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, wie Sie die Werte verwenden.

Meldung festhalten

Haben Sie die Voranmeldung übertragen, klicken Sie Als übermittelt speichern. Im Fenster tragen Sie Übermittelt am und optional eine Bemerkung ein, etwa das ELSTER-Transferticket, und klicken Festhalten. Bucht danach noch jemand in diesen Monat, zeigt der Bereich Meldung an das Finanzamt „Seit der Übermittlung wurde in diesen Zeitraum gebucht“ und stellt gemeldet, aktuell und Differenz je Kennzahl gegenüber.

Ist der Monat mit genau diesen Kennzahlen schon festgehalten – etwa weil Sie das ELSTER-Protokoll bereits eingelesen haben –, legt HEROS keine zweite Meldung an. Es meldet dann nur, wann übermittelt wurde und mit welcher Kz 83.

ELSTER-Protokoll einlesen

Genauer ist das Übertragungsprotokoll aus Mein ELSTER: Es enthält die Werte, die tatsächlich beim Finanzamt angekommen sind – auch wenn Sie beim Abtippen einen Fehler gemacht haben.

  1. Das Übertragungsprotokoll der Voranmeldung aus Mein ELSTER als HTML-Datei speichern.
  2. Im Voranmeldungsfenster auf ELSTER-Protokoll einlesen klicken und die Datei wählen – mehrere auf einmal gehen auch, ebenso alte Monate.
  3. HEROS zeigt je Protokoll Monat, Übermittlungszeitpunkt und Kz 83 und sagt, was passiert: „bereits eingelesen, wird aktualisiert“, „ersetzt den HEROS-Schnappschuss vom …“ oder – ohne Zusatz – eine neue Meldung. Weicht die Steuernummer von Ihren Stammdaten ab, steht dort „ACHTUNG“.
  4. Mit Ja bestätigen.

Eine Berichtigung (Kz 10) legt HEROS als weitere Meldung ab; maßgeblich ist immer die jüngste Übermittlung.

Abgleichen

Steht im Bereich Meldung an das Finanzamt „Abweichungen vorhanden!“, unterscheiden sich gemeldete und heute berechnete Werte. Typische Ursachen: ein später erfasster oder geänderter Beleg im Monat – oder ein Tippfehler bei der Übertragung, den nur das eingelesene Protokoll zeigt. Hilfreich dabei:

  • Kontoauszug – Einzelnachweise der Vorsteuer (Kz 66/67/61) des Monats als druckbare Seite.
  • Sachkonten – Kontoblatt eines Sachkontos, siehe Kontoauszug.
  • Jahresübersicht – alle festgehaltenen Meldungen des Jahres gegen den heutigen Stand, für die Jahreserklärung.

Ob eine Abweichung eine berichtigte Voranmeldung erfordert, entscheiden Sie mit Ihrem Steuerberater.

§ 13b in der Voranmeldung

Eingangsrechnungen der Gruppe 13b zählen in Kz 84/85, die der Gruppe EULEISTUNG in Kz 46/47, die Vorsteuer beider in Kz 67. Für diese Fälle nimmt HEROS 19 % Steuer und vollen Vorsteuerabzug an und sagt das unter Hinweise. Dort stehen auch auffällige Belege, etwa ein 13b-Eingang mit ausländischer USt-IdNr. Wie Sie die Gruppe im Beleg wählen: § 13b bei Eingangsrechnungen.

Stand: Oktober 2026. Etwas fehlt oder ist unklar? Schreiben Sie uns an service@hyperactives.de.

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