Kontakte und Personen
Mitarbeiter, Austritt, Subunternehmer
Den Mitarbeiter-Datensatz anlegen, eine Kündigung richtig erfassen und Subunternehmer so führen, dass sie verplanbar sind, aber nicht als Arbeitnehmer zählen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Mitarbeiter anlegen
- Im Modul Personen auf PERSONENAnlegenMitarbeiter klicken. Dafür brauchen Sie das Recht „Mitarbeiter bearbeiten“.
- Im Kopf Titel, Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail und Funktion eintragen.
- Unter Kalender „Innendienst“ oder „Außendienst“ wählen – in dieser Gruppe erscheint die Person im Kalender.
- Bei Bedarf Ausbilder und Führt Projekte aus einschalten.
- Die Reiter ausfüllen (siehe unten) und Speichern & Schließen klicken.
Einen vorhandenen Mitarbeiter öffnen Sie im Modul Personen unter Mitarbeiter per Doppelklick. Mitarbeiter lassen sich dort nicht löschen.
Die Reiter des Mitarbeiterfensters
| Reiter | Inhalt |
|---|---|
| Allgemein | Privatadresse, Staatsangehörigkeit, Führerscheinklassen |
| AN-Daten | Personalnr., Angestellt am, Steuer-ID, Krankenkasse, RV-Nummer, Bankverbindung |
| Vergütung & Zeit | Arbeitszeit, Urlaub und Startwerte fürs Zeitkonto – im Kapitel Zeitkonto |
| App & Zugang | ROPE-TIME App (App aktivieren, App-Login, Passwort, Kurzname) und Büro-Stempeluhr (Terminal-Chip) |
| Sonstiges | FISAT, IRATA, ITRA, WINDA, Bemerkung |
AN-Daten, Vergütung & Zeit und App & Zugang sieht und bearbeitet nur, wer das Recht Personalakte bearbeiten hat; Vorgesetzte sehen diese Reiter nicht. Dasselbe Recht braucht das Feld Vorgesetzter, am eigenen Datensatz lässt es sich nie ändern. Wer dort eingetragen ist, sieht im Zeitkonto die Zeiten des Mitarbeitenden und genehmigt seine Anträge.
Beim Speichern prüft HEROS, dass Personalnummer, Kurzname und App-Login nicht schon vergeben sind. Liegt die Adresse in Deutschland und passt das Geburtsdatum nicht zur RV-Nummer, bietet HEROS an, es zu korrigieren.
Kündigung erfassen
Das Austrittsdatum ist in HEROS der letzte Arbeitstag. Bis dahin bleibt die Person im Kalender, im Schichteditor und im Zeitkonto ganz normal eingeplant. Kündigen darf, wer das Recht „Mitarbeiter bearbeiten“ hat.
- Das Mitarbeiterfenster öffnen und in den Reiter ARBEITSVERHÄLTNIS wechseln.
- Kündigung erstellen klicken.
- Fehlt das Einstellungsdatum, fragt HEROS zuerst danach („Einstellungsdatum fehlt“). Tragen Sie es unter Angestellt am ein und klicken Sie Übernehmen – oder Ohne Frist kündigen.
- Im Fenster „Mitarbeiter kündigen“ nennt HEROS die Beschäftigungsdauer und die Kündigungsfrist nach § 622 BGB und schlägt unter Kündigung zum das frühestmögliche Datum vor. Mit > schieben Sie es weiter, mit << zurück auf frühestmöglich.
- Bei fristloser Kündigung oder Aufhebungsvertrag Ohne Prüfung der Kündigungsfrist (§622 BGB) – Datum frei wählen ankreuzen und das Datum frei setzen.
- Übernehmen klicken. Im Reiter AN-Daten steht jetzt „gekündigt zum …“. Zugleich beendet HEROS die Zugehörigkeit zu Ihrer eigenen Firma mit dem Austrittsdatum.
- Das Fenster speichern.
Liegt das Austrittsdatum vor dem Einstellungsdatum, fragt HEROS nach („Austritt vor Einstellung“) – das kommt vor, wenn jemand vor Dienstantritt kündigt. Ein Irrtum lässt sich mit Kündigung zurücknehmen rückgängig machen.
Nach dem letzten Arbeitstag
Das erledigt HEROS von selbst:
- Die Person verschwindet aus den Auswahllisten und steht im Modul Personen unter Mitarbeiter › Ehemalige.
- Hat sie noch offene Termine, hält der Kalender sie in der Gruppe Ausgeschieden. Die Gruppe ist standardmäßig ausgeblendet und nur für Benutzer sichtbar, die fremde Termine planen dürfen. Zum Kalender
- Im Zeitkonto entsteht ab dem Folgetag kein Soll mehr.
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erscheint der Datensatz unter den fälligen Anonymisierungen. Gelöscht wird nichts automatisch.
Das müssen Sie selbst erledigen
- App-Zugang abschalten: Reiter App & Zugang, App aktivieren aus. Die Kündigung tut das nicht.
- HEROS-Benutzer sperren: Programmmenü, Benutzer, Sperren. Auch das bleibt sonst offen.
- Kalender: Schichten nach dem Austritt auf andere Personen umhängen, Kurse neu besetzen.
- Urlaub, Krankmeldungen und Kursbuchungen nach dem Austritt klären.
- Den Austrittsmonat im Zeitkonto abschließen und an die Lohnbuchhaltung senden.
Subunternehmer
Subunternehmer sind selbstständige Fachkräfte, die in Ihren Projekten mitarbeiten. HEROS führt sie als Mitarbeiter-Datensatz mit der Kalendergruppe Subunternehmer. So sind sie im Kalender verplanbar und stehen mit Namen und FISAT-Nummer auf dem Stundenzettel – zählen aber nicht als Arbeitnehmer. Zeitkonto, Urlaub, Krankmeldung, Lohnexport und Kündigung gelten für sie nicht; der Reiter ARBEITSVERHÄLTNIS fehlt.
Subunternehmer anlegen
- Die Firma des Subunternehmers als Kontakt anlegen und ihr den Tag Subunternehmer geben.
- Im Kontaktfenster auf KundePersonen klicken und die Person erfassen oder über SUCHE auswählen.
- Über der Liste auf das Symbol Als Subunternehmer anlegen klicken und die Rückfrage bestätigen.
- Übernehmen klicken und das Kontaktfenster speichern. Erst dann ist die Anlage wirksam.
Versehentlich angelegt? Das Symbol daneben nimmt die Anlage zurück, solange noch nichts an der Person hängt – kein Termin, keine Schicht, keine Stempelzeit, kein Beleg. Die Person bleibt bei der Firma.
Zusammenarbeit beenden
- Mit der ganzen Firma: den Kontakt deaktivieren oder sperren oder den Tag Subunternehmer entfernen. HEROS beendet dann die Zusammenarbeit mit allen Subunternehmern dieser Firma zum heutigen Tag, sofern sie keiner anderen aktiven Subunternehmer-Firma angehören.
- Mit einer Person: ihre Zugehörigkeit zur Firma beenden – im Fenster „Kontaktpersonen verwalten“ mit dem X oder im Personenfenster mit Ausgeschieden.
Aktivieren Sie die Firma mit Aktivieren wieder oder heben Sie die Sperre im Kontaktfenster auf, lebt die Zusammenarbeit wieder auf. Wird die Firma dagegen durch einen neuen Beleg oder Vorgang von selbst wieder aktiv, bleibt die Zusammenarbeit beendet, bis Sie das Kontaktfenster der Firma einmal speichern. Eine Firma, der ein Subunternehmer angehört, lässt sich nicht löschen, nur deaktivieren oder sperren. Im Modul Personen finden Sie Subunternehmer unter Subunternehmer › Aktive bzw. Beendete.