Datensicherheit
Datensicherheit: Wo Ihre Daten verarbeitet werden
HEROS und die Dienste von HYPERACTIVES laufen auf Servern in Deutschland. Einige Zusatzfunktionen nutzen Dienste anderer Anbieter – hier steht vollständig, welche das sind und was dabei übertragen wird.
Der Grundsatz: Ihre Daten bleiben in Deutschland
Ihre HEROS-Datenbank liegt auf einem Server in Deutschland – bei HYPERACTIVES oder, wenn Sie es so eingerichtet haben, in Ihrem eigenen Betrieb. Auch die Dienste, die HYPERACTIVES für HEROS betreibt, laufen auf Servern in Deutschland:
- der Dokumentenserver (DMS) – immer bei HYPERACTIVES bei Hetzner, auch wenn Ihre Datenbank in Ihrem Betrieb läuft; gesichert jede Nacht um 2 Uhr (Dokumente ablegen),
- die Anmeldung und Lizenzprüfung von HEROS,
- das Kundenportal und die Schnittstelle für die App ROPE-TIME,
- der Server, der Belege für die KI-Erkennung annimmt und den Ablauf steuert,
- die Updates von HEROS,
- die Fernwartung: Die Verbindung läuft über einen eigenen Server von HYPERACTIVES in Falkenstein (Sachsen).
E-Mails versendet HEROS über den Mailserver, den Ihr Betrieb eingerichtet hat. Kontoabrufe und Überweisungen gehen direkt an Ihre Bank.
Der Standort Deutschland legt fest, welches Recht für Ihre Daten gilt. Sicher macht er einen Server nicht: Auch ein Server in Deutschland kann angegriffen werden oder ausfallen, absolute Sicherheit gibt es bei keinem Anbieter und an keinem Standort. Läuft Ihre Datenbank in Ihrem Betrieb, sorgen Sie selbst für Updates, Zugriffsschutz und Sicherungen.
Die Ausnahmen
Einige Funktionen nutzen Dienste anderer Anbieter. Daten gehen dorthin nur, wenn Sie die Funktion aufrufen. Von selbst sendet HEROS nur beim täglichen WINDA-Abgleich und bei der FISAT-Auto-Prüfung, wenn Ihr Betrieb sie eingeschaltet hat.
| Funktion | Anbieter und Ort | Was übertragen wird |
|---|---|---|
| KI-Erkennung von Eingangsbelegen, Schritt 1 | Microsoft Azure, Rechenzentrum Frankfurt am Main | Die ganze Belegdatei, um den Text zu erkennen. |
| KI-Erkennung von Eingangsbelegen, Schritt 2 | Anthropic, USA | Der erkannte Text des Belegs – alles, was auf der Rechnung steht, auch Namen, Anschriften und Bankverbindungen. Die Datei selbst geht nicht an Anthropic. |
| KI-Entwurf und KI-Prüfung der GBU | Anthropic, USA | Titel des Vorgangs, Einsatzbeschreibung, Zugang, Leistungen des Vorgangs, Ihr GBU-Katalog und die vorhandenen Zeilen der GBU. Keine Anschrift, kein Auftraggeber, keine Mitarbeiternamen, keine Bilder. |
| Entfernungen | Google (Google Maps), Ort legt Google fest | Start- und Zieladresse: Straße, Hausnummer, PLZ, Ort und Land. Keine Namen oder Kontaktdaten. |
| GWO und WINDA | Global Wind Organisation (WINDA) | WINDA-ID, Kurscode, Kursart und Datum der Zertifikate; bei Abfragen WINDA-IDs. WINDA liefert Namen und Trainings zurück. |
| FISAT-Abgleich | FISAT (fisat.de) | Nachname und Ausweisnummer der Person. |
| Fenster GPS-Track | OpenStreetMap | Beim Anzeigen lädt HEROS die Kartenbilder von OpenStreetMap. Dabei sieht der Kartenserver Ihre IP-Adresse und den angezeigten Kartenausschnitt, aber keine Namen und keine Zeiten. |
Was Anthropic mit den Daten macht
Für die KI-Belegerkennung und die KI-GBU nutzt HEROS das Sprachmodell von Anthropic. Dafür gelten die gewerblichen Bedingungen von Anthropic (Commercial Terms). Sie sind Teil des Vertrags zwischen HYPERACTIVES und Anthropic. Danach gilt:
- Kein Training: Anthropic darf die Daten nicht verwenden, um seine KI-Modelle zu trainieren.
- Vertraulich: Die übermittelten Texte gelten als vertrauliche Informationen von HYPERACTIVES.
- Löschung nach 30 Tagen: Anthropic löscht die übermittelten Texte und die Antworten der KI spätestens 30 Tage nach Eingang.
- Ausnahmen: Länger speichert Anthropic nur, wenn ein Gesetz es verlangt oder die automatische Prüfung einen Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien meldet – dann bis zu zwei Jahre.
Die Speicherfristen nennt Anthropic in seiner Datenschutzinformation.
Hinweis: Übermittlung in die USA – rechtlich abgesichert
Wir haben uns für Claude von Anthropic entschieden, weil es derzeit das beste Sprachmodell am Markt ist. Weder in Deutschland noch in der EU gibt es ein System mit auch nur annähernd gleicher Leistung.
Anthropic verarbeitet die Daten in den USA, und das ist sauber geregelt: Die DSGVO erlaubt die Übermittlung in die USA ausdrücklich, wenn eine anerkannte Grundlage besteht (Art. 44 ff. DSGVO). Für Anthropic sind das die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Sie sind Teil des Vertrags zur Auftragsverarbeitung zwischen HYPERACTIVES und Anthropic (Data Processing Addendum). Auf derselben Grundlage nutzen zigtausende Unternehmen in ganz Europa täglich Cloud-Dienste aus den USA.
Sie können die KI-Funktionen also unbesorgt nutzen. Nehmen Sie die Übermittlung in Ihre Datenschutzinformation und Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf. Gelten für Ihren Betrieb besondere Regeln, etwa als Berufsgeheimnisträger oder im öffentlichen Auftrag, klären Sie die Details mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
So nutzen Sie HEROS ohne diese Dienste
- Eingangsbelege: mit Eingangsbeleg einzeln erfassen von Hand erfassen und KI-Erkennung nicht klicken. E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) liest HEROS ohnehin ohne KI.
- GBU: die Gefährdungen aus dem Katalog selbst zusammenstellen, ohne Entwurf erstellen oder Prüfen & ergänzen.
- WINDA und FISAT: nur aktiv, wenn Ihr Betrieb den Zugang eingerichtet hat und Sie den Abgleich nutzen.
Wie Sie personenbezogene Daten löschen und anonymisieren, steht unter Lizenz und Datenschutz; was das Zeitkonto aufzeichnet, unter Was wird aufgezeichnet?.