Vorgänge und Belege
Vorgänge und Belege: Überblick und Wegweiser
Der Vorgang ist die Klammer um einen Auftrag: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Notizen, Adressen und Dokumente liegen an einer Stelle. Diese Seite zeigt, was Sie wo finden.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
In HEROS hängen Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung an einem Vorgang, zusammen mit Terminen, Dokumenten und Gefährdungsbeurteilung. Rechnungen gehen als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD hinaus, auch an Behörden über OZG-RE.
Was ist ein Vorgang?
Ein Vorgang fasst alles zusammen, was zu einem Geschäftsvorfall mit einem Kontakt gehört – vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung. Am Vorgang hängen:
- Belege – Angebote, Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen, Gutschriften, die hochgeladene Bestellung des Kunden.
- Notizen – Absprachen, Telefonate, Aufgaben mit Priorität und Bearbeiter.
- Adressen – Treffpunkt, Einsatzort, Hotel oder sonstige Orte, die nur für diesen Auftrag gelten.
- Leistungen – das Leistungsverzeichnis, das mit Angebot und Auftragsbestätigung gedruckt werden kann.
- Dokumente – Pläne, Fotos und E-Mails. Die PDFs gedruckter Belege hängen am Beleg und öffnen sich aus der Belegliste.
- Termine im Kalender – Einsätze und Kurse. Die Kategoriefarbe des Vorgangs übernimmt der Kalender für seine Termine.
- Gefährdungsbeurteilung – bei Vorgängen mit Projektleistungen, wenn Ihr Betrieb das GBU-Modul nutzt.
Jeder Vorgang hat eine Nummer wie V261234: V steht für Verkauf, E für Einkauf, danach folgen das Jahr der Anlage und eine laufende Nummer.
Was mache ich wo?
| Was | Wo |
|---|---|
| Neuen Auftrag beginnen | DASHBOARDNeuer Vorgang – Vorgang anlegen |
| Angebot schreiben | Im Vorgang Angebot erstellen – oder direkt DASHBOARDAngebot erstellen, dann entsteht der Vorgang beim Speichern |
| Rechnung ohne vorherigen Auftrag | DASHBOARDSofortrechnung |
| Aus dem Angebot einen Auftrag machen | Im Vorgang Auftrags- bestätigung – Belegkette |
| Ware liefern, Leistung abrechnen | Im Vorgang Lieferschein erstellen bzw. Rechnung erstellen |
| Positionen, Mengen, Texte | Im Belegfenster – Beleg erstellen |
| Drucken, per E-Mail senden, E-Rechnung | Drucken & versenden im Belegfenster – Drucken und versenden |
| Rechnung stornieren | Belegliste im Vorgang, rechte Maustaste RE-Korrektur – Rechnung korrigieren |
| Sehen, was noch zu tun ist | Bereich Status im Vorgang – Vorgangsstatus lesen |
| Mahnen | FINANZENAlle fälligen bearbeiten – Mahnungen |
| Vorgang abschließen | Rechte Maustaste auf den Vorgang, Archivieren – Archivieren |
Das Dashboard
Im Reiter DASHBOARD beginnen Sie neue Vorgänge und Belege. Die Gruppe Verkauf sieht so aus:
Darunter wählen Sie über die Kacheln, was die Liste zeigt:
| Kachel | Zeigt |
|---|---|
| Aufträge | Offene Verkaufsvorgänge mit Kontakt, sortiert nach Wiedervorlage |
| Zu buchende RE | Gedruckte, noch nicht gebuchte Rechnungen – nur, wenn Ihr Betrieb Rechnungen nicht automatisch bucht |
| Einkauf | Offene Einkaufsvorgänge (Bestellungen bei Lieferanten) |
| Intern | Offene Vorgänge ohne Kontakt |
| Archiv | Archivierte Vorgänge |
| Alle Belege | Alle Belege, zunächst der letzten sechs Monate |
Rechts über der Vorgangsliste schalten Sie zwischen AKTIVE, INAKTIVE und ALLE um. Inaktiv sind Vorgänge, die bis zu einem Datum ausgeblendet sind. Mit F5 laden Sie die Liste neu, ein Doppelklick öffnet den Vorgang.
Das Vorgangsfenster
Links stehen Stammdaten (Kontakt, Titel, Fremdnr.), Wiedervorlage, Status und die Liste der Belege. Rechts schalten Sie zwischen Notizen, Adressen und Leistungen um, darunter steht die Schnellnotiz. Ganz unten liegt die Ablage für Dokumente.
Oben zeigt die Gruppe Nächste Aktion nur die Schritte, die zum Stand des Vorgangs passen:
Welche Knöpfe zu sehen sind, hängt vom Stand des Vorgangs ab; was gerade nicht geht, ist grau.
Daneben folgen die Gruppen Arbeitssicherheit (GBU, siehe Gefährdungsbeurteilung) und Sonstiges mit der Abrechnungs- gutschrift. Die Gruppe Nächste Aktion erscheint erst, wenn ein Kontakt gewählt ist.
Wer darf was?
Die Rechte vergibt Ihre Verwaltung im Programmmenü unter Benutzer:
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| MODUL DASHBOARD – Anzeigen | Dashboard und die Belegliste im Vorgang. Ohne dieses Recht steht dort „keine Berechtigung“. |
| MODUL DASHBOARD – Archiv | Vorgänge auch dann archivieren, wenn sie noch nicht komplett abgerechnet sind |
| ALLGEMEIN – V-Status | Vorgangsstatus von Hand ändern bzw. überschreiben |
| MODUL LAGER – Retouren | Retouren erfassen, prüfen und stornieren |
Faustregel
- Ein Auftrag – ein Vorgang. Für einen neuen Auftrag desselben Kunden legen Sie einen neuen Vorgang an.
- Folgebelege immer aus dem Vorgang erzeugen, nicht neu tippen: Dann stimmen Mengen, Status und Belegkette.
- Jede Absprache als Notiz – so findet jede Kollegin den Stand ohne Rückfrage.