Buchhaltung für Industriekletterer Vom Angebot bis zum DATEV-Stapel.
Rechnung, Buchung und Bankabgleich hängen am selben Vorgang wie Einsatz, Kurs und Material. Ohne zweites Programm.
- Einsatz Termin, Kurs, Material
- Rechnung aus dem Vorgang
- Buchung doppelt, SKR03 oder SKR04
- DATEV-Stapel mit Sammelmappe
In HEROS wird aus dem Einsatz die Rechnung, aus der Rechnung die Buchung und aus der Buchung der DATEV-Stapel.
Belegkette im Vorgang
Ein Klick vom Angebot zur Rechnung.
Aus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung, daraus Lieferscheine und Rechnungen – alle verknüpft im Vorgang, neben Terminen, Notizen und Dokumenten.
- ✓Versandtes Angebot als neue Fassung mit neuer Nummer überarbeiten
- ✓Teil- oder Endrechnung – HEROS fragt, wenn noch Projekttermine offen sind
- ✓Rechnungsentwurf speichern und später fertigstellen; Sofortrechnung ohne Auftragsbestätigung
- ✓Kursplätze, Zuschläge für Leih-PSA, Unterlagen und Wochenende sowie Stornogebühren landen automatisch auf der Rechnung
- ✓Vorkasse je Kunde: Kennzeichen an der Auftragsbestätigung, Lieferschein-Sperre, Vorkasse-Rechnung für Kurse automatisch
- ✓Bei EU-Geschäftskunden wählt HEROS die passende Steuergruppe und warnt bei Mischbelegen
- ✓Rechnungskorrektur, Abrechnungsgutschrift, Beleg- und Vorgangskopie, Kundenbestellung als Dokument am Vorgang
- ✓Bezahlte Vorgänge archivieren sich auf Wunsch selbst – samt versiegelten Dokumenten
E-Rechnung
E-Rechnungspflicht? Ist in HEROS schon erledigt.
Im Ausgang und im Eingang, für Geschäftskunden und Behörden – im Basismodul enthalten. Was die Pflicht bedeutet
ZUGFeRD im Ausgang
Rechnungen, Korrekturen und Gutschriften bekommen beim Druck die strukturierte Rechnung eingebettet – ZUGFeRD 2.3 im Profil Comfort als PDF/A-3b.
XRechnung für Behörden
Mit Leitweg-ID am Kontakt entsteht eine eigene, archivierte XRechnung. Der Versand geht direkt an die OZG-RE-Adresse – oder als XML für den Portal-Upload.
Profil je Kunde
Keine E-Rechnung, Factur-X für Geschäftskunden oder XRechnung – einmal am Kontakt festgelegt, gilt für jede Rechnung.
Bereitschaftsprüfung
Fehlen Leitweg-ID, Rechnungskonto oder USt-ID, bettet HEROS keine fehlerhafte E-Rechnung ein, sondern sagt Bescheid.
E-Rechnung im Eingang
ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML werden gelesen und füllen die Eingangsrechnung samt Positionen – ohne KI, ohne Abtippen.
Lesbar statt XML
Reine XML-Rechnungen zeigt HEROS übersichtlich mit Kopf und Positionen an – das Original bleibt abrufbar.
Eingangsrechnungen mit KI
Stapel rein.
Prüfen. Speichern.
Nächster.
Eingangsrechnungen landen per Drag & Drop in der KI-Warteschlange. Danach arbeiten Sie sie im Fließband ab – Beleg für Beleg, ohne Abtippen.
-
01
Reinziehen.
PDF, Bild, XML oder Outlook-Mail – einzeln, als Stapel oder ganzer Ordner.
-
02
KI liest.
Lieferant, Beträge und Positionen. E-Rechnungen gehen ohne KI durch.
-
03
Prüfen.
Im Fließband, Abweichungen sind markiert.
-
04
Speichern.
Der Beleg bucht sich selbst. Weiter zum nächsten.
Lieferant erkannt.
Zugeordnet, Bankverbindung und Adresse verglichen. Abweichungen übernehmen Sie mit einem Klick.
Pflichtangaben geprüft.
Rechnungspflichtangaben, Rechenrichtigkeit und Steuergruppe.
Beleg fehlt?
Eigenbeleg auf Knopfdruck, ohne Vorsteuer. Gebuchte Belege ohne Dokument tragen ein Warndreieck.
Sonderfälle inklusive.
§ 13b-Tatbestand für Reverse Charge, Zuordnung zum Verkaufsvorgang, Rechnung gegen Bestellung mit Margenvergleich.
Stand am Knopf.
Der Zähler zeigt fertige und fehlerhafte Erkennungen.
Fremdwährung? Kein Thema.
Bei der Zahlung stellt HEROS auf den tatsächlichen Euro-Betrag der Bank um.
Bank, Zahlungsabgleich, Überweisung
Umsätze abrufen, zuordnen, überweisen – aus HEROS heraus.
Bankabruf per FinTS
Umsätze als CAMT.052 oder MT940, inklusive vorgemerkter Buchungen, dazu Kontostände. Ein Assistent richtet den Zugang ein. Kreditkarte und PayPal kommen per CSV dazu.
Vorschläge statt Suchen
HEROS findet den passenden Beleg über Belegnummer im Verwendungszweck, eigene Überweisungs-ID, Lieferantenreferenz, Betrag und Name.
Skonto, Mahngebühr, Teilzahlung
Skonto bucht auf das Skontokonto, Mahngebühren werden mit zugeordnet, Teilzahlungen bleiben offen.
HEROS lernt mit
Umsätze ohne Beleg gehen direkt auf ein Buchungskonto – HEROS merkt sich, welcher Empfänger meist wohin gehört. Umbuchungen zwischen eigenen Konten laufen über Geldtransit.
Überweisen mit TAN
Offene Eingangsrechnungen, auch mit Skonto, Rückzahlungen und freie Überweisungen an Mitarbeiter oder Finanzamt – als Echtzeit- oder Terminüberweisung mit Empfängerprüfung.
Der Rückweg ist automatisch
Die eigene Überweisung findet sich im Kontoauszug über ihre ID wieder und wird dem Beleg zugeordnet. Rechnung und Gutschrift desselben Kunden lassen sich gegeneinander verrechnen.
Doppelte Buchführung
Jeder Beleg bucht sich selbst.
Ausgangsrechnungen beim Versand, Eingangsrechnungen beim Speichern – in den richtigen Voranmeldungsmonat, nach Leistungsdatum, § 13b und Vorauszahlung.
Buchung folgt Beleg
Ändert sich ein Beleg, zieht HEROS die Buchung nach. Was schon exportiert ist, wird nie gelöscht, sondern per Gegenbuchung storniert.
SKR03 oder SKR04
Steuergruppen für Inland, § 13b, EU-Ware, EU-Leistung und Drittland mit passenden Konten und BU-Schlüsseln. Es gilt der Steuersatz zum Belegdatum.
Transparent bis zur Zeile
Alle Buchungssätze eines Belegs mit Export- und Storno-Status, das Konto eines Kunden oder Lieferanten als T-Konto auf F12.
Handbuchung und Dauerbuchung
Sachkonto an Sachkonto mit Voranmeldungs-Kennzahl, als Vorlage für den Folgemonat oder als wiederkehrende Buchung je Periode.
Kfz-Privatnutzung
Ein Assistent rechnet die 1-%-Regel – auch 0,5, 0,25 oder 0 % – und legt die Monatsbuchungen an.
Kassenbuch
Barkasse mit Anfangsbestand, Ein- und Auszahlungen auf F1 und F2, Barzahlung direkt am Beleg. Das Monats-Kassenbuch kommt mit Saldenprüfung in die Sammelmappe.
Steuer und Übergabe
Der Steuerberater bekommt keinen Karton mehr.
- ■DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format für jeden Zeitraum – mit Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen aus den Einstellungen.
- ■Sammelmappe: alle steuerrelevanten Belege eines Monats als ZIP (auf Wunsch mit Passwort) oder als ein PDF, mit Kassenbuch – versandte Belege werden markiert.
- ■Belege bleiben, wie sie waren: Rechnungen, die schon in der Sammelmappe sind, lassen sich nicht mehr nachträglich ändern.
Umsatzsteuer auf F11
- ■HEROS rechnet die Kennzahlen der Voranmeldung eines Monats – Sie übertragen sie in ELSTER. Dazu die Werte der Zusammenfassenden Meldung je USt-IdNr.
- ■„Als übermittelt speichern“ hält die Werte fest; spätere Buchungen im Zeitraum meldet HEROS als Abweichung.
- ■Übertragungsprotokolle aus Mein ELSTER einlesen und mit dem Buchungsstand vergleichen.
- ■Jahresübersicht, Vorsteuer-Nachweis und Kontoblatt jedes Sachkontos zum Drucken.
Mahnwesen, Rechte und Layouts
Und alles, was dazugehört.
Offene Posten werden nicht vergessen.
Mahnläufe
Fällige Rechnungen gesammelt, Stufe und Gebühr wählbar – Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung, letzte Mahnung. Druck oder E-Mail, auf Wunsch mit Rechnung im Anhang.
Gebucht und gesteuert
Die Mahngebühr wird als Forderung gebucht. Rechnungen lassen sich aus dem Mahnwesen nehmen und wieder aufnehmen, mit Mahnhistorie.
Wer was sieht, entscheiden Sie.
Je Benutzer schaltbar: Modul Finanzen, sensible Konten, Summen, auch bezahlte Belege, Analysen und Onlinebanking. Ohne Onlinebanking-Recht ist der Überweisungsassistent gar nicht sichtbar.
- ✓Als sensibel markierte Bankkonten nur für Berechtigte
- ✓Archivieren mit eigenem Recht
- ✓Belege als PDF/A drucken und per E-Mail mit Standardtext je Belegtyp versenden
- ✓Eigene Beleglayouts im Report-Designer, englische Belegvorlage inklusive
- ✓Nummernkreise, Wiedervorlage und Texte je Belegtyp
GoBD und Dokumente
Was gedruckt ist, bleibt, wie es war.
Gedruckte und versandte Belege werden mit ihrer Aufbewahrungsfrist versiegelt – unveränderbar und bis zum Ablauf nicht löschbar. Ein Neudruck erzeugt eine neue Version.
Dokumenthistorie
Versionen, Protokoll jeder Aktion und SHA-256-Integritätsprüfung je Beleg.
Mail-Nachweis
Versendete Belege werden mit dem archivierten Dokument verknüpft – mit Anhängen protokolliert.
Ablage am Vorgang
Dokumente per Drag & Drop oder aus Outlook am Vorgang, Kontakt, Kurs oder Mitarbeiter – in Ordnern, mit Rechten.
FAQ
Häufige Fragen zu Buchhaltung und Belegen
Warum nicht einfach ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungs-App?
Mit Rechnungsprogramm und Ordner entsteht die Rechnung hier, der Einsatz steht dort und der Kurs ganz woanders – wer abrechnen will, tippt ab, und der Steuerberater bekommt einen Karton. Reine Buchhaltungs-Apps kennen Konten, aber keine Projekte, keine Kursplätze mit Storno-Staffel, keine Leih-PSA als Zuschlag und keine Vorkasse vor dem Kursbeginn. Ein großes Branchen-ERP kann vieles, nach Monaten Einführung und mit Berater, ist aber nicht für Höhenarbeit, Windservice und Schulungszentrum gebaut. In HEROS wird aus dem Einsatz die Rechnung, aus der Rechnung die Buchung und aus der Buchung der DATEV-Stapel.
Unterstützt HEROS die gesetzliche E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze?
Ja. HEROS bettet in Rechnungen, Korrekturen und Gutschriften ZUGFeRD 2.3 (Profil Comfort) als PDF/A-3b ein, erzeugt für Behörden eine XRechnung und liest eingehende ZUGFeRD-PDFs und XRechnung-XML. Das ist im Basismodul enthalten.
Wie funktioniert die KI-Erkennung von Eingangsrechnungen?
PDFs, Bilder und XML ziehen Sie in die KI-Warteschlange, auch direkt aus Outlook. Die KI liest Lieferant, Beträge und Positionen aus, ordnet den Lieferanten zu und prüft Pflichtangaben, Rechenrichtigkeit und Steuergruppe. E-Rechnungen werden ohne KI direkt übernommen. Danach prüfen Sie die Belege nacheinander und speichern.
Wie gleicht HEROS Bankumsätze mit offenen Posten ab?
HEROS ruft Umsätze per FinTS ab (CAMT.052 oder MT940) und schlägt zu jedem Umsatz passende Belege vor – über Belegnummer, eigene Überweisungs-ID, Lieferantenreferenz, Betrag und Name. Skonto, Mahngebühren und Teilzahlungen werden berücksichtigt; für Umsätze ohne Beleg merkt sich HEROS die übliche Kontierung.
Kann ich aus HEROS überweisen?
Ja. Offene Eingangsrechnungen, auch mit Skonto, Rückzahlungen und freie Überweisungen gibt der Überweisungsassistent per FinTS mit TAN frei – als Echtzeit- oder Terminüberweisung mit Empfängerprüfung. Die Zahlung wird im Kontoauszug automatisch wiedergefunden. Einen SEPA-Lastschrifteinzug bietet HEROS nicht.
Wie sicher sind Bankdaten vor unbefugten Mitarbeitern geschützt?
Rechte je Benutzer regeln, wer das Finanzmodul, sensible Konten, Summen, Analysen und Onlinebanking sieht. Als sensibel markierte Konten sind nur für Berechtigte sichtbar; ohne Onlinebanking-Recht ist der Überweisungsassistent ausgeblendet.
Gibt es DATEV-Export und SKR03/SKR04?
Ja. HEROS bucht jeden Beleg doppelt nach SKR03 oder SKR04 und exportiert die Buchungen eines Zeitraums als DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format. Exportierte Buchungen werden nie gelöscht, sondern per Gegenbuchung storniert.
Wie funktioniert die Übergabe an den Steuerberater?
Mit dem DATEV-Buchungsstapel und der Sammelmappe: alle steuerrelevanten Belege eines Monats als ZIP (auf Wunsch mit Passwort) oder als ein PDF, inklusive Kassenbuch. Versandte Belege werden markiert.
Macht HEROS die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
HEROS rechnet die Kennzahlen der Voranmeldung und der Zusammenfassenden Meldung je Monat. Sie übertragen sie in ELSTER, speichern sie in HEROS als übermittelt und können das ELSTER-Protokoll einlesen und mit dem Buchungsstand vergleichen. Eine direkte Übermittlung aus HEROS gibt es nicht.
Ist HEROS GoBD-konform?
HEROS unterstützt GoBD-konforme Abläufe: Gedruckte und versandte Belege werden mit Aufbewahrungsfrist versiegelt und sind danach unveränderbar, Neudrucke erzeugen neue Versionen, jede Aktion steht in der Dokumenthistorie mit SHA-256-Integritätsprüfung, versendete Mails werden mit dem Dokument verknüpft.
Für welche Betriebe eignet sich HEROS Buchhaltung?
Für Industriekletterer, Windservice, Schulungszentren und technische Dienstleister – überall dort, wo Einsätze, Kurse, Material, Belege und Zahlungen in einem System zusammenlaufen sollen.
Buchhaltung, Belege und E-Rechnung sind Teil des Basismoduls.
HEROS ab 149 Euro im Monat zuzüglich Nutzer – alle Preise und Pakete auf der Preisseite.