Schulungen und Zertifikate
GWO Management Center
GWO-Zertifikate aus Ihren Kursen melden Sie direkt aus HEROS an WINDA: hochladen, prüfen, kaufen. Ein täglicher Abgleich zeigt, ob WINDA und HEROS übereinstimmen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Schulungs- und Zertifikatsmanagement
Voraussetzungen
- Ihr Betrieb hat die GWO-Lizenz, und der WINDA-Zugang ist eingerichtet.
- Ihr Benutzer hat das Recht GWO (Gruppe ALLGEMEIN in der Benutzerverwaltung).
- Die Teilnehmer haben eine WINDA-ID, und die Zertifikate im Katalog sind einem WINDA-Kurscode zugeordnet (GWO/Winda).
Dann sehen Sie GWO verwalten im Kalender (PLANUNGKurse & Zertifikate) und im Modul Personen (PERSONENZertifikate). Eine rote Zahl am Knopf zählt die GWO-Zertifikate aus Ihren Kursen, die bei GWO noch nicht bestätigt sind – noch nicht hochgeladene und hochgeladene, aber noch nicht gekaufte.
Oben im Fenster „GWO Management Center“ zeigen zwei Kacheln den Token Status und die API Verbindung, zum Beispiel „Online (verbunden)“.
Zertifikate hochladen
Der Reiter Zertifikat-Upload listet die GWO-Zertifikate aus Ihren Kursen, die noch nicht bei WINDA sind. Beim Öffnen fragt HEROS zuerst WINDA ab: Was dort schon eingetragen ist, gilt danach als bestätigt und verschwindet aus der Liste. Ist nichts mehr hochzuladen, wechselt das Fenster von selbst zu Uploads & Zahlung.
| Status-Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Warndreieck | Kann nicht hochgeladen werden: WINDA-ID fehlt oder hat das falsche Format, das Datum fehlt, bei einer Auffrischung fehlt „Ablauf alt“, oder der letzte Upload brachte einen Fehler (Tooltip). Die Zeile lässt sich nicht markieren. |
| Pfeil | Bereit zum Hochladen |
- Fehlende Angaben direkt in der Liste ergänzen: WINDA ID (zwei Buchstaben, sechs Ziffern, zwei Buchstaben), Ausgestellt und bei Auffrischungen Ablauf alt – das Ablaufdatum des vorherigen Zertifikats. Eine geänderte WINDA-ID speichert HEROS bei der Person; Datumsänderungen gelten nur für diesen Upload.
- Die Zeilen markieren, die Sie melden wollen.
- Auf Upload starten klicken. HEROS meldet das Ergebnis, etwa „Upload: 5 Gültig, 1 Fehler, 0 Duplikate.“
Gültige Zeilen landen bei WINDA als Entwurf und erscheinen unter Uploads & Zahlung. Zeilen mit Fehler bleiben mit Warndreieck in der Liste; der Tooltip zeigt die Meldung von WINDA. HEROS schreibt sie als „Upload Error: …“ in die Bemerkung des Zertifikats. Solange sie dort steht, bleibt die Zeile gesperrt.
Einträge kaufen
Ein Upload wird bei WINDA erst wirksam, wenn Sie ihn kaufen.
- Den Reiter Uploads & Zahlung öffnen. Er zeigt die unbezahlten Uploads der letzten 18 Monate mit Upload-ID, Erzeugt, Total, Gültig und Fehler.
- Einen Upload markieren. Darunter stehen die enthaltenen gültigen Zertifikate.
- Auf Einträge kaufen klicken. Die gültigen Zertifikate gelten danach als bei GWO bestätigt.
Ohne Rückfrage
Einträge kaufen löst den Kauf bei WINDA sofort aus. Prüfen Sie den Upload vorher. Meldet WINDA einen Fehler – etwa fehlendes Guthaben oder eine offene Zahlung –, zeigt HEROS die Meldung an.
Upload verwerfen löscht einen unbezahlten Upload bei WINDA und in HEROS. Die Zertifikate stehen danach wieder im Reiter Zertifikat-Upload.
Mit dem Schalter oben links wechseln Sie zwischen Nur Unbezahlte und Upload-Historie, die auch die bezahlten Uploads zeigt. Beim Laden der Liste gleicht HEROS die Uploads mit WINDA ab: Was Sie in der WINDA-Weboberfläche gekauft, verworfen oder was GWO widerrufen hat, steht danach auch so in HEROS.
Kursliste
Der Reiter Kursliste zeigt die WINDA-Kurscodes mit Offizieller Name, Refresh, Aktuelle Version und Letzter Sync. Datenbank mit Winda synchronisieren holt die aktuelle Liste von WINDA. Für jeden neuen Kurscode legt HEROS im Zertifikatskatalog ein Zertifikat „GWO …“ mit 24 Monaten Gültigkeit an und verknüpft Auffrischungen mit ihrem Grundzertifikat. Ordnen Sie die neuen Zertifikate danach im Kurskatalog den Modulen zu.
Teilnehmerabfrage
Im Reiter Teilnehmerabfrage tippen Sie eine WINDA-ID ein. HEROS zeigt den Namen und alle Einträge der Person bei WINDA – mit Code, Bezeichnung, Land, Schulungsanbieter, Erteilt am, Gültig ab und Gültig bis. Die Abfrage ändert nichts in HEROS.
Kennt WINDA die Person, HEROS aber noch nicht, erscheint Teilnehmer anlegen. Das Personenfenster öffnet sich dann mit Vorname, Nachname und WINDA-ID. Gibt es die Person schon, steht dort „Bereits in ERP vorhanden“.
Winda-Abruf für eine Person
Im Modul Personen holt Winda-Abruf starten die WINDA-Einträge der markierten Person – aktiv, wenn sie eine WINDA-ID hat:
- Vorhandene Zertifikate aus Ihren Kursen, die WINDA kennt, gelten danach als bestätigt.
- Einträge, die HEROS noch nicht hat, legt HEROS als Zertifikat an – sofern es zum Kurscode ein Zertifikat im Katalog gibt. Die Bemerkung lautet „WINDA Import: …“ mit Schulungsanbieter und Land. Bei diesen Einträgen sind die Datumsfelder gesperrt.
- Das WINDA-Statussymbol der Person wird aktualisiert.
Legen Sie eine neue Person oder einen neuen Mitarbeiter mit WINDA-ID an, startet der Abruf von selbst.
Der tägliche Abgleich
Einmal am Tag gleicht HEROS die GWO-Zertifikate aller Personen mit WINDA-ID ab. Der Abgleich startet, wenn jemand im Betrieb das Modul Personen öffnet und der letzte Lauf mehr als 24 Stunden her ist. Er ändert keine Zertifikate, sondern setzt nur die Statussymbole in der Zertifikatliste – grüner Haken oder Warndreieck mit Erklärung im Tooltip. Was die Symbole bedeuten, steht unter WINDA-Status bei GWO-Zertifikaten. Vor dem ersten Lauf zeigt HEROS keine Symbole.