Schulungen und Zertifikate
Zertifikatskatalog
Im Zertifikatskatalog steht jedes Zertifikat, das Ihre Kurse vergeben oder das Sie als Fremdzertifikat erfassen – mit Gültigkeit, Auffrischung, Abdeckung und den Angaben für den Druck.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Schulungs- und Zertifikatsmanagement
Den Katalog öffnen
Den Katalog finden Sie im Programmmenü (Knopf ganz links im Menüband) unter StammdatenZertifikate. Links steht die Liste aller Zertifikate, rechts die Angaben zum markierten Zertifikat.
- Auf Anlegen klicken. Ein neuer Eintrag „Neues Zertifikat“ erscheint, vorbelegt mit 12 Monaten Gültigkeit.
- Kürzel und Offizieller Titel eintragen. Das Kürzel muss eindeutig sein.
- Gültigkeit, Registratur und Verknüpfungen einstellen (siehe unten).
- Auf Speichern klicken. Mit Verwerfen nehmen Sie ungespeicherte Änderungen zurück.
Gespeichert wird immer genau ein Zertifikat. Solange rechts etwas ungespeichert ist, ist die Liste gesperrt: „Auswahl gesperrt — Änderungen rechts speichern oder verwerfen.“
Gültigkeit
Unter Monate gültig steht, wie lange ein Zertifikat ab Ausstellung gilt. 0 bedeutet unbegrenzt. Aus diesem Wert berechnet HEROS das Ablaufdatum, wenn ein Teilnehmer besteht oder Sie ein Fremdzertifikat erfassen. Das Ablaufdatum steuert die Ampel bei der Person und den Erinnerungsassistenten.
FISAT-Level und GWO/Winda
Ein Zertifikat gehört zu höchstens einer Registratur:
- FISAT-Level: Für Zertifikate, die einem FISAT-Level entsprechen. Wählen Sie ein Level, setzt HEROS das Zertifikat auf Extern erstellt und schlägt 12 Monate Gültigkeit vor, falls dort 0 stand. Ein Warnsymbol erscheint, wenn ein FISAT-Level mit unbegrenzter Gültigkeit kombiniert ist – das ist fast immer ein Eingabefehler. Klingt das Kürzel nach einem FISAT-Level, belegt HEROS das Feld beim Verlassen des Kürzels vor.
- GWO/Winda: Ordnet das Zertifikat einem WINDA-Kurscode zu. Erst damit wird es zum GWO-Zertifikat, das Sie an WINDA hochladen können. Die Auffrischung übernimmt HEROS aus dem Kurscode.
Ist eines der beiden Felder belegt, ist das andere gesperrt. Leeren Sie zuerst das belegte Feld.
GWO-Zertifikate entstehen automatisch
Gleichen Sie im GWO Management Center die Kursliste mit WINDA ab, legt HEROS für jeden neuen Kurscode ein Zertifikat „GWO …“ mit 24 Monaten Gültigkeit an. GWO-Zertifikate lassen sich im Katalog nicht löschen.
Refresher und Abdeckung
Viele Zertifikate hängen zusammen: Ein Kombi-Kurs schließt ein einzelnes Zertifikat mit ein, eine Auffrischung verlängert das Grundzertifikat. Das bilden Sie mit dem Schalter Ist Refresher und der Liste darunter ab:
- Ist Refresher aus: Die Liste heißt „Enthaltene Zertifikate“. Haken Sie die Zertifikate an, die dieses Zertifikat mit abdeckt.
- Ist Refresher an: Die Liste heißt „Frischt folgende Zertifikate auf“. Haken Sie die Zertifikate an, die diese Auffrischung erneuert.
Unter der Liste zeigt HEROS die Zusammenhänge: „Enthalten in:“, „Wird aufgefrischt von:“ und „Deckt insgesamt ab:“ – Letzteres auch über mehrere Stufen. Eine Verknüpfung im Kreis speichert HEROS nicht. Der Schalter Ist Refresher ist gesperrt, solange das Zertifikat selbst in anderen enthalten ist oder eine GWO/Winda-Zuordnung hat.
Die Abdeckung wirkt an drei Stellen:
- Zertifikate einer Person: Ein abgedecktes Zertifikat wird ausgeblendet, solange das abdeckende mindestens so lange gilt. Mit Historie anzeigen sehen Sie wieder alle.
- Erinnerungsassistent: Wer ein abdeckendes Zertifikat mit längerer Gültigkeit hat, wird für das abgedeckte nicht erinnert.
- Kursformular: Bei Kursen mit mehreren Modulen schlägt HEROS für eigene Mitarbeitende das Modul vor, das zu ihren bisherigen Zertifikaten passt.
Angaben für den Druck
Der Bereich Für den Druck eigener Zertifikate notwendige Angaben enthält die Texte für das gedruckte Zertifikat: Title (engl.), Vorschriften, Untertext und Subtext (engl.). Ohne Offiziellen Titel und Untertext druckt HEROS keine Zertifikate, Labels oder Ausweise für Kurse mit diesem Zertifikat und meldet „Mindestangaben fehlen“.
Kommt das offizielle Dokument von außen, etwa von einem Verband, schalten Sie Extern erstellt ein. Die Druckangaben werden dann ausgeblendet; das Dokument erfassen Sie bei der Person als PDF. Nur Zertifikate mit Extern erstellt lassen sich bei einer Person wieder löschen.
Achtung beim Druck
HEROS prüft vor dem Druck die Zertifikate aller Module eines Kurses. Hängt an einem Modul ein Zertifikat ohne Untertext – auch ein externes –, druckt HEROS für den ganzen Kurs keine Zertifikate, Labels und Ausweise.
Ein Zertifikat löschen
Zertifikat markieren und Löschen klicken. Wird es noch in Kursmodulen verwendet, nennt HEROS die betroffenen Kurse und fragt nach. Weisen Sie diesen Modulen danach im Kurskatalog neue Zertifikate zu.