Kontakte und Personen
Datenschutz und Löschung
Aufbewahrungsfristen festlegen, fällige Daten anonymisieren und ein Löschbegehren nach Art. 17 DSGVO in vier Schritten erledigen – nachvollziehbar protokolliert.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
So finden Sie den Datenschutz
Im Programmmenü (Knopf ganz links im Menüband) unter StammdatenDatenschutz (DSGVO). Den Eintrag öffnet nur, wer das Recht „Settings“ hat. Der Bereich hat drei Reiter: Konfiguration, Anonymisieren und Protokoll.
Anonymisieren statt löschen
HEROS löscht personenbezogene Daten nicht einfach, sondern macht sie unkenntlich. Rechnungen, Buchungen und andere Datensätze, die Sie aufbewahren müssen, bleiben vollständig – nur der Personenbezug verschwindet. Nichts davon passiert automatisch: Sie entscheiden jedes Mal selbst.
Erstkonfiguration
- Im Reiter Konfiguration den Verantwortlichen eintragen: Name, E-Mail, Telefon.
- Falls vorhanden, den Datenschutzbeauftragten eintragen und angeben, ob er extern beauftragt ist.
- Die zuständige Aufsichtsbehörde mit Name und Webseite prüfen.
- Speichern klicken. Beim ersten Speichern legt HEROS die zehn Standard-Löschklassen an.
Löschklassen und Fristen
Eine Löschklasse legt fest, wie lange eine Art von Daten aufbewahrt wird und auf welcher Rechtsgrundlage. HEROS liefert diese Vorgaben mit:
| Klasse | Frist (Monate) |
|---|---|
| Rechnungsdaten | 120 |
| Handelsbriefe | 120 |
| Kontaktdaten_B2B | 84 |
| Kontaktdaten_Zwecklos | 0 (sofort) |
| Zertifikate | 120 |
| Schulungsteilnahmen | 120 |
| Mitarbeiterdaten | 120 |
| Projektfotos | 120 |
| Sicherheitsrelevante_Dokumentation | 120 |
| WebBuchungen | 3 |
Die Frist ändern Sie in der Spalte Aktuell (Monate). HEROS prüft dabei:
- Rechnungsdaten mindestens 120 Monate (§ 147 AO), Handelsbriefe mindestens 72 Monate (§ 257 HGB), keine Frist über 360 Monate.
- Wer eine Frist über die Vorgabe hinaus verlängert, braucht eine Begründung mit mindestens 50 Zeichen.
- Bei der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ ist eine Interessenabwägung mit mindestens 50 Zeichen Pflicht.
Jedes Speichern legt eine neue Fassung der Konfiguration an. SZP-Empfehlungen übernehmen setzt alle Klassen auf die mitgelieferten Vorgaben samt Begründungen zurück; gespeichert wird erst mit Speichern.
Rechenschaft
- Konfiguration als überprüft bestätigen stempelt die aktuelle Fassung mit Datum und Benutzer als überprüft, ohne etwas zu ändern. Neben den Knöpfen steht dann „Letzte Überprüfung: …“.
- Löschkonzept-PDF generieren öffnet das Löschkonzept mit Ihren Fristen und Begründungen in der Druckvorschau.
Fällige Anonymisierungen
Für die regelmäßige Bereinigung, zum Beispiel einmal im Quartal:
- Im Reiter Anonymisieren auf Fällige Anonymisierungen anzeigen klicken.
- Links die Löschklasse wählen. Die Liste zeigt je Klasse die Anzahl und wie viele Tage die Datensätze überfällig sind.
- Rechts im Reiter Datensätze sind alle Zeilen angehakt. Nehmen Sie den Haken bei allen heraus, die nicht anonymisiert werden sollen – in jeder Löschklasse, denn HEROS anonymisiert die angehakten Zeilen aller Klassen. Die Spalten Belege, Dokumente und Zertifikate zeigen, was daran hängt; bei Kontakten zählt HEROS nur die Belege, bei Mitarbeitern nur Dokumente und Zertifikate.
- In Cascade-Vorschau und Stufen-Vergleich prüfen, was die gewählte Tiefe betrifft.
- Unter Tiefe die Stufe wählen und den Grund prüfen (vorbelegt mit „Periodische Anonymisierung“ und dem Quartal, mindestens 10 Zeichen).
- Anonymisieren ausführen klicken und bestätigen.
Als fällig erkennt HEROS:
- Kontakte (Kontaktdaten_B2B), die älter als die Frist sind und seitdem keinen Beleg hatten. Ihre eigene Firma ist ausgenommen. Verändert werden Kontakte nur in Stufe 3.
- Ehemalige Mitarbeiter (Mitarbeiterdaten), deren letzter Arbeitstag länger als die Frist zurückliegt.
- Webbuchungen, die älter als die Frist sind, und erledigte Anfragen aus dem Kundenportal, deren Abschluss länger als die Frist zurückliegt (WebBuchungen).
CSV exportieren speichert die Liste, Aktualisieren lädt sie neu und hakt dabei wieder alle Zeilen an.
Ein Löschbegehren bearbeiten
Verlangt eine Person die Löschung ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), klicken Sie im Reiter Anonymisieren auf Neues Löschbegehren erfassen…:
- Antrag erfassen: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, E-Mail, Antragsdatum, Bemerkung. Nötig sind mindestens die E-Mail oder Nachname und Vorname. Dann Weiter (Treffer suchen).
- Treffer auswählen: HEROS listet die passenden Datensätze. Markieren Sie die, die wirklich zur Person gehören, und klicken Sie Weiter (Plan bestätigen).
- Plan bestätigen: Tiefe wählen und den Grund prüfen (vorbelegt mit „Löschbegehren vom …“, mindestens 10 Zeichen). Ausführen klicken und bestätigen.
- Antwortschreiben: HEROS erzeugt einen Text für die Antwort an die Person. Kopieren Sie ihn in Ihre E-Mail und klicken Sie Fertig.
Die drei Stufen
Jede Stufe schließt die vorherige ein:
| Stufe | Was unkenntlich wird |
|---|---|
| Stufe 1 — Minimum (DSGVO-Default) | Vor- und Nachname, Geburtsdatum, amtliche Kennungen, biometrische Daten, E-Mail und App-Zugang des Mitarbeiters, Zugangsdaten des HEROS-Benutzers, Webbuchungen. Alle an der Person hängenden Dokumente, auch die ihrer Zertifikate, werden endgültig gelöscht. |
| Stufe 2 — Erweitert | Zusätzlich E-Mail, Telefon, Fax und Handy – privat und in den Firmenangaben –, Funktion und Bemerkungen zur Person |
| Stufe 3 — Vollständig | Zusätzlich Firmenname, Kennungen und Kontaktdaten eines Kontakts, der selbst zur Anonymisierung ausgewählt ist. Der Kontakt wird inaktiv. |
Stufe 1 ist die Vorgabe und erfüllt die DSGVO. Die höheren Stufen entfernen Daten, über die man eine Person sonst noch wiederfinden könnte. Wo vorher der Name einer Person stand, steht danach „DSGVO-anonymisiert“. Foto, Privatadresse, Bankverbindung und Freitexte an Zertifikaten verändert HEROS in keiner Stufe.
Nicht rückgängig zu machen
Eine Anonymisierung lässt sich nicht zurücknehmen. Prüfen Sie Auswahl und Stufe vorher in der Vorschau.
Das Protokoll
Der Reiter Protokoll zeigt jede Anonymisierung mit Zeitpunkt, Aktion, Typ, Löschklasse, Tiefe, Benutzer und Grund. Die Liste erscheint erst nach Filter anwenden; vorbelegt sind die letzten 90 Tage. Sie filtern nach Zeitraum (Von, Bis) und nach offen oder erledigt (Done) und exportieren die Liste mit CSV exportieren – etwa als Nachweis gegenüber der Aufsichtsbehörde.