Buchhaltung & Belege

E‑Rechnungspflicht im B2B: kompakt erklärt

Hier finden Sie einen pragmatischen Überblick zu Definition, Formaten, Übergangsfristen und Ausnahmen – damit Sie Rechnungsprozesse rechtzeitig sauber aufstellen.

Quelle/Weiterlesen: Lexware Wissensartikel zur E‑Rechnungspflicht

Was ändert sich?

B2B wird schrittweise „strukturierter“

Seit 2025 müssen Unternehmen im inländischen B2B‑Geschäft E‑Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregelungen bis Ende 2026, für Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 – am Ende steht die strukturierte, maschinenlesbare Rechnung als Standard.

Warum?

Automatisierung & weniger Fehler

Strukturierte Daten reduzieren manuelle Erfassung, beschleunigen Durchlaufzeiten und senken Fehlerrisiken. Außerdem sind digitale, auswertbare Prozesse die Grundlage für moderne Prüf- und Meldeanforderungen.

Definition

Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist nicht „irgendeine“ Datei per E‑Mail. Entscheidend ist ein strukturiertes Format, das Systeme automatisch verarbeiten können (typisch: XML‑basiert). PDF allein gilt im Kern nicht als E‑Rechnung, weil es keine verlässliche, maschinenlesbare Struktur garantiert.

Gängige Formate (Beispiele)

  • XRechnung (strukturiert)
  • ZUGFeRD (hybrid: Sichtteil + strukturierter Datensatz)

Wichtig: Welche Formate im Detail zulässig sind, hängt von Vorgaben und Auslegung ab – im Zweifel an Steuerberatung/Verbände/Finanzverwaltung orientieren.

Zeitplan

Ab wann gilt was?

  1. ab 01.01.2025

    Empfang ist Pflicht

    Im inländischen B2B müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können (Postfach + Verarbeitung).

  2. ab 01.01.2027

    Versand ab 800.000 € Umsatz

    Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E‑Rechnungen versenden. Bis dahin gelten Übergangsregeln (z. B. Papier/PDF unter Bedingungen).

  3. ab 01.01.2028

    Versand für alle

    Alle Unternehmen müssen im inländischen B2B E‑Rechnungen versenden; die Ausnahmen unten bleiben bestehen.

Hinweis: Kurzüberblick ohne Gewähr, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für konkrete Übergangsdetails gelten die gesetzlichen Vorgaben und Umsatz-/Konstellationsabhängigkeiten – im Einzelfall Ihre Steuerberatung fragen.

Ausnahmen

Welche Fälle sind typischerweise ausgenommen?

  • Kleinbetragsrechnungen (bis 250 €) können erleichtert sein.
  • Bestimmte steuerfreie Leistungen können ausgenommen sein.
  • Fahrausweise sind häufig separat geregelt.
  • Kleinunternehmer können beim Versand ausgenommen sein – beim Empfang jedoch typischerweise nicht.

FAQ

Häufige Fragen (Kurzantworten)

Was brauche ich, um E‑Rechnungen zu empfangen?

Praktisch: ein Postfach/Übertragungsweg plus die Fähigkeit, strukturierte Formate zu öffnen, zu verarbeiten und revisionssicher abzulegen.

Wie archiviere ich E‑Rechnungen richtig?

Im Originalformat, nachvollziehbar/unveränderbar, mit Aufbewahrungsfristen und so, dass Prüfungen maschinell auswerten können.

Gilt PDF als E‑Rechnung?

In der Regel nicht als „strukturierte“ E‑Rechnung. Hybride Formate (z. B. ZUGFeRD) kombinieren Sichtteil und strukturierte Daten.

Was passiert bei falschem Versand/Empfang?

Typische Risiken sind Verzögerungen, Rückfragen, Konflikte mit Geschäftspartnern und im Einzelfall Probleme beim Vorsteuerabzug.

Praxis

Was Unternehmen jetzt konkret tun sollten

  1. Empfang sicherstellen: Mailadresse/Portal + Verfahren zum Öffnen/Verarbeiten.
  2. Formatfähigkeit prüfen: XRechnung/ZUGFeRD verarbeiten und archivieren können.
  3. Archivierung definieren: Originalformat, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, Exportfähigkeit.
  4. Prozessregeln festlegen: Zuständigkeiten, Prüf- und Freigabewege, Korrekturen.
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