Vorgänge und Belege
Häufige Fragen zu Vorgängen und Belegen
Die Fragen, die im Büroalltag am häufigsten kommen – mit der kurzen Antwort und dem Weg dorthin.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
„Rechnung erstellen“ ist grau
Dann gibt es im Vorgang nichts Abrechenbares: Die Ware ist noch nicht geliefert, die Kursteilnehmer sind noch nicht bewertet oder alles ist schon berechnet. Bei Vorkasse mit Kursen müssen erst alle verkauften Plätze gebucht sein. Ist die Auftragsbestätigung noch ein Entwurf, drucken oder versenden Sie sie zuerst. Was fehlt, zeigt der Vorgangsstatus.
Der Knopf „Auftrags- bestätigung“ fehlt
Direkt angeboten wird er nur, solange der Vorgang noch keinen Beleg hat; eine hochgeladene Bestellung des Kunden zählt dabei nicht mit. Gibt es ein Angebot, erscheint er, solange der Vorgang auf „angeboten“ steht, und übernimmt das jüngste Angebot. Zur Belegkette
In der Belegliste steht „keine Berechtigung“
Ihrem Benutzer fehlt das Recht Anzeigen im MODUL DASHBOARD. Wenden Sie sich an Ihre Verwaltung. Rechte im Überblick
Ich kann den Kontakt nicht mehr ändern
Sobald der Vorgang einen Beleg hat, ist der Kontakt fest. Gehört der Auftrag zu einem anderen Kunden, legen Sie einen neuen Vorgang an oder kopieren den Vorgang und wählen dort den richtigen Kontakt. Vorgang kopieren
Ich habe mich in einer Rechnung vertan
Hat der Kunde sie noch nicht bekommen, öffnen Sie sie mit Bearbeiten, korrigieren und drucken erneut; die Belegnummer bleibt. Ist sie schon verschickt, nehmen Sie sie mit RE-Korrektur zurück und erstellen eine neue Rechnung. Rechnung korrigieren
Warum trägt der Beleg das heutige Datum?
HEROS setzt das Belegdatum beim ersten Drucken & versenden auf den aktuellen Tag – auch wenn der Entwurf älter ist. Das Bestelldatum des Kunden gehört in das Feld Vom neben Ihr Zeichen.
Wo finde ich das PDF eines Belegs?
Doppelklick auf den Beleg in der Belegliste des Vorgangs öffnet das gespeicherte PDF. Ältere Fassungen zeigt Dokumenthistorie im Menü der rechten Maustaste.
Die Rechnung kam ohne E-Rechnungsdaten heraus
Dann fehlt eine Voraussetzung: E-Rechnung am Kontakt ausgeschaltet, kein Bankkonto als Rechnungskonto markiert, IBAN unvollständig, keine USt-ID oder Steuernummer in den Firmenangaben, bei XRechnung keine Leitweg-ID. Ergänzen Sie die Angabe und drucken Sie die Rechnung erneut. E-Rechnung einrichten
Der Vorgang ist aus der Liste verschwunden
Entweder ist er ausgeblendet – dann steht er rechts über der Liste unter INAKTIVE – oder er ist archiviert und steht in der Kachel Archiv. Nach dem Druck einer Rechnung blendet HEROS Vorgänge je nach Einstellung selbst aus. Wiedervorlage und Ausblenden
Ich kann den Vorgang nicht archivieren
Die jüngste Notiz muss die Priorität Erledigt haben. Ohne das Recht Archiv muss der Vorgang außerdem komplett abgerechnet sein und darf nichts mehr offen haben. Vorgang archivieren
Der Kurs ist vorbei, der Vorgang steht trotzdem auf „Termine setzen“
Mindestens ein verkaufter Platz hat keine Buchung. Buchen Sie den Teilnehmer nach. Einen Platz ohne Buchung können Sie nicht stornieren, nur eine Buchung. Kursstatus
Ein Lieferschein ist falsch
Gedruckte Lieferscheine lassen sich nicht ändern. Stornieren Sie ihn – die Ware geht zurück ins Verkaufslager – und erstellen Sie einen neuen. Stornieren