Vorgänge und Belege
Storno, Vorkasse, Mahnung, Archiv
Was sich stornieren lässt, wie Sie eine Rechnung korrigieren, wie Vorkasse funktioniert und wie ein Vorgang abgeschlossen wird – mit den drei Bedeutungen von „Archiv“.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Was sich stornieren lässt
Stornieren finden Sie mit der rechten Maustaste in der Belegliste des Vorgangs und im Dashboard. Es gilt nur für:
- Lieferschein – HEROS bucht die Ware zurück ins Verkaufslager. Gibt es zur Belegkette schon eine Retoure, stornieren Sie zuerst die Retoure. Während einer Inventur im Verkaufslager geht es nicht.
- Eingangsbestellung – die hochgeladene Bestellung des Kunden.
- Retoure – mit dem Recht Retouren, siehe Lager.
Der stornierte Beleg bleibt mit dem Status „Storno“ in der Liste. Angebote und Auftragsbestätigungen werden nicht storniert. Eine Rechnung nehmen Sie mit einer Rechnungskorrektur zurück.
Rechnung korrigieren
- Im Vorgang in der Belegliste die Rechnung mit der rechten Maustaste anklicken.
- RE-Korrektur wählen. Das geht nur bei Rechnungen mit dem Status „gebucht“.
- Das Fenster „Rechnungskorrektur“ zeigt alle Positionen der Rechnung mit negativer Menge. Ändern lässt sich daran nichts.
- Drucken & versenden klicken und die Korrektur wie eine Rechnung versenden.
Danach steht die Rechnung auf „Storno“, und der Vorgang zeigt wieder, was abzurechnen ist. Eine richtige Rechnung erstellen Sie anschließend wie gewohnt mit Rechnung erstellen.
„Für diese Rechnung liegen bereits Zahlungsbuchungen vor“
Ist auf die Rechnung schon eine Zahlung gebucht, muss diese Zahlungsbuchung zuerst storniert werden – siehe Finanzen. Danach ist die Rechnungskorrektur möglich.
Teilkorrektur über die Retoure
Schickt der Kunde Artikel zurück, entsteht die Korrektur aus der Retoure: Nach der Prüfung bietet HEROS an, eine Rechnungskorrektur mit den anerkannten Mengen anzulegen. Das geht nicht bei Rechnungen mit Kurspositionen und nicht, wenn die Belegkette mehrere gebuchte Rechnungen hat. Mehr dazu im Kapitel Lager.
Gutschrift ist keine Korrektur
Die Abrechnungs- gutschrift im Vorgang ist eine umsatzsteuerliche Gutschrift – Sie rechnen damit über eine Leistung ab, die der Kunde erbracht hat. Zum Zurücknehmen einer Rechnung verwenden Sie immer die Rechnungskorrektur.
Vorkasse
Bei Vorkasse zahlt der Kunde, bevor Sie liefern oder schulen. Gesteuert wird das an der Auftragsbestätigung:
- Im Belegfenster der Auftragsbestätigung setzen Sie Vorkasse erforderlich. HEROS füllt dabei den Endtext neu, mit dem Hinweis auf Vorkasse.
- Hat der Kontakt das Zahlungsziel Vorkasse oder Bar oder steht im Kontakt unter Sperre („Vorkasse für nächste Belege“) eine Zahl größer als 0, setzt HEROS den Haken selbst und Sie können ihn nicht abwählen.
- Rechnung erstellen ist dann möglich, sobald die Auftragsbestätigung gedruckt oder versandt ist. Die Vorkasserechnung enthält die noch nicht berechnete Menge der Auftragsbestätigung. Bei Kursen müssen vorher alle verkauften Plätze gebucht sein.
- Erstellen Sie vor der Zahlung einen Lieferschein, warnt HEROS mit „Ausstehende Zahlung“. Sie können trotzdem liefern.
Die Zahl unter Sperre gibt an, wie viele Rechnungen der Kunde noch per Vorkasse bezahlen muss, bevor sein reguläres Zahlungsziel gilt. Schließt ein Zahlungseingang den Vorgang ab, zählt HEROS sie um eins herunter. Den Startwert für neue Kunden legt die Einstellung Vorkasse in den Globalen Einstellungen fest.
Ist dort außerdem Automatisch eingeschaltet („Beim Schließen des Kursdialogs mögliche Vorkasserechnungen entwerfen“), öffnet HEROS beim Schließen des Kursformulars für jede gedruckte Auftragsbestätigung mit Vorkasse und noch nicht berechneten Buchungen das Fenster „Rechnung erstellen (Vorkasse)“. Gespeichert wird die Rechnung erst mit Drucken & versenden.
Mahnungen
Mahnungen sind keine eigenen Belege im Vorgang, sondern hängen an der Rechnung. Sie bearbeiten sie im Reiter FINANZEN, Gruppe Mahnwesen:
- Alle fälligen bearbeiten öffnet „Fällige Mahnungen“ mit Mahnstufe und Gebühr je Rechnung. Mit dem Haken PDF hängen Sie die Rechnung an. Gedruckt und versendet wird mit Drucken & Versenden.
- Mahnung für Auswahl mahnt nur die markierte Rechnung.
- Mahnhistorie (rechte Maustaste auf die Rechnung) zeigt, wann gemahnt wurde; Aus Mahnwesen entfernen nimmt eine Rechnung aus dem Mahnlauf.
Ausführlich im Kapitel Finanzen.
Archivieren heißt dreierlei
Das Wort „Archiv“ hat in HEROS drei verschiedene Bedeutungen. Verwechseln Sie sie nicht:
| Was | Bedeutet | Umkehrbar? |
|---|---|---|
| Vorgang archiviert | Der Auftrag ist erledigt. Der Vorgang verschwindet aus den offenen Listen und steht in der Kachel Archiv. | Nicht von Hand; HEROS holt ihn in einigen Fällen selbst zurück |
| Dokument versiegelt | Das PDF ist nach GoBD gesichert und aufbewahrungspflichtig – das wichtigste, nicht das unwichtigste Dokument. | Nein, bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist |
| Kontakt inaktiv | Der Kontakt wird in Auswahllisten ausgeblendet – siehe Kontakte. | Ja |
Vorgang von Hand archivieren
- Prüfen, dass die jüngste Notiz die Priorität Erledigt hat. Sonst meldet HEROS „Vorgang nicht archivierbar“.
- Im Dashboard den Vorgang mit der rechten Maustaste anklicken und Archivieren wählen – oder im Reiter KONTAKTE, Gruppe Vorgang.
- Die Rückfrage bestätigen.
- Ohne das Recht Archiv geht das nur, wenn der Vorgang komplett abgerechnet ist und nichts mehr zu liefern, zu leisten oder zu schulen ist.
- Hat der Vorgang noch offene Kursbuchungen – Kurserfolg fehlt, Platz oder Stornogebühr nicht berechnet –, listet HEROS sie unter „Offene Buchungen gefunden“ auf. Archivieren Sie trotzdem, werden diese Positionen nicht mehr in Rechnung gestellt.
- Reservierte Artikel, die nie geliefert wurden, gibt HEROS dabei wieder frei.
- Das Archivieren von Hand versiegelt keine Dokumente.
Abschluss nach Zahlungseingang
Ordnen Sie unter Finanzen eine Zahlung zu, mit der alle Rechnungen des Vorgangs bezahlt sind, und ist auch sonst alles erledigt, schließt HEROS den Vorgang selbst ab: Er bekommt die Notiz „Zahlungseingang vollständig“ mit der Priorität Erledigt, wird archiviert, und alle Dokumente des Vorgangs werden versiegelt.
Archiviert ist nicht gesperrt
Einen archivierten Vorgang öffnen Sie jederzeit über die Kachel Archiv. Seinen Status rechnet HEROS aber nicht mehr neu. In einigen Fällen holt HEROS ihn selbst aus dem Archiv, etwa wenn Sie eine Retoure anlegen oder im Kursformular eine Buchung löschen. Versiegelte Dokumente bleiben dabei versiegelt.