Kundenportal
Web-Anfragen bearbeiten
Alles, was eine Firma im Portal anfragt, landet in HEROS im Fenster Web-Anfragen. Dort buchen, übernehmen oder lehnen Sie ab – erst dann ändert sich etwas.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Kundenportal für Schulungsanbieter
Das Fenster öffnen
In jedem Modul finden Sie im Reiter SONSTIGES den Knopf Web-Anfragen. Eine orange Zahl am Knopf zeigt, wie viele Anfragen offen oder in Bearbeitung sind; sie aktualisiert sich von selbst.
In den Modulen Personen und Kontakte folgen dahinter weitere Knöpfe.
Das Fenster hat einen eigenen Eintrag in der Taskleiste und bleibt offen, während Sie im Kalender oder in einem Beleg arbeiten. Ein zweiter Klick auf den Knopf holt es nach vorn und lädt neu.
Aufbau
Oben steht die Liste der Anfragen mit den Spalten Nr., Eingang, Firma, Absender, Ihr Zeichen, Bemerkung, Inhalt und Status. Darüber:
- Aktualisieren lädt neu.
- Das Suchfeld „Suche, auch nach der Nr.“ – eine Anfragenummer findet jede Anfrage, auch ältere.
- Die Filter Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Abgelehnt und Zurückgezogen. Abgeschlossene Anfragen zeigt die Liste für zwölf Monate.
Unten steht die markierte Anfrage: Kopfzeile mit Nummer, Firma (ein Klick öffnet sie), Absender, Eingang und „Ihr Zeichen“, darunter „Bemerkung des Kunden“. In der Kopfzeile steht auch der Knopf Anmeldebestätigung senden (n). Dann folgen, je nach Inhalt:
- eine Karte je Storno, je Umbuchung und je Zuweisung,
- der Abschnitt Anmeldungen – neue Buchungswünsche,
- der Abschnitt Personen – neue Personen, Änderungen, Ausgeschiedene,
- Zur Kenntnis – abbestellte Erinnerungen.
Eine Anfrage kann mehrere Teile enthalten. Sie bearbeiten jeden Teil einzeln; der Status der Anfrage ergibt sich daraus.
Antwort an den Kunden
Was Sie beim Ablehnen als Grund eintragen, liest die Firma im Portal. HEROS hängt jeden Text an, überschrieben wird nichts. Er steht im Fenster unter „Antwort an den Kunden“. Eine E-Mail verschickt das Portal beim Übernehmen oder Ablehnen nicht – die Firma sieht den neuen Stand im Portal.
Anmeldungen buchen
Jede Anmeldung nennt Person, Kurs und Termin, Zusatzwünsche (Leihausrüstung, englische Unterlagen) und einen Hinweis. Steht als Person „<noch nicht benannt>“, nennt die Anmeldung keinen Teilnehmer; HEROS bucht dann einen Platz ohne Person. Ein roter Hinweis warnt zum Beispiel vor „Termin voll“, „Termin entfällt“ oder einem verschobenen Termin.
Zum Buchen brauchen Sie im Benutzer die Rechte MODUL KALENDER – Anzeigen und Schulungen.
- Die Anmeldungen anhaken. Was sich buchen lässt, ist schon angehakt.
- Auf Buchen (n) klicken. Die Zahl zählt die angehakten Anmeldungen.
- Meldet die Firma eine neue Person und gibt es ähnliche Personen schon, fragt HEROS „Gibt es die Person schon?“. Wählen Sie die passende Person oder „Neue Person anlegen“ und klicken Sie Weiter. Im Zweifel neu anlegen – zwei Personen lassen sich später zusammenführen.
- Im Fenster „Anmeldungen buchen“ wählen Sie je Kurs die Auftragsbestätigung: eine bestehende AB der Firma mit „noch n von m Plätzen frei“ oder „Neue Auftragsbestätigung anlegen“. Eine AB im Entwurf steht nicht zur Wahl: Gebucht wird nur an einer AB, die gedruckt oder versandt ist.
- Rote Zeilen prüfen, etwa „Kurs hat am … begonnen.“ oder „Termin ist danach überbucht“. Mit dem Klick auf den Hauptknopf stimmen Sie diesen Punkten zu.
- Buchen (n) klicken – bei neuer AB heißt der Knopf AB anlegen und buchen.
Bis zu diesem Klick wird nichts gespeichert. Abbrechen in einem dieser Fenster heißt: Es ist nichts geschehen.
Mit neuer Auftragsbestätigung
HEROS öffnet das Belegfenster mit einer vorbelegten AB: Kunde, je Kurs eine Position mit der Anzahl der Plätze, die Termine und „Ihr Zeichen“ aus der Anfrage. Prüfen und mit Drucken & versenden abschließen; einen Entwurf speichert dieser Weg nicht. Sobald Editor und Druckvorschau geschlossen sind, bucht HEROS die Anmeldungen auf diese AB.
Das Ergebnis
Ein Ergebnisfenster zeigt je Anmeldung „gebucht“, „war schon gebucht“ oder in Rot „nicht gebucht“ mit dem Grund, etwa „AB im Entwurf“. Darunter stehen, wenn nötig, Hinweise für die Nacharbeit, zum Beispiel:
- „Vorkasse: Die Rechnung erstellen Sie im Vorgang.“
- „Den Namen des Teilnehmers tragen Sie im Kursformular nach.“ – bei einem Platz ohne Namen.
Ist mindestens eine Anmeldung neu gebucht, mit oder ohne Namen, ist Anmeldebestätigung senden der Hauptknopf neben Schließen – mehr dazu unter Anmeldebestätigung senden. Ein Klick auf einen Termin springt in den Kalender.
Was nach dem Buchen in HEROS passiert
- Die Person steht als Buchung im Kurstermin, verknüpft mit der Kursposition der AB.
- Eine neu gemeldete Person ist angelegt und der Firma als Kursteilnehmer zugeordnet.
- Betreff und Teilnehmerliste des Termins sind nachgezogen, der Vorgangsstatus ist neu berechnet.
- An der AB ändert sich nichts Gedrucktes; HEROS hängt nur die Buchung an die Kursposition.
- Ist die Person auf dem Termin schon gebucht, verknüpft HEROS die Anmeldung mit dieser Buchung – es entsteht keine zweite.
- Die Anmeldung steht auf „Übernommen“, und die Firma sieht im Portal, dass sie gebucht ist.
Die Bestätigung an die Firma senden Sie selbst – mit der Anmeldebestätigung, siehe unten.
Anderer Termin
Passt der gewünschte Termin nicht, legen Sie die Anmeldungen auf einen anderen Termin desselben Kurses:
- Anmeldungen zu einem Termin anhaken.
- Anderer Termin (n) klicken. Das Fenster listet die möglichen Termine mit Ort und freien Plätzen.
- Termin wählen und Auf diesen Termin legen klicken.
Das bucht noch nicht. Die Anmeldungen bleiben offen und lassen sich danach wie gewohnt buchen.
Ablehnen
Haken Sie die Anmeldungen bzw. Personenmeldungen an und klicken Sie Ablehnen (n). Ein Grund ist Pflicht – er erscheint im Portal. Mit Anfrage ablehnen lehnen Sie alle ablehnbaren Teile einer Anfrage auf einmal ab. Diesen Knopf gibt es, wenn eine Anfrage mehrere solche Teile und kein offenes Storno hat.
Ist die Firma gesperrt, lassen sich Anmeldungen, neue Personen und Änderungen nur ablehnen.
Storno ausführen
Ein Storno ist eine Erklärung der Firma. Sie lehnen es nicht ab, sondern führen es aus und legen die Gebühr fest. Die Karte zeigt Person, Termin, „Storno zum …“, die „Gebühr nach Staffel“ und den Grund des Kunden.
- Ist das Kursformular dieses Termins offen, zuerst schließen.
- An der Karte auf Storno ausführen klicken.
- Im Fenster die Gebühr prüfen. Vorbelegt ist die Gebühr nach Staffel. Sah die Firma im Portal einen anderen Betrag, steht rot „Dem Kunden angezeigt: …“.
- Stornieren klicken.
Stornodatum ist der Tag, an dem die Anfrage eingegangen ist, höchstens der Tag des Kursbeginns. HEROS trägt Stornodatum und Gebühr an der Buchung ein, zieht den Termin nach und berechnet den Vorgangsstatus neu.
| Lage | Was Sie tun |
|---|---|
| Keine Staffel hinterlegt oder kein Kurspreis | Das Feld bleibt leer: „Bitte die Gebühr eintragen; 0 ist erlaubt.“ |
| Buchung hängt an keinem Beleg | Das Storno wird ohne Gebühr gespeichert. |
| Buchung hängt an einer Rechnung oder der Vorgang ist archiviert | HEROS setzt nur Stornodatum und Gebühr. Gebühr oder Gutschrift klären Sie von Hand. |
| Buchung schon storniert oder gelöscht | Die Karte sagt es und bietet Erledigt; an der Buchung ändert sich nichts. |
| „Der Kurs ist besucht und bewertet.“ | Dann bleibt nur Ablehnen mit Grund. |
Umbuchung
Die Karte zeigt den bisherigen und den gewünschten Termin. Umgebucht wird im Kalender:
- Im Kalender anzeigen springt zum Tag. Dort die Buchung auf den neuen Termin bringen.
- Zurück im Fenster an der Karte Erledigt klicken.
Steht die Buchung noch auf dem bisherigen Termin, meldet HEROS „Die Buchung steht noch auf dem bisherigen Termin.“ und schließt die Karte nicht. Ist keine Umbuchung möglich, klicken Sie Ablehnen und nennen den Grund.
Zuweisung: Name für einen Platz ohne Namen
Im Portal kann die Firma einem bestätigten Platz ohne Namen eine Person zuweisen. Die Karte zeigt „Zuweisung · Person → <noch nicht benannt>“ mit Kurs, Termin und AB; eine neu gemeldete Person steht mit „(neu)“.
- Ist das Kursformular dieses Termins offen, zuerst schließen.
- An der Karte auf Übernehmen klicken. Ist die Person neu und gibt es ähnliche Personen, fragt HEROS zuerst „Gibt es die Person schon?“.
HEROS trägt die Person in die bestehende Buchung ein. Es entsteht keine neue Buchung, eine AB wählen Sie nicht, und die Belegung des Termins bleibt gleich. Modul, Zusatzleistungen und AB bleiben, wie sie sind. Auch eine schon begonnene Schulung lässt sich so noch benennen.
War für den Platz schon eine Anmeldebestätigung verschickt und hat die Schulung noch nicht begonnen, ist die Buchung danach wieder offen: Sie zählt am Knopf Anmeldebestätigung senden (n), und die Firma bekommt die Bestätigung mit Namen.
Lässt sich die Zuweisung nicht übernehmen, nennt die Karte den Grund und bietet nur Ablehnen, zum Beispiel „Die Buchung ist storniert.“, „Der Platz ist schon benannt: …“ oder „Die Person ist auf diesem Termin schon gebucht.“ Steht dort „Die Person ist schon eingetragen.“, schließt Übernehmen nur die Karte.
Anmeldebestätigung senden
Der Knopf Anmeldebestätigung senden (n) in der Kopfzeile der Anfrage zählt die Buchungen dieser Anfrage, die noch keine Anmeldebestätigung haben – mit und ohne Namen, nicht storniert, an einem Beleg der Firma und nicht an einer AB im Entwurf. Denselben Befehl bietet das Ergebnisfenster nach dem Buchen.
- Auf Anmeldebestätigung senden (n) klicken.
- HEROS öffnet einen Mailentwurf mit einer PDF je Buchung. Vorbelegt ist der Absender der Anfrage mit seiner Mail-Adresse bei dieser Firma; fehlt sie, der Ansprechpartner aus dem Beleg.
- Empfänger und Text prüfen und die Mail senden.
HEROS sendet nie selbst. Den Haken Anmeldebest. versandt setzt es erst, wenn die Mail angenommen ist. Schließen Sie den Entwurf ohne Senden, bleibt alles offen.
Für einen Platz ohne Namen druckt die Bestätigung „<noch nicht benannt>“, und die Mail spricht von Teilnehmern, die noch benannt werden. Wird der Platz benannt, bevor Sie die Mail senden, bleibt er offen für die Bestätigung mit Namen.
Ist schon ein E-Mail-Fenster offen, meldet HEROS „Es ist schon ein E-Mail-Fenster offen. Bitte dort erst senden oder schließen.“
Personenmeldungen übernehmen
Im Abschnitt Personen steht je Zeile die Meldung:
| Meldung | Beim Übernehmen |
|---|---|
| Neue Person | HEROS legt die Person an und ordnet sie der Firma als Kursteilnehmer zu. Gibt es ähnliche Personen, fragt es zuerst „Gibt es die Person schon?“. Wählen Sie eine bestehende, überschreibt HEROS dort nichts; Angaben der Firma füllen nur leere Felder. |
| Änderung | Die Zeile zeigt „alt → neu“. HEROS schreibt nur die geänderten Felder. Ändert sich dabei die Firmen-Mail einer Person mit Portalzugang, steht dort „braucht danach eine neue Einladung ins Portal“. |
| Ausgeschieden | Die Zugehörigkeit zur Firma endet sofort. Diese Meldung lässt sich nicht ablehnen. Liegt das gemeldete Datum in der Zukunft, steht dort „scheidet beim Übernehmen sofort aus, nicht erst am gemeldeten Tag“ – übernehmen Sie dann erst am gemeldeten Tag. |
Anhaken und Übernehmen (n) klicken. Eine neue Person, die gleich zu einem Kurs angemeldet ist, hat kein Häkchen: Sie entsteht beim Buchen der Anmeldung.
Die richtige Person wählen
Wer einer Firma zugeordnet ist, dessen Zertifikate sieht diese Firma im Portal. Wählen Sie bei „Gibt es die Person schon?“ nur, wenn Sie sicher sind. Aktive eigene Mitarbeitende lassen sich dort nicht wählen.
Zur Kenntnis: Erinnerung abbestellt
Die Firma kann im Portal sagen, dass sie an den Ablauf eines Zertifikats nicht mehr erinnert werden möchte. Das steht unter Zur Kenntnis als „Erinnerung abbestellt: …“. Hier ist nichts zu tun: Die Abbestellung gilt, sobald die Firma die Anfrage sendet.