Kundenportal
Im Portal: anmelden und buchen
Für Firmenkunden: So melden Sie sich an, buchen Kurse für Ihre Mitarbeitenden, buchen um, stornieren und verfolgen Ihre Anfragen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Kundenportal für Schulungsanbieter
Zugang und Anmeldung
Das Kundenportal ist für Firmenkunden Ihres Schulungsanbieters. Eine Registrierung gibt es nicht: Ihr Ansprechpartner beim Anbieter lädt Sie ein. Das Portal läuft unter einer eigenen Adresse, die der Anbieter auf seiner Website verlinkt.
Erstes Anmelden mit der Einladung
- Den Link in der Einladungs-E-Mail öffnen. Er ist 14 Tage gültig und funktioniert einmal.
- Auf „Willkommen im Kundenportal“ ein Neues Passwort eingeben – mindestens 10 Zeichen.
- Passwort festlegen und anmelden klicken. Sie sind sofort angemeldet.
Später anmelden
Auf der Anmeldeseite E-Mail-Adresse (dienstlich) und Passwort eingeben, dann Anmelden.
Passwort vergessen oder Einladung abgelaufen?
Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen oder Einladung abgelaufen?, geben Sie Ihre dienstliche Adresse ein und klicken Sie Link anfordern. Der Link in der E-Mail ist 60 Minuten gültig und funktioniert einmal. Ihr bisheriges Passwort gilt weiter, bis Sie ein neues festlegen.
Oben rechts öffnen Sie mit Ihren Initialen das Benutzermenü: Passwort ändern und Abmelden. Sind Sie für mehrere Firmen eingeladen, wechseln Sie oben über den Firmennamen, für welche Firma Sie handeln.
Aufbau des Portals
| Bereich | Was Sie dort tun |
|---|---|
| Übersicht | Sehen, welche Zertifikate abgelaufen sind oder bald ablaufen, und dafür einen Termin wählen |
| Mitarbeitende | Nachweise, Kurse und Angaben Ihrer Teilnehmer; Personen hinzufügen, ändern, als ausgeschieden melden – siehe Mitarbeitende und Zertifikate |
| Kurse & Termine | Alle buchbaren Termine mit Preis und freien Plätzen |
| Buchungen | Bestätigte Buchungen, Ihre Anfragen und die Historie mit Zertifikaten |
| Ihre Anfrage | Sammelt alles, was Sie ausgewählt haben, bis Sie es senden |
So funktioniert eine Buchung
Im Portal buchen Sie nicht direkt, sondern stellen eine Anfrage. Ihr Anbieter prüft sie und bestätigt die Buchung. Verbindlich ist die Auftragsbestätigung.
- Termine und Teilnehmer auswählen – über die Übersicht oder über Kurse & Termine.
- Alles sammelt sich in Ihre Anfrage.
- Anfrage senden. Sie bekommen eine Eingangsbestätigung per E-Mail.
Termin für ein fälliges Zertifikat wählen
Die Übersicht zeigt unter Handlungsbedarf, welche Zertifikate abgelaufen sind (in den letzten 90 Tagen), in 30 Tagen oder in 31 bis 90 Tagen ablaufen.
- Bei der Person auf Termin wählen klicken. Das Portal schlägt passende Termine vor und sagt, welche Zertifikate ein Termin erneuert.
- Beim gewünschten Termin Auswählen klicken.
Brauchen mehrere Personen denselben Kurs, haken Sie sie an und klicken Gemeinsamen Termin wählen. Mit Eingeplante ausblenden sehen Sie nur noch, was noch keinen Termin hat.
Über Kurse & Termine buchen
- Kurse & Termine öffnen. Suchen oder filtern Sie nach Kurs, Ort und Monat; Nur mit freien Plätzen blendet volle Termine aus.
- Beim Termin auf Teilnehmer wählen klicken.
- Hat der Kurs mehrere Module, das Modul wählen.
- Personen anhaken. Oben stehen unter „Empfohlen · Zertifikat läuft ab“ die Personen, die den Kurs brauchen. Wer noch nicht in der Liste steht, legen Sie mit Neue Person an.
- Personen hinzufügen klicken – der Knopf nennt die Anzahl.
Preise gelten je Person netto, mit Ihrem Kundenrabatt. Ist ein Termin ausgebucht oder wählen Sie mehr Personen, als Plätze frei sind, ist die Anfrage trotzdem möglich; der Anbieter setzt sich dann mit Ihnen in Verbindung.
Stehen die Namen noch nicht fest, fragen Sie Plätze ohne Namen an: In der Zeile „<noch nicht benannt>“ stellen Sie mit + und − ein, wie viele Plätze Sie brauchen. Die Namen weisen Sie zu, sobald die Buchung bestätigt ist – siehe Namen nachreichen.
Anfrage senden
Öffnen Sie Ihre Anfrage (oben rechts, die Zahl zeigt die Einträge). Dort sehen Sie je Termin die Personen und können je Person dazubuchen, was der Kurs anbietet:
- Leihausrüstung und Englische Unterlagen mit Aufpreis,
- den Wochenendaufschlag rechnet das Portal selbst dazu.
Darunter stehen Summe netto, Umsatzsteuer und Gesamt brutto als voraussichtliche Preise. Optional tragen Sie Ihr Zeichen / Bestellnummer und eine Nachricht an den Anbieter ein. Dann Anfrage senden.
Das Portal zeigt „Anfrage gesendet · Nr. …“. Mit dem Kreuz an einem Eintrag nehmen Sie ihn vor dem Senden wieder heraus.
Anfragen verfolgen und zurückziehen
Unter BuchungenAnfragen sehen Sie jede Anfrage mit Nummer und Stand:
| Stand | Bedeutung |
|---|---|
| Eingegangen | Der Anbieter hat noch nichts bearbeitet. |
| In Bearbeitung | Ein Teil ist bearbeitet, ein Teil noch offen. |
| Erledigt | Alles ist bearbeitet. |
| Abgelehnt | Der Anbieter hat abgelehnt; der Grund steht an der Zeile. |
| Zurückgezogen | Sie haben die Anfrage zurückgezogen. |
Jede Zeile hat ihren eigenen Stand, etwa Offen, Gebucht, Storniert oder Abgelehnt. Eine Antwort des Anbieters steht unter „Antwort von …“ bzw. „Grund: …“.
Offene Zeilen ziehen Sie ohne Gebühr zurück: Zurückziehen an der Zeile oder Ganze Anfrage zurückziehen, solange noch nichts bearbeitet ist.
Namen nachreichen
Einen bestätigten Platz ohne Namen benennen Sie selbst:
- BuchungenBestätigt öffnen. Der Platz steht dort als „<noch nicht benannt>“.
- Darauf klicken. Es öffnet sich Person zuweisen.
- Die Person wählen und Zuweisen klicken. Steht sie nicht in der Liste, legen Sie sie mit Neue Person an.
- Die Zuweisung liegt jetzt in Ihre Anfrage. Mit Anfrage senden geht sie an den Anbieter.
Eine Zuweisung ändert nichts an Preis und Auftragsbestätigung des Platzes. Bis der Anbieter sie übernommen hat, steht an der Buchung „Zuweisung angefragt“.
Umbuchen
- BuchungenBestätigt öffnen.
- Bei der Buchung auf Umbuchen klicken.
- Unter Neuer Termin einen anderen Termin desselben Kurses wählen – oder Späterer Termin, dann schlägt der Anbieter einen vor.
- Optional einen Hinweis eintragen und Umbuchung anfragen klicken.
Umbuchen geht nur auf denselben Kurs. Für einen anderen Kurs stornieren Sie und melden neu an. Bei einer Umbuchung können Gebühren anfallen; der Anbieter meldet sich.
Stornieren
- BuchungenBestätigt öffnen und bei der Buchung auf Stornieren klicken.
- Die Voraussichtliche Stornogebühr prüfen: Betrag oder „kostenfrei“, dazu der Prozentsatz vom Kurspreis, der Stichtag („Storno mit Eingang heute …“) und die Staffel des Anbieters.
- Optional einen Grund eintragen.
- Storno verbindlich erklären klicken.
Ein Storno ist verbindlich
Mit dem Klick ist die Stornierung erklärt. Sie bekommen eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Die endgültige Gebühr legt der Anbieter fest. Kann das Portal keinen Betrag berechnen, steht dort „Die Gebühr legt … fest.“
Solange eine Umbuchung oder ein Storno bearbeitet wird, steht an der Buchung „Umbuchung angefragt“ bzw. „Storno erklärt“.