Kontakte und Personen
Kontakte und Personen: Überblick und Wegweiser
Firmen, Kunden, Lieferanten und alle Menschen, mit denen Ihr Betrieb arbeitet. Diese Seite zeigt, wie HEROS sie ordnet und wo Sie was finden.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
In HEROS gibt es jede Person nur einmal – auch wenn sie für mehrere Firmen arbeitet oder an Schulungen teilnimmt. Kontakte, Ansprechpartner, Teilnehmer, Mitarbeitende und Subunternehmer liegen in einer gemeinsamen Datenbasis, mit Dublettenprüfung und Löschkonzept nach DSGVO.
Was finde ich wo?
| Was | Wo |
|---|---|
| Neuen Kunden oder Lieferanten anlegen | KONTAKTENeuer Kunde bzw. Neuer Lieferant – Kontakte anlegen und pflegen |
| Ansprechpartner einer Firma erfassen | Im Kontaktfenster auf KundePersonen – Ansprechpartner erfassen |
| Person suchen, bearbeiten, Firma zuordnen | Modulleiste Personen – Personen und Firmen |
| Liefer-, Rechnungs- oder sonstige Adresse | Im Kontaktfenster, Gruppe Adressen – Adressen und Telefonnummern |
| Person doppelt angelegt | SONSTIGESDuplikate bereinigen im Modul Personen – Dubletten zusammenführen |
| Mitarbeiter anlegen, Kündigung, Subunternehmer | PERSONENAnlegenMitarbeiter – Mitarbeiter, Austritt, Subunternehmer |
| Daten löschen oder anonymisieren | Programmmenü, StammdatenDatenschutz (DSGVO) – Datenschutz und Löschung |
Firma und Person: zwei Dinge, eine Verbindung
HEROS trennt zwei Arten von Stammdaten:
- Kontakte sind Firmen und Organisationen: Kunden, Lieferanten, auch Subunternehmer-Firmen. Sie tragen Adressen, Konditionen, Buchungskonten und Bankverbindung.
- Personen sind Menschen: Ansprechpartner, Kursteilnehmer, Mitarbeiter. Jede Person gibt es in HEROS nur einmal – egal, für wie viele Firmen sie tätig ist. Zertifikate und Kurshistorie hängen an der Person und gehen deshalb nicht verloren, wenn sie die Firma wechselt.
Die Verbindung zwischen beiden heißt Zugehörigkeit. Sie hat ein Datum Seit, beim Ausscheiden ein Datum Bis und eine oder zwei Rollen: Ansprechpartner und Kursteilnehmer. Eine Person kann mehreren Firmen gleichzeitig angehören. Verlässt sie eine Firma, wird die Zugehörigkeit beendet, nicht gelöscht – die Historie bleibt sichtbar. Mehr dazu
Das Modul Kontakte
Sie öffnen es unten in der Modulleiste mit Kontakte. Im Menüband finden Sie im Reiter KONTAKTE ganz links die Gruppe Kontakt:
Bei einem inaktiven Kontakt heißt der vierte Knopf „Aktivieren“.
Daneben folgen Gruppen für Belege und Einkauf zum gewählten Kontakt sowie die Gruppe Vorgang. Sie sind im Kapitel Vorgänge und Belege beschrieben.
Links steht der Auswahlbaum, in der Mitte die Liste der Kontakte, rechts die Vorgänge und Personen des gewählten Kontakts. Mit F1 und F2 blenden Sie den linken bzw. rechten Bereich aus und ein.
Das Modul Personen
Unten in der Modulleiste mit Personen. Der Baum links ordnet alle Personen nach Rollen:
- Mitarbeiter – Aktive, Ehemalige, Alle
- Subunternehmer – Aktive, Beendete, Alle
- Teilnehmer – Aktive, Gelöschte
- Ansprechpartner – Aktive, Gelöschte
Ganz oben steht Alle Personen; nur dort zeigt die Liste die Spalte Typ.
Wer sieht was?
Die Rechte stehen im Programmmenü (Knopf ganz links im Menüband) unter Benutzer:
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| MODUL KONTAKTE – Anzeigen | Modul Kontakte in der Modulleiste |
| MODUL PERSONEN – Anzeigen | Modul Personen in der Modulleiste |
| MODUL PERSONEN – Mitarbeiter bearbeiten | Mitarbeiter anlegen und ihre Stammdaten ändern, Kündigung erfassen |
| MODUL ZEITKONTO – Personalakte bearbeiten | Im Mitarbeiterfenster die Reiter AN-Daten, Vergütung & Zeit und App & Zugang sehen und bearbeiten, den Vorgesetzten eintragen |
| Settings | Den Stammdaten-Eintrag Datenschutz (DSGVO) öffnen |
Saubere Stammdaten in drei Regeln
- Vor dem Anlegen einer Person suchen – im Fenster „Kontaktpersonen verwalten“ über das Feld SUCHE.
- Wer eine Firma verlässt, wird „ausgeschieden“ gesetzt, nicht gelöscht.
- Kontakte, mit denen Sie nicht mehr arbeiten, deaktivieren statt löschen.