Kontakte und Personen
Personen und Firmen
Jede Person gibt es nur einmal. Wie Sie Ansprechpartner und Teilnehmer erfassen, Firmen zuordnen und einen Firmenwechsel festhalten, ohne die Historie zu verlieren.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Eine Person, mehrere Firmen
Eine Person steht in HEROS genau einmal – als Ansprechpartner, Kursteilnehmer, Mitarbeiter oder alles davon. Mit jeder Firma verbindet sie eine eigene Zugehörigkeit:
- Seit und, nach dem Ausscheiden, Bis.
- Die Rolle: Ansprechpartner (etwa Einkauf, Buchhaltung, Geschäftsführung), Kursteilnehmer (die Firma schickt die Person in Kurse) oder beides. Eine Rolle ist immer gesetzt.
- Die Firmenangaben der Person bei dieser Firma: Email, Tel., Fax, Mobil, Abteilung, Funktion.
Wechselt jemand die Firma, beenden Sie die alte Zugehörigkeit und legen eine neue an. Zertifikate und Kurse bleiben an der Person.
Ansprechpartner einer Firma erfassen
- Den Kontakt öffnen und auf KundePersonen klicken. Es öffnet sich „Kontaktpersonen verwalten“.
- Zuerst im Feld SUCHE nachsehen, ob es die Person schon gibt. Die Liste zeigt Nachname, Vorname, Kontakt, E-Mail privat und Handy. Wählen Sie sie dort aus, wird die vorhandene Person mit der Firma verbunden.
- Gibt es sie noch nicht: oben rechts über der Liste auf das Plus (Neuer Ansprechpartner) klicken.
- Unter Personenangaben Titel, Nachname, Vorname und weitere Daten eintragen.
- Unter Firmenangaben Email, Tel., Mobil, Abtlg. und Funktion ergänzen und die Rolle wählen.
- Übernehmen klicken.
- Das Kontaktfenster speichern. Erst dann schreibt HEROS die Änderungen aus diesem Fenster.
Nutzt Ihr Betrieb Kurse, schalten Sie die Liste oben zwischen Ansprechpartner, Teilnehmer und alle um.
„Eintrag löschen“ beendet nur
Das X über der Liste beendet die Zugehörigkeit zu dieser Firma mit dem heutigen Datum. Die Person selbst bleibt unverändert, wenn noch etwas an ihr hängt – etwa eine andere aktive Firma, ein Zertifikat, eine Kursbuchung oder ein Beleg. Hängt nichts mehr an ihr, steht sie danach im Modul Personen unter „Gelöschte“.
Personen im Modul Personen
- Neue Person ohne Firma: PERSONENAnlegenTeilnehmer.
- Öffnen: Doppelklick oder PERSONENBearbeiten. Bei Mitarbeitern öffnet sich das Mitarbeiterfenster, sonst das Personenfenster.
- Die Spalte Kontakt zeigt die zuletzt begonnene aktive Firma. Gehört die Person mehreren Firmen an, steht „(+n)“ dahinter.
Zum Speichern braucht das Personenfenster mindestens einen Nachnamen.
Firmen im Personenfenster
Unten im Personenfenster steht die Liste Firmen mit den Spalten Firma, Rolle, Seit und Bis. Aktive Firmen sind fett, beendete grau. Darunter stehen die Firmenangaben und die Rollen-Schalter der gewählten Zeile.
| Was Sie wollen | So geht es |
|---|---|
| Person einer Firma zuordnen | Im Feld Firma hinzufügen … tippen und die Firma auswählen. Die neue Zeile beginnt heute mit der Rolle Kursteilnehmer; eine beendete Zeile zu derselben Firma reaktiviert HEROS stattdessen. Angeboten werden alle nicht deaktivierten Kontakte, auch gesperrte. |
| Person hat die Firma verlassen | Zeile wählen, Ausgeschieden klicken. Bis wird auf heute gesetzt. |
| Person ist zurück | Beendete Zeile wählen, Reaktivieren klicken. Seit bleibt, Bis wird geleert. |
| Firma wurde versehentlich zugeordnet | Rechtsklick auf die Zeile, Löschen. HEROS fragt nach; endgültig wird es beim Speichern. |
Bei einer eben hinzugefügten, noch nicht gespeicherten Zeile heißt der Knopf Ausgeschieden „Löschen“ und nimmt die Zeile wieder heraus. Eine Zugehörigkeit zu einer inaktiven Firma können Sie beenden, aber nicht reaktivieren.
Ausgeschieden statt löschen
Löschen ist nur für falsche Einträge gedacht. Wer eine Firma verlassen hat, bekommt „Ausgeschieden“ – sonst wissen Sie später nicht mehr, für wen die Person früher gearbeitet hat.
Bei Mitarbeitern zeigt die Zeile Ihrer eigenen Firma die Rolle „Mitarbeiter“. Sie lässt sich hier weder beenden noch löschen; Austritt und Wiedereinstellung laufen über die Kündigung im Mitarbeiterfenster.
Welche Rolle zeigt HEROS an?
Wo eine Person im Baum des Moduls Personen steht, leitet HEROS aus ihren Daten ab:
| Rolle | Wann |
|---|---|
| Mitarbeiter | Hat einen Mitarbeiter-Datensatz und ist noch angestellt. Schließt alle anderen Rollen aus. |
| Ehemalige | Der letzte Arbeitstag ist vorbei. Bleibt unter Mitarbeiter › Ehemalige. |
| Ansprechpartner | Mindestens eine aktive Zugehörigkeit mit der Rolle Ansprechpartner |
| Teilnehmer | Aktive Zugehörigkeit als Kursteilnehmer, Kurse bzw. Zertifikate in der Historie – oder keine aktive Zugehörigkeit als Ansprechpartner, etwa eine Person ohne Firma |
Aktive Mitarbeiter erscheinen deshalb nie unter Teilnehmer oder Ansprechpartner, auch wenn sie Kurse besucht haben. Ehemalige mit einer neuen Firma stehen zweimal im Baum: unter Ehemalige und unter Teilnehmer bzw. Ansprechpartner.
Soll ein reiner Ansprechpartner an einem Kurs teilnehmen, schalten Sie an seiner Zugehörigkeit Kursteilnehmer ein. Mehr zu Kursbuchungen im Kapitel Schulungen.
Person löschen
PERSONENLöschen verschiebt die Person unter „Gelöschte“. Sie bleibt in der Datenbank; derselbe Knopf stellt sie dort wieder her. Nicht möglich ist das bei Personen mit Kursen oder Zertifikaten sowie bei Mitarbeitern und Subunternehmern. Personendaten endgültig unkenntlich machen Sie über den Datenschutz.