Kundenportal
Firmenkunden einladen
Ins Portal kommt nur, wen Sie einladen: eine Kontaktperson einer Firma, mit ihrer Firmen-Mail als Anmeldeadresse.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Kundenportal für Schulungsanbieter
Wer kann eingeladen werden?
Das Portal ist für Firmenkunden. Eine Registrierung gibt es nicht – jeder Zugang beginnt mit einer Einladung aus HEROS. Eingeladen wird immer eine Kontaktperson einer Firma:
- Die Person braucht bei dieser Firma eine Firmen-Mail. Sie ist ihre Anmeldeadresse im Portal.
- Eine Anmeldeadresse gehört genau einer Person. Ist sie schon jemand anderem mit Portalzugang zugeordnet, setzt HEROS den Zugang nicht und meldet „Anmeldeadresse vergeben“.
- Ist die Firma gesperrt oder deaktiviert, hat niemand von ihr Portalzugang.
Einladung senden
- Die Firma öffnen und im Menüband auf KundePersonen klicken. Es öffnet sich „Kontaktpersonen verwalten“.
- Die Person in der Liste auswählen. Unter Firmenangaben muss bei Email ihre Firmen-Mail stehen.
- Falls Sie etwas geändert haben: speichern, auch die Firma. Solange Änderungen offen sind, ist der Knopf gesperrt.
- Auf Einladung senden klicken.
- HEROS öffnet eine fertige E-Mail an die Firmen-Mail, Betreff „Ihr Zugang zum Kundenportal von …“. Prüfen und senden.
Sobald die E-Mail verschickt ist, setzt HEROS den Portalzugang und merkt sich das Datum. Den Schalter Portal müssen Sie dafür nicht vorher einschalten.
Die E-Mail enthält einen persönlichen Link. Damit legt die Person beim ersten Öffnen ihr Passwort fest. Der Link ist 14 Tage gültig und nur einmal einlösbar. Hat die Person schon ein Konto im Portal, enthält die E-Mail stattdessen die Adresse der Anmeldeseite.
Kein Mailserver eingerichtet?
Dann legt HEROS den Einladungslink in die Zwischenablage und sagt Bescheid. Senden Sie ihn ausschließlich an die Firmen-Mail der Person – der Link legt das Passwort für genau diese Adresse fest.
Die gesendete Einladung steht im Mailprotokoll. Ist der Link abgelaufen, senden Sie einfach eine neue Einladung.
Am Schlüssel erkennen, wer Zugang hat
In der Liste der Kontaktpersonen zeigt eine schmale Spalte ein Schlüssel-Symbol, ebenso der Bereich Portal neben dem Schalter. Fahren Sie mit der Maus darüber, steht der genaue Stand dort:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Schlüssel blass | „Kein Portalzugang“ – oder die Firma ist gesperrt bzw. deaktiviert |
| Schlüssel kräftig | „Portalzugang, zuletzt eingeladen am …“ bzw. „Portalzugang, noch keine Einladung“ |
| Schlüssel durchgestrichen | „Zugang widerrufen am …“ |
Zugang widerrufen
Schalten Sie bei der Person den Schalter Portal (Zugang) aus und speichern Sie. Der Schlüssel erscheint durchgestrichen, die Person kann sich nicht mehr anmelden.
Auch wenn die Zugehörigkeit einer Person zur Firma endet, endet ihr Portalzugang. Wird sie später wieder aktiv, bekommt sie den Zugang nicht automatisch zurück.
Soll die Person wieder ins Portal: Schalter einschalten, speichern, dann erneut Einladung senden. Bei widerrufenem Zugang ist der Knopf gesperrt, bis Sie das getan haben.
Firmen-Mail geändert
Das Portalkonto hängt an der Anmeldeadresse. Ändern Sie die Firmen-Mail einer Person mit Portalzugang, weist HEROS beim Speichern darauf hin: Für den Zugang ist eine neue Einladung nötig. Wird die Firmen-Mail gelöscht, ist der Portalzugang nicht mehr nutzbar, bis wieder eine Adresse eingetragen und neu eingeladen ist.
Ändert die Firma selbst eine Firmen-Mail über das Portal, sehen Sie das vorher in den Web-Anfragen – siehe Personenmeldungen übernehmen.