Ablegen
Ziehen, loslassen, fertig.
Kein zweites Programm, keine Ordnerstruktur auf einem Netzlaufwerk, die keiner pflegt. Das Dokument hängt an dem Auftrag, dem Kunden oder dem Mitarbeiter, zu dem es gehört – und ist dort, wo Sie ohnehin arbeiten.
- ✓Dokumentbereich in Vorgang, Kontakt, Mitarbeiter und Kurs
- ✓Drag & Drop aus dem Explorer, auch ganze Ordner
- ✓Anhänge direkt aus einer geöffneten E-Mail in Outlook
- ✓Eigene Ordner, Kopieren, Ausschneiden, Umbenennen wie im Explorer
- ✓Fotos aus der App ROPE-TIME landen automatisch im Vorgang
- ✓Große Fotos verkleinert HEROS beim Hochladen, auf Wunsch bleibt das Original
Automatisch
Belege legt HEROS selbst ab.
Wer druckt, archiviert schon. Jeder gedruckte Beleg liegt danach als PDF am Vorgang, benannt nach der Belegnummer.
- ✓Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften als PDF/A
- ✓Rechnungen mit eingebetteter E-Rechnung (ZUGFeRD), für öffentliche Auftraggeber zusätzlich die XRechnung
- ✓Eingangsrechnungen im unveränderten Original, auch aus der KI-Erkennung
- ✓Zertifikate, freigegebene Gefährdungsbeurteilungen und Anschreiben
- ✓Ein Schloss an der Belegnummer zeigt: versiegelt. Ein Warndreieck: Papierbeleg aufbewahren
- ✓Sammelmappe für die Buchhaltung: alle Belege eines Zeitraums als ZIP
Aufbewahrung nach GoBD
Versiegelt, versioniert, nachweisbar.
Ein Beleg, der Ihr Haus verlassen hat, darf sich nicht mehr ändern. HEROS sorgt dafür – und kann es Ihrem Steuerberater und dem Prüfer zeigen.
Versiegelt
Mit dem Druck bzw. dem Abschluss versiegelt HEROS den Beleg. Sein Inhalt lässt sich danach nicht mehr überschreiben.
Aufbewahrungsfrist
Rechnungen, Gutschriften und Eingangsrechnungen 10 Jahre, Angebote und Auftragsbestätigungen 6 Jahre – je Belegart hinterlegt.
Versionen statt Überschreiben
Ein Nachdruck wird eine neue Version. Die frühere bleibt unverändert und lässt sich jederzeit öffnen.
Prüfsumme
Jede Datei trägt eine SHA-256-Prüfsumme. „Integrität prüfen“ zeigt, ob sie seit dem Hochladen verändert wurde.
Protokoll
Die Dokumenthistorie zeigt, wer ein Dokument wann hochgeladen, versiegelt oder neu versioniert hat. Sie ist schreibgeschützt.
Nichts geht verloren
Gelöschte Dateien bleiben im Archiv und lassen sich wiederherstellen. Endgültig löscht nur das Datenschutz-Modul.
Speicherort
In Deutschland. Jede Nacht gesichert.
Die Dokumente liegen immer auf Servern von HYPERACTIVES bei Hetzner in Deutschland – auch dann, wenn HEROS selbst in Ihrem Betrieb läuft. So hängt Ihr Archiv nicht an einer Festplatte im Büro.
- ✓Server bei Hetzner in Deutschland, betreut von HYPERACTIVES
- ✓Automatische Datensicherung jede Nacht um 2 Uhr
- ✓Dokumente bleiben gespeichert, bis Ihr Betrieb sie löscht
- ✓Mitarbeiterdokumente mit eigenen Rechten: ansehen, hinzufügen, bearbeiten, löschen
- ✓Verfahrensdokumentation zum DMS auf Anfrage
Häufige Fragen zum DMS
Ist das DMS ein Zusatzmodul?
Nein. Die Dokumentenablage ist Teil von HEROS. Jeder Vorgang, jeder Kontakt, jeder Mitarbeiter und jeder Kurs hat seinen Dokumentbereich.
Ist die Ablage GoBD-konform?
HEROS unterstützt die GoBD-gerechte Aufbewahrung: Belege werden beim Drucken bzw. Abschließen versiegelt, ihr Inhalt lässt sich danach nicht mehr ändern, jede Datei trägt eine Prüfsumme, und HEROS protokolliert, was mit ihr geschieht. GoBD-konform ist am Ende das Verfahren in Ihrem Betrieb; die Verfahrensdokumentation zum DMS erhalten Sie auf Anfrage.
Wo liegen die Dokumente?
Immer auf Servern von HYPERACTIVES bei Hetzner in Deutschland – auch dann, wenn HEROS selbst in Ihrem Betrieb läuft. Gesichert wird jede Nacht um 2 Uhr.
Wie lange bleiben Dokumente gespeichert?
Bis Ihr Betrieb sie löscht. Für personenbezogene Daten gibt es in HEROS das Datenschutz-Modul mit Löschfristen und Anonymisierung.
Was passiert, wenn ich einen Beleg erneut drucke?
HEROS legt eine neue Version an, die bisherige bleibt unverändert erhalten. Ist der Nachdruck inhaltlich gleich, entsteht keine neue Version.
Kann ich E-Mails und Anhänge aus Outlook ablegen?
Ja. Anhänge ziehen Sie direkt aus der geöffneten E-Mail in den Dokumentbereich, ohne sie vorher zu speichern.
Schritt für Schritt erklärt im Handbuch: Dokumente ablegen.