Finanzen und Buchhaltung
Zahlungen zuordnen
Jeder Bankumsatz gehört zu einer Rechnung, einer Gutschrift oder einem Sachkonto. HEROS schlägt die passende Zuordnung vor, Sie prüfen und speichern – daraus entsteht die Buchung.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Buchhaltung & Belege
Zwei Wege zur Zuordnung
- Einzeln: Doppelklick auf einen Umsatz in der rechten Liste – oder Rechtsklick und Zuordnung.
- Im Zuordnungsmodus: Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Zahlungszuordnung auf den Umschalter. Rechts stehen dann nur noch Umsätze, die noch nicht vollständig zugeordnet sind, links nur noch offene Belege. Nach jedem Speichern verschwindet der erledigte Umsatz aus der Liste – so arbeiten Sie den Stapel von oben nach unten ab. Ein zweiter Klick auf den Umschalter beendet den Modus.
Das Zuordnungsfenster
Oben stehen Datum, Kontakt, Betrag und Verwendungszweck des Umsatzes. Darunter listet HEROS seine Vorschläge:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Treffer | Wie sicher der Vorschlag ist, in Prozent. Fahren Sie mit der Maus darüber, steht dort, warum HEROS ihn gefunden hat. |
| Datum | Belegdatum |
| Buchungskonto | Personenkonto des Kunden oder Lieferanten – oder ein Sachkonto, z. B. für Bankgebühren |
| Buchungstext | Vorbelegt, z. B. „Zahlung auf …“ oder „Skonto auf …“ |
| Offen | Was beim Beleg noch offen ist. Rot hinterlegt heißt: Zum Kontakt gibt es keinen offenen Beleg – vermutlich ist die Rechnung noch nicht erfasst. |
| Zuordnen | Welcher Teil des Umsatzes auf diese Zeile geht |
Unten zeigt HEROS Summe zugeordnet und Nicht zugeordnet. Steht bei „Nicht zugeordnet“ null, erscheint ein Häkchen.
- Vorschläge prüfen. Passt einer nicht, markieren Sie ihn und klicken Zeile löschen.
- Fehlt ein Beleg, markieren Sie ihn links in der Belegliste und klicken Ausgewählten hinzufügen.
- Gehört der Betrag zu keinem Beleg – etwa Kontoführungsgebühren –, klicken Sie Sonstige hinzufügen und wählen in der Spalte Buchungskonto das Konto.
- Beträge in der Spalte Zuordnen bei Bedarf anpassen.
- Speichern klicken. Mit Vorheriger und Nächster blättern Sie zum nächsten Umsatz.
Wie HEROS Vorschläge findet
HEROS prüft jeden Umsatz nach mehreren Regeln, die stärksten zuerst:
| Merkmal | So funktioniert es |
|---|---|
| Eigene Überweisung | Haben Sie aus HEROS überwiesen, liefert die Bank die Referenz der Überweisung zurück. HEROS erkennt den Ausgang daran sicher als Zahlung auf die Eingangsrechnung. |
| Rechnungsnummer im Verwendungszweck | Ihre Rechnungs-, Gutschrifts- oder Mahnungsnummer steht im Verwendungszweck – auch nur als Ziffernfolge. |
| Lieferantenreferenz | Bei Ausgängen sucht HEROS die Rechnungsnummer des Lieferanten (Spalte Fremd-Nr.) im Verwendungszweck, auch mit vorangestelltem Kürzel wie „RE 20220085“ oder „Invoice …“. |
| Betrag und Name | Betrag passt genau und der Name des Zahlers passt zum Kontakt. |
| Nur Betrag | Betrag passt, sonst nichts – niedrigere Trefferquote. |
| Kartenzahlungen | Ohne Verwendungszweck rät HEROS über Händlername, zeitliche Nähe und ungefähren Betrag, auch bei Rechnungen in Fremdwährung. |
Skonto, Mahngebühr, Teilzahlung
- Skonto: Hat der Beleg Skonto und läuft die Skontofrist noch, ergänzt HEROS eine Zeile „Skonto auf …“ mit dem Abzug. Gebucht wird er auf das Skontokonto. Maßgeblich ist die Frist am Tag der Zuordnung – ordnen Sie Skontozahlungen deshalb zeitnah zu.
- Mahngebühr: Wurde eine Rechnung gemahnt, ergänzt HEROS die Gebühr als eigene Zeile.
- Teilzahlung: Tragen Sie in Zuordnen weniger ein als offen ist. Der Rest bleibt beim Beleg offen.
- Gutschrift verrechnet: Zahlt ein Kunde eine Rechnung abzüglich einer Gutschrift, steht die Gutschrift als Minderung in derselben Zuordnung.
HEROS lernt mit
Buchen Sie Umsätze eines Zahlungsempfängers immer auf dasselbe Sachkonto – etwa Gebühren Ihrer Bank –, merkt sich HEROS das aus Ihren Zuordnungen der letzten 24 Monate. Die Zeile für die freie Zuordnung ist dann schon mit diesem Konto vorbelegt; der Tooltip in der Spalte Treffer nennt dann „Konto via: Lernregel“. Ebenso erkennt HEROS Bestellnummern wieder, die schon in einer früheren Zahlung vorkamen. Einrichten müssen Sie nichts.
Rückfragen beim Speichern
- Buchung ohne Beleg: „Zu diesem Kontakt liegt kein offener Beleg vor – vermutlich ist die Rechnung noch nicht erfasst.“ Meist ist Nein richtig: Erfassen Sie zuerst die Rechnung.
- Bitte bestätigen: Keine Zeile hat mindestens 50 % Treffer. Prüfen Sie die Zuordnung noch einmal.
- Buchungskonto fehlt: Eine Zeile hat kein Konto. Wählen Sie eines aus.
Umsätze ohne Buchung
Mit Nicht relevant markieren Sie einen Umsatz als erledigt, ohne dass eine Buchung entsteht. Das geht nur, solange kein Vorschlag eine nennenswerte Trefferquote hat. Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, welche Umsätze Sie so markieren.
Zuordnung ändern oder aufheben
- Umsatz außerhalb des Zuordnungsmodus doppelklicken. Das Fenster zeigt die gespeicherte Zuordnung.
- Zeile löschen, gegebenenfalls neu zuordnen, Speichern.
- War die Buchung schon an den Steuerberater exportiert, fragt HEROS „Storno exportierter Buchungen“. Mit Ja entsteht eine Gegenbuchung, die im nächsten DATEV-Export mitgeht. Gelöscht wird eine exportierte Buchung nie.
Belege miteinander verrechnen
Ohne Bankumsatz verrechnen Sie zum Beispiel eine offene Rechnung mit einer Gutschrift desselben Kontakts: Rechtsklick auf den Beleg links, Verrechnen mit .... Im Fenster fügen Sie mit Ausgewählten Beleg weitere Belege hinzu – oder mit Ausgewählten Bank-Eintrag einen Umsatz –, tragen die Beträge in Verrechnen ein und speichern. Verrechnen lassen sich nur Belege desselben Kontakts.
Eingangsrechnung über ein Sachkonto ausgleichen
Hat ein Dritter eine Eingangsrechnung bezahlt – etwa Ihre Bank bei einem finanzierten Kauf –, gibt es keinen Umsatz zum Zuordnen. Dann gleichen Sie die Rechnung gegen ein Sachkonto aus, zum Beispiel das Darlehenskonto.
- In der Belegliste links Eingangsbelege wählen, dann Rechtsklick auf die Rechnung und Über Sachkonto ausgleichen ….
- Sachkonto, Datum, Betrag und Buchungstext eintragen. Vorbelegt sind das heutige Datum und der offene Betrag; weniger geht, mehr nicht.
- Ausgleich buchen klicken.
HEROS bucht Lieferant an Sachkonto ohne Umsatzsteuer, der offene Betrag der Rechnung sinkt entsprechend. Das geht nur bei gebuchten Eingangsrechnungen in Euro. Mit Sachkonto-Ausgleich zurücknehmen heben Sie den Ausgleich wieder auf; war er schon an DATEV exportiert, entsteht eine Gegenbuchung mit heutigem Datum. Die späteren Raten ordnen Sie wie jeden Umsatz über Sonstige hinzufügen einem Sachkonto zu – wie Tilgung und Zinsen aufzuteilen sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Rechnungen in Fremdwährung
Ordnen Sie einer Rechnung in Fremdwährung eine Zahlung zu, stellt HEROS den Beleg auf den tatsächlich abgebuchten Euro-Betrag um und vermerkt die Fremdwährung in der Bemerkung. Der Beleg gilt dann als bezahlt.