Schulungen und Zertifikate
Erinnerungsassistent
Der Erinnerungsassistent findet die Zertifikate aus Ihren Kursen, die in den nächsten drei Monaten ablaufen, und bereitet je buchender Firma eine E-Mail mit eigener Kursauswahl-Seite vor.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Schulungs- und Zertifikatsmanagement
Was der Assistent zeigt
Sie öffnen den Assistenten im Modul Personen über PERSONENErinnerungs- assistent. Er listet Zertifikate, die
- aus Ihren eigenen Kursen stammen und über einen Beleg einer Firma gebucht wurden,
- noch gültig sind und in den nächsten drei Monaten ablaufen,
- nicht durch ein anderes Zertifikat der Person ersetzt sind, das länger gilt.
Interne Schulungen Ihrer Mitarbeitenden, Fremdzertifikate und WINDA-Importe erscheinen nicht. Ebenfalls nicht dabei sind inaktive Firmen und Firmen, die Sie mit Nicht mehr erinnern ausgeschlossen haben.
Die Liste ist nach Firma, Person und Zertifikat gegliedert. Die Spalten Gültig bis (min.) und in Tagen zeigen das früheste Ablaufdatum. Bei höchstens 60 Tagen färbt HEROS den Wert als Warnung, bei höchstens 30 Tagen als dringend. Die Statuszeile unten zählt „Firmen / Personen / Zertifikate“.
| Zeichen | Bedeutung |
|---|---|
| ⟳ | Für dieses Zertifikat wurde schon einmal erinnert – „Zuletzt erinnert: …“ |
| 📅 | Die Person ist bereits für einen kommenden Kurs gebucht. Der Tooltip sagt, ob dieser Kurs das Zertifikat abdeckt („Bereits gebucht: …“) oder ein anderer ist („Gebucht: … (anderer Kurs)“). |
Eine Erinnerung verschicken
- Die Firma in der Liste markieren. Mit den Kästchen wählen Sie, welche Personen und Zertifikate in die Erinnerung kommen.
- Unten unter „Empfänger auswählen...“ den Ansprechpartner wählen. Vorbelegt ist der Hauptansprechpartner der Firma oder der Ansprechpartner aus dem Beleg, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Zur Auswahl stehen alle aktiven Ansprechpartner der Firma.
- Mit Vorschau die Erinnerungsseite im Browser ansehen.
- Auf E-Mail erstellen klicken. HEROS öffnet einen E-Mail-Entwurf „Auffrischung Zertifikate – Firma“ mit Anrede und dem Link zur Erinnerungsseite.
- Die E-Mail prüfen und senden.
E-Mail erstellen ist erst aktiv, wenn ein Empfänger gewählt ist. Auf der Erinnerungsseite sieht der Empfänger die betroffenen Mitarbeitenden mit Zertifikat und Ablaufdatum und kann direkt die gewünschten Kurse auswählen.
Bereits erinnert: die 28-Tage-Sperre
Erst wenn die E-Mail tatsächlich gesendet ist, merkt sich HEROS bei jedem enthaltenen Zertifikat das Datum der Erinnerung. Für 28 Tage verschwinden diese Zertifikate aus der Liste, damit niemand doppelt erinnert. Mit Bereits erinnerte blenden Sie sie wieder ein.
Die Ansicht steuern
- Aktualisieren lädt die Liste neu.
- Alle aufklappen und Alle zuklappen öffnen bzw. schließen alle Firmen.
- Nur dringende klappt nur die Firmen auf, bei denen ein Zertifikat in höchstens 30 Tagen abläuft.
Eine Firma ausschließen
Möchte eine Firma keine Erinnerungen, markieren Sie sie und klicken auf Nicht mehr erinnern. Nach der Rückfrage erscheint die Firma dauerhaft nicht mehr im Assistenten.
Lizenz
Den Assistenten öffnen und die Liste ansehen kann jeder Benutzer mit Zugang zum Modul Personen. Vorschau und E-Mail erstellen brauchen die Lizenz für den Erinnerungsassistenten. Ohne sie meldet HEROS „Demo-Modus“ mit dem Hinweis, sich an den Vertrieb zu wenden.
Mit der Lizenz Kundenportal
Mit dem Kundenportal richtet sich der Assistent nach dem Portal und zeigt je Firma die Personen, die heute zu ihr gehören, mit allen Zertifikaten, die in den nächsten 90 Tagen ablaufen oder seit höchstens 90 Tagen abgelaufen sind – auch Fremdzertifikate. Ehemalige stehen grau in der Liste und werden nicht erinnert, abbestellte Erinnerungen fehlen. Vorschau entfällt. E-Mail erstellen öffnet die Mail „Ablaufende Zertifikate und Portalzugang – Firma“ mit dem Link zum Kundenportal; ohne Link heißt sie „Ablaufende Zertifikate – Firma“.