Kalender und Planung
Räume planen
Schulungsräume, Hallen und Hallenteile haben eigene Zeilen im Sachkalender. So legen Sie Räume an, legen Schulungen hinein und sehen auf einen Blick, wann ein Raum belegt ist.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Planung & Projekte
Räume anlegen
Räume pflegen Sie im Programmmenü unter StammdatenRäume. Anlegen fügt eine Zeile hinzu, Speichern übernimmt die Änderungen, Verwerfen holt den gespeicherten Stand zurück.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name des Raums, etwa „Halle“, „Hallenteil A“ oder „Schulungsraum 1“. Jeder Name kommt an einem Standort nur einmal vor. |
| Standort | Die Adresse, an der der Raum liegt. Die Adressen Ihrer eigenen Firma stehen oben. Jede andere Adresse aus den Kontakten geht auch, etwa ein fremdes Schulungszentrum, in dem Sie regelmäßig schulen. |
| Kapazität | Wie viele Personen der Raum fasst. Leer heißt unbegrenzt. |
| Reihenfolge | Reihenfolge der Räume eines Standorts im Kalender und im Kursformular |
| Aktiv | Nur aktive Räume stehen im Kalender und im Kursformular zur Wahl. |
- Eine Halle und ihre Hallenteile legen Sie als einzelne Räume an. HEROS koppelt sie nicht: Ist die Halle belegt, gelten die Hallenteile trotzdem als frei.
- Ein Schulungsort ohne Unterteilung bekommt einen Raum, etwa „Schulungszentrum“. Erst dann hat er eine Zeile im Sachkalender und steht im Kursformular bei den Räumen.
- Löschen lässt sich nur ein Raum, in dem noch nie ein Termin lag; sonst meldet HEROS, dass er sich nur deaktivieren lässt. Deaktivieren geht erst, wenn kein künftiger Termin mehr im Raum liegt. HEROS nennt diese Termine.
Räume im Sachkalender
Jeder aktive Raum hat eine eigene Zeile im Sachkalender unter dem Kalender, über den Arbeitsmitteln und nach Standort sortiert. Gibt es mehr als einen Standort, steht hinter dem Namen die Straße, etwa „Halle · Musterstraße 5“. Auf der Zeile stehen alle Schulungen und Termine in diesem Raum.
Zwei Termine zur selben Zeit im selben Raum sind erlaubt, etwa zwei Kurse mit einem Ausbilder. HEROS sperrt nichts; die Belegung sehen Sie auf der Zeile und im Kursformular.
Rechts im Kalender steht die Liste Räume über der Liste Arbeitsmittel. Beide sind anfangs eingeklappt. Hinter jedem Raum steht seine Kapazität, etwa „fasst 12“.
Eine Schulung in einen Raum legen
Ein Raum gilt immer für alle Tage einer Schulung. Es gibt drei Wege:
- Im Kursformular: im Feld Ort/Raum den Raum wählen – siehe Ort und Raum.
- Aus der Liste: den Raum aus der Liste Räume rechts auf die Schulung im Kalender oben ziehen. Bei einer erledigten Schulung lässt sich der Raum nicht mehr ändern.
- Neue Schulung im Raum: oben in die Zeile des Ausbilders klicken oder ihn links in der Kalenderauswahl anklicken. Dann den Kurs aus Kurse allgemein oder Kurstermine setzen auf die Zeile des Raums ziehen. Die Schulung steht danach unten im Raum und oben beim Ausbilder. Ist kein Ausbilder gewählt, meldet HEROS „Kein Ausbilder“ und legt nichts an.
Bei Kurstermine setzen kommen die Plätze nur in eine Schulung desselben Kurses in diesem Raum; die Zeile, auf der Sie ablegen, entscheidet.
Den Raum wechseln
Ziehen Sie die Schulung im Sachkalender auf die Zeile eines anderen Raums. HEROS wechselt den Raum an allen Tagen, Ausbilder und Arbeitsmittel bleiben. Die Zeit ändert sich dabei nie, auch wenn die Maus seitlich wandert: Tag und Uhrzeit verschieben Sie oben in der Zeile des Ausbilders, unten wandert die Schulung mit.
Ganz aus dem Raum nehmen Sie eine Schulung nur im Kursformular, indem Sie dort einen anderen Ort wählen.
Einen Raum blockieren
Für Umbau, Reinigung, Prüfung oder eine Vermietung klicken Sie in der Zeile des Raums doppelt auf eine freie Stelle. Es entsteht ein sonstiger Termin in diesem Raum, mit der Adresse des Raums als Ort. Er darf auch eine Serie sein, etwa jeden Montag.
- Ein sonstiger Termin kommt auch im Terminfenster in einen Raum: den Raum unter In Kalender(n): dazunehmen. Ein Termin belegt höchstens einen Raum.
- Hängen Mitarbeitende am Termin, verschieben Sie ihn zeitlich oben in deren Zeile. Ohne Mitarbeitende ziehen Sie ihn unten frei.
- Räume sind keine Arbeitsmittel: Ein Arbeitsmittel lässt sich nicht auf die Zeile eines Raums ziehen.
Was Ihre Kunden sehen
Auf der Anmeldebestätigung, im Kundenportal und auf Ihrer Website steht die Anschrift des Standorts, nie der Raum. Der Raum kann sich bis zum Schulungstag noch ändern, die Anschrift bleibt.
Gleiche Raumnamen an zwei Standorten
Haben zwei Standorte einen „Raum 1“, unterscheiden Sie sie in HEROS an der Straße hinter dem Namen, Ihre Kunden an der Anschrift. Liegen zwei Standorte in verschiedenen Städten in gleichnamigen Straßen mit gleicher Hausnummer, benennen Sie die Räume eindeutig, etwa „Raum 1 Nord“.