Verwaltung
Grundeinstellungen
In den Globalen Einstellungen legen Sie fest, wie HEROS in Ihrem Betrieb arbeitet – von Archivierung und Kalkulation über Feiertage und Mailserver bis zur Steuerberater-Adresse. Dazu kommen Firmenangaben und Belegtypen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Warum HEROS
Globale Einstellungen öffnen
- Im Programmmenü (Knopf ganz links im Menüband) den Reiter Stammdaten wählen.
- Auf Globale Einstellungen klicken. Dafür brauchen Sie das Recht Settings.
- Werte ändern und oben rechts auf Speichern klicken. Verwerfen nimmt alle ungespeicherten Änderungen zurück.
Passt eine Angabe nicht, speichert HEROS nichts und listet unter „Speichern nicht möglich. Folgende Probleme wurden festgestellt:“ auf, was zu korrigieren ist – zum Beispiel ein Bankkonto ohne IBAN.
Die Bereiche im Überblick
Die Seite ist in Bereiche gegliedert, die Überschriften stehen in Großbuchstaben. Neben jedem Feld steht grau eine Erklärung.
| Bereich | Wichtige Einstellungen |
|---|---|
| VORGÄNGE | Autoarchiv EK und Bei RE ausblenden – ob Einkaufsvorgänge automatisch archiviert und Vorgänge nach der Rechnung bis zur Fälligkeit ausgeblendet werden |
| KONTAKTE | Filialen nutzen, Zielstandard (Zahlungsziel bei Kundenneuanlage), Vorkasse |
| BELEGERSTELLUNG | Was unter Artikelpositionen gedruckt wird (Kategorie, Hersteller, Lieferdauer …), Seriennummern, Kalkulation (Artikel-Marge, Handlungskosten, KM-Schwelle, Fahrtkosten), Positionsautomatik bei Kursen |
| E-RECHNUNG / OZG-RE | OZG-RE-Eingang – Ihre eigene Einreichungsadresse für Rechnungen an Behörden |
| GTIN/EAN | Ländercode und Herstellercode für eigene GTIN |
| KALENDER | Startzeit, Standarddauer, Standardort, Feiertage (Bundesländer, Mehrfachauswahl), Projektangebote |
| PERSONEN | Duplikatkontrolle, FISAT-Auto-Prüfung |
| KUNDENPORTAL | Nur mit gebuchtem Kundenportal – siehe Kapitel Kundenportal |
| STORNOGEBÜHREN | Staffel aus Tagen vor Schulungsbeginn und Prozent vom Preis, mit Neue Gebühr und Löschen |
| FINANZEN | OPOS-Schwelle, Mahnstufen (3 oder 4), Saldoanker und die EIGENEN BANKKONTEN – siehe Kapitel Finanzen und Buchhaltung |
| DATEV | Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenrahmen, Dauerbuch.-Automatik, Sammelkonten |
| ZEITKONTO / STEUERBERATER | Pausenabzug ab Stunde, Kurzpausen, Überstunden-Regeln, Vorgesetzte genehmigen und E-Mail Steuerberater – siehe Zeitkonto für Personal und Geschäftsführung |
| MAILSERVER | Zugang für den E-Mail-Versand aus HEROS – Mailserver einrichten |
| BASISEINHEITEN | Mengeneinheiten für Artikel, Leistungen, Kurse und sonstige Positionen. Ändern Sie diesen Bereich nur nach Rücksprache mit dem HEROS-Support. |
| REPORTDESIGNER | Öffnet das Layout eines Reporttyps direkt im Designer – Layout ohne Beleg bearbeiten |
Sachkontenrahmen nur am Anfang wählbar
Den Sachkontenrahmen (SKR03 oder SKR04) können Sie nur wählen, solange es noch keine Buchungen auf Sachkonten gibt. Legen Sie ihn deshalb gleich bei der Einrichtung zusammen mit Ihrem Steuerberater fest.
Einstellungen, die nur an diesem PC gelten
Einige Werte auf dieser Seite speichert HEROS nicht für den ganzen Betrieb, sondern nur für den Windows-Benutzer an diesem PC:
- im Bereich KALENDER: Startzeit, Standarddauer und Projektangebote
- im Bereich PERSONEN: Duplikatkontrolle
Sollen diese Werte bei allen gleich sein, stellen Sie sie an jedem Arbeitsplatz ein. Die Feiertage gelten dagegen für alle.
Mailserver einrichten
Über den Mailserver verschickt HEROS die E-Mails, die Sie in HEROS schreiben und senden. Die Zugangsdaten bekommen Sie von Ihrem E-Mail-Anbieter.
- Im Bereich MAILSERVER den Servername (Host) und den Port eintragen; 0 bedeutet Standardport. SSL nach Vorgabe des Anbieters einschalten.
- Benutzer – meist die E-Mail-Adresse – und Passwort des Postfachs eintragen.
- Speichern klicken.
- Auf Test-Email versenden klicken. HEROS schickt eine Testmail an die E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers und meldet „Der E-Mail-Versand scheint erfolgreich gewesen zu sein …“. Sehen Sie im Postfach nach, ob sie angekommen ist.
- Erscheint rot 587/STARTTLS (oder ggfs. 465/SSL) dringend empfohlen., verlangt Ihr Anbieter einen dieser Ports.
- Von (Standard) zeigt die Absenderadresse. Sie stammt aus den Firmenangaben (Feld EMail) – ändern Sie sie dort.
- Meldet HEROS, die Empfängeradresse sei ungültig, fehlt beim angemeldeten Benutzer eine gültige E-Mail-Adresse.
Firmenangaben
StammdatenFirmenangaben (Recht Settings) öffnet eine Liste mit den Daten Ihres Unternehmens, zum Beispiel Firma, GF, EMail, Handelsregister, Steuernummer, UStId, Adresse, Telefon und Bankverbindung. Die Felder tragen die internen Namen.
- Jede Änderung wird sofort gespeichert. Einen Speichern-Knopf gibt es hier nicht.
- In derselben Liste stehen die Verbindungsdaten zum Dokumentenserver. Ändern Sie diese nur nach Rücksprache mit dem HEROS-Support.
Belegtypen und Nummernkreise
StammdatenBelegtypen zeigt je Belegtyp das Kürzel, den Nummernkreis und die Nächste Nummer. Diese drei Angaben sind nur zur Ansicht – die Nummern vergibt HEROS selbst.
Einstellen können Sie hier je Belegtyp die Wiedervorlage in … Tagen für den Vorgang; 0 schaltet sie ab. Mehr dazu im Kapitel Vorgänge und Belege.