Schulungs- und Zertifikatsmanagement – FISAT, GWO und eigene Kurse in einem System Vom Kursplatz zum Zertifikat.
„Bestanden“ eintragen – und die Zertifikate entstehen automatisch mit Gültigkeit. Und Ihre Firmenkunden buchen auf Wunsch selbst – im Kundenportal mit Ihrem Logo.
Kurskatalog und Zertifikatsstamm
Einmal sauber definiert – überall richtig.
Kurse
Titel, Abkürzung, Dauer in Tagen, maximale Teilnehmerzahl, Inhalt, Web-Kurztext und der Schalter für externe Prüfer. Kursunterlagen direkt am Kurs.
Module mit Preisen
Grundpreis je Modul, Aufpreise für Leih-PSAgA, englische Unterlagen und Wochenende, GWO-Code und die Zertifikate, die beim Bestehen entstehen.
Zertifikatskatalog
Deutsch und Englisch, Vorschriften, Gültigkeit in Monaten, Refresher-Kennzeichen, FISAT-Level und GWO-Zuordnung – und welches Zertifikat welches abdeckt.
Storno-Staffel
Prozent je Tage vor Kursbeginn – HEROS rechnet die Gebühr bei jedem Storno selbst.
Positionsautomatik
Stornogebühr, Leih-PSAgA, mehrsprachige Unterlagen, Wochenendzuschlag und Fahrtkosten laufen automatisch als eigene Positionen.
Kursrabatt je Firma
Ein firmenspezifischer Schulungsrabatt greift automatisch auf jeder Kursposition.
Termine, Ausbilder, Teilnehmer
Kurs auf die Ausbilderzeile ziehen. Teilnehmer rein. Fertig geplant.
Kurstermine liegen im Zentral-Kalender neben Projekten und Abwesenheiten – der ganze Schulungsablauf läuft auf dem Termin.
Termine aus dem Katalog
Per Drag & Drop auf die Ausbilderzeile. Mehrtägige Kurse überspringen Wochenenden und Feiertage; Betreff, Ort und Ausbilder gelten für alle Tage.
Verkaufte Plätze terminieren
Noch nicht terminierte Kursplätze aus Angeboten und Aufträgen landen per Drop im passenden Kurs – bei mehreren Kandidaten mit Auswahl.
Ausbilder, die wirklich können
Zur Auswahl stehen nur Ausbilder ohne Projektschicht, Urlaub oder eigene Teilnahme an den Kurstagen. Leitet einer parallel einen anderen Kurs, zeigt HEROS ein Warndreieck.
Plätze ohne Namen
Firmen buchen erst Plätze, die Namen kommen später. Teilnehmer werden per Suche zugewiesen – neue Personen direkt angelegt und der buchenden Firma zugeordnet.
Eigene Mitarbeiter schulen
Ohne Beleg gebucht, mit Modulempfehlung aus der Zertifikatshistorie. Passt ein Modul nicht zum FISAT-Level, gibt es einen Hinweis.
Kapazität im Griff
Belegung „gebucht/Max“ im Kalenderbalken, Überbuchung mit „!“ markiert – ein einzelner Platz geht bewusst mit Umschalt. Stornierte Plätze zählen nicht.
Storno mit Staffel
Storno mit Datum, Gebühr automatisch aus dem Kurspreis, bearbeitbar oder zurücknehmbar – und auf der Folgerechnung als eigene Position.
Zusätze je Buchung
Leih-PSA, englische Unterlagen und Zertifikatszusätze, die sich auf alle Buchungen derselben Firma übertragen lassen.
Kein Kurs geht verloren
Ein Kurstermin mit namentlich gebuchten Teilnehmern lässt sich nicht löschen.
Vom Kurs zum Zertifikat
„Bestanden“ – und das Zertifikat ist da.
Nach Kursende tragen Sie bestanden oder nicht bestanden ein. Für jedes Zertifikat des Moduls entsteht automatisch das Personen-Zertifikat – ausgestellt am Kurstag, gültig nach den Monaten aus dem Katalog.
- ■GWO-Refresher bis zu zwei Monate vor Ablauf: Die neue Gültigkeit beginnt am alten Ablaufdatum – kein Tag geht verloren.
- ■Gespeicherte Bewertungen sind gesperrt; zurücksetzen darf nur, wer das Recht dazu hat.
- ■Bei Kursen mit externen Prüfern entfällt der eigene Zertifikatsdruck.
Anmeldebestätigung
Je Firma oder einzeln, als PDF per Mail an den Ansprechpartner – mit „versandt“-Status je Teilnehmer.
Teilnehmerliste
Name, Geburtsdatum, Anschrift, Firma, Kontakt, Ausbilder und Datum – mit Warnung bei offener Vorkasse.
Zertifikate
Deutsch und Englisch, mit Vorschriften, Ausweisnummer, QR-Code, Unterschrift des Ausbilders und Logo. Jedes PDF liegt am Personen-Zertifikat und geht auf Wunsch per Mail raus.
Etiketten und Ausweise
Etiketten mit QR-Code, Ausweiskarten mit Foto, Geburtsdatum und Firma – fehlende Fotos meldet HEROS. Rückseiten-Rohlinge vorab drucken.
Druckstatus
Je Buchung sehen Sie, ob Zertifikat, Etikett und Ausweis schon gedruckt sind – „nur neue“ druckt den Rest.
Ausweisnummer finden
Jahr, Tag, Teilnehmer und Prüfziffer – im Personenmodul findet „#“ plus Nummer die Person sofort.
Personen und Zertifikate
Jede Person einmal. Jedes Zertifikat mit Ampel.
Eine Person gibt es in HEROS genau einmal – auch wenn sie den Arbeitgeber wechselt oder für mehrere Firmen arbeitet. Ihre Zertifikate, Kurse und Kennungen gehen mit.
- ✓Gültig bis, Restwochen und Ampel je Zertifikat; abgedeckte Zertifikate in der bereinigten Sicht ausgeblendet
- ✓Fremdzertifikate mit PDF erfassen – mit Dublettenprüfung
- ✓FISAT-, WINDA-, IRATA- und ITRA-Nummer an der Person, WINDA-ID mit Format- und Dublettenprüfung
- ✓Zugehörigkeit zu Firmen mit Seit/Bis und den Rollen Ansprechpartner und Kursteilnehmer
- ✓Dubletten finden und zusammenführen, Zertifikat-PDFs gesammelt per Mail versenden
- ✓FISAT-Ausweis online prüfen – auf Wunsch nach jedem Speichern und gesammelt beim Öffnen eines FISAT-Kurses; gültige, fehlende Ausweise als Fremdzertifikat übernehmen
GWO und WINDA
WINDA aus HEROS heraus – ohne Abtippen im Portal.
Das GWO Management Center sitzt direkt im Planungs-Menü. Ein Zähler zeigt, wo noch etwas zu tun ist.
Upload
Offene GWO-Zertifikate aus Buchungen gehen gesammelt hoch, jede Zeile wird ausgewertet.
Kaufen und bestätigen
„Einträge kaufen“ bezahlt den Upload bei WINDA und bestätigt die Zertifikate – oder Sie verwerfen ihn.
Täglicher Abgleich
Einmal am Tag gleicht HEROS alle WINDA-IDs ab und setzt je Zertifikat das Statussymbol.
Historie abrufen
Die WINDA-Historie einer Person holen – auch automatisch nach der Personenanlage.
Kursliste
Die WINDA-Kursliste übernehmen; fehlende GWO-Zertifikate und Refresher-Abdeckung legt HEROS an.
Teilnehmer nachschlagen
WINDA-ID eingeben, Teilnehmer daraus anlegen. Der Upload-Status jeder Charge wird bei WINDA abgefragt.
Erinnerung vor Ablauf
Der Refresher verkauft sich nicht mehr von allein? Doch.
Der Erinnerungsassistent findet alle Zertifikate aus Ihren Kursen, die in den nächsten drei Monaten ablaufen – sortiert nach Firma, Person und Zertifikat. Daraus entsteht eine Erinnerungs-Mail mit eigener Seite, auf der der Kunde seine Kurse auswählt.
- ✓Erinnert wird die Firma, die den Kurs gebucht hat – über den passenden Ansprechpartner
- ✓Wer schon ein gültiges Nachfolge- oder abdeckendes Zertifikat hat, fällt heraus; bereits gebuchte Kurse werden angezeigt
- ✓Nach dem Versand 28 Tage Ruhe – keine doppelten Mails
- ✓Firmen lassen sich dauerhaft ausschließen
Website
Kurstermine raus, Buchungen rein.
Termine, Preise und freie Plätze kommen aus HEROS auf Ihre Website – keine zweite Tabelle, die jemand pflegen muss.
Per Klick auf die Website
„Mit Website synchronisieren“ lädt die Kurstabelle mit Preisen, Tooltips und Ampel für freie Plätze per FTP auf Ihren Webserver. Belegung für die Website auf Wunsch manuell erhöhen.
Oder per Web-API
Alternativ liest Ihre Website die Kursdaten direkt aus HEROS und zeigt sie in ihrer eigenen Gestaltung.
Volle Kontrolle
Pro Termin schalten Sie, ob er auf Website und Portal erscheint. Alle Kurstermine der nächsten zwölf Monate zusätzlich als CSV.
Kundenportal
Firmenkunden buchen selbst – Ihr Büro entscheidet.
Jede Eingabe im Portal ist eine Anfrage. Verbindlich wird sie erst, wenn Ihr Büro sie in HEROS übernimmt – Kunden schreiben nie direkt in Ihre Daten.
Zugang nur per Einladung
Die Einladung geht aus HEROS an Ansprechpartner der Firma – per Mail oder Zwischenablage, jederzeit entziehbar. Keine offene Registrierung.
Buchen, umbuchen, stornieren
Buchbare Termine mit Preisen, Zusatzleistungen und „Ihr Zeichen“ – Storno mit angezeigter Gebühr, Umbuchung auf einen anderen Termin.
Teilnehmer selbst pflegen
Neue Personen melden, Daten ändern, Ausgeschiedene abmelden, Erinnerungen abbestellen – Ihr Büro übernimmt mit einem Klick.
Historie und Zertifikate
Die Firma sieht ihre Buchungshistorie und lädt Zertifikate als PDF herunter.
Web-Anfragen in HEROS
Mit Zähler am Knopf: buchen auf eine bestehende oder neue Auftragsbestätigung, auf einen anderen Termin legen oder ablehnen. Überbuchung nur mit ausdrücklicher Zustimmung.
Ihr Logo, Ihre Farben, offene API
Logo, Schriften, Farben und Rechtstexte Ihres Schulungszentrums; eine eigene Adresse, die Ihre Website verlinkt. Dahinter eine öffentliche, dokumentierte API.
Das Kundenportal ist fertig und als Lizenzmodul „Kundenportal“ erhältlich – für Firmenkunden von Schulungszentren. Alles zum Kundenportal
Abrechnung
Vom Kurs direkt zur Rechnung.
Die Folgerechnung übernimmt Kursplätze, Zuschläge für Leih-PSAgA, mehrsprachige Unterlagen und Wochenende sowie Stornogebühren – ohne Abtippen. Mehr unter Buchhaltung & Belege.
- ✓Vorkasse-Rechnung automatisch als Entwurf, wenn Sie den Kursdialog schließen
- ✓Bezahlte, komplett geschulte und abgerechnete Vorkasse-Kurse archivieren sich selbst
- ✓Eine Kursbuchung rückt Fälligkeit und Wiedervorlage auf den Kursbeginn vor
- ✓Schulungsstatus je Vorgang – angeboten, noch zu schulen, teilweise geschult, komplett, „Termine setzen“
- ✓Kurstermine werden grau, wenn alle Plätze fakturiert und bewertet sind
- ✓Schulungsanalyse mit Kursverhältnis, Teilnehmerzahl und Umsatzreihe
Eigene Layouts
Ihre Zertifikate sehen aus wie Ihr Schulungszentrum.
Zertifikat, Etikett, Ausweis und alle anderen Ausdrucke passen Sie im integrierten Report-Designer an – im Basismodul enthalten. Bearbeiten dürfen die Benutzer, die Sie dafür freischalten lassen. HEROS ist keine Zertifizierungsstelle.
- ■Layouts unter eigenem Namen speichern
- ■Belege auch auf Englisch
- ■Fremdzertifikate mit PDF am Personen-Zertifikat
FAQ
Häufige Fragen zu Schulungen und Zertifikaten
Was kann HEROS, was Kursbuchungs-Tools und allgemeine ERP-Systeme nicht können?
Kursbuchungs-Plugins nehmen Buchungen an, erzeugen aber keine Rechnung, keine Storno-Staffel, kein Zertifikat, keinen WINDA-Upload und keinen Ausbilderkalender. Allgemeine ERP-Systeme kennen Artikel und Rechnungen, aber keine Personen-Zertifikate mit Gültigkeit, keine Refresher-Logik, kein FISAT und kein GWO. Excel-Teilnehmerlisten führen Zertifikate in Word und Ablaufdaten im Kopf. In HEROS ist der Kurs der Mittelpunkt: Termin, Teilnehmer, Zertifikat und Rechnung hängen daran.
Wie kommen Kurstermine von HEROS auf die Website des Schulungszentrums?
„Mit Website synchronisieren“ lädt die Kurstabelle mit Preisen, Tooltips und Ampel für freie Plätze per FTP auf Ihren Webserver. Alternativ liest Ihre Website die Kursdaten per Web-API direkt aus HEROS. Pro Termin schalten Sie, ob er auf Website und Portal erscheint.
Was passiert, wenn ein Teilnehmer bestanden hat?
Nach Kursende tragen Sie „bestanden“ ein. HEROS stellt für jedes Zertifikat des Moduls automatisch das Personen-Zertifikat aus – mit Ausstellungsdatum und Gültigkeit aus dem Zertifikatskatalog. Beim GWO-Refresher bis zu zwei Monate vor Ablauf beginnt die neue Gültigkeit am alten Ablaufdatum.
Können Schulungen mit eigenen Zertifikaten oder als externe Prüfung laufen?
Beides. Eigene Zertifikate druckt HEROS mit QR-Code, Ausweisnummer und Unterschrift des Ausbilders, dazu Etiketten und Ausweiskarten. Bei Kursen mit externen Prüfern, etwa FISAT, entfällt der eigene Zertifikatsdruck; Fremdzertifikate erfassen Sie mit PDF an der Person.
Wie arbeitet HEROS mit GWO und WINDA?
Das GWO Management Center lädt offene GWO-Zertifikate zu WINDA hoch, bezahlt und bestätigt die Einträge, ruft die WINDA-Historie von Personen ab und gleicht einmal täglich alle WINDA-IDs ab – mit Statussymbol je Zertifikat. Voraussetzung ist die WINDA-Live-Schnittstelle.
Wie behält HEROS ablaufende Zertifikate im Blick?
Im Personenmodul zeigt jedes Zertifikat Gültig bis, Restwochen und eine Ampel. Der Erinnerungsassistent findet alle Zertifikate aus Ihren Kursen, die in den nächsten drei Monaten ablaufen, und erzeugt eine Erinnerungs-Mail an die buchende Firma mit eigener Seite zur Kursauswahl – mit 28 Tagen Sperre gegen doppelte Mails.
Was können Firmenkunden im Kundenportal?
Kurse für ihre Mitarbeitenden buchen, auf einen anderen Termin umbuchen und mit angezeigter Gebühr stornieren, Teilnehmer melden, ändern und als ausgeschieden melden, die Buchungshistorie sehen und Zertifikate herunterladen. Jede Eingabe kommt als Anfrage nach HEROS und wird dort übernommen oder abgelehnt. Der Zugang erfolgt nur per Einladung.
Wie wird der FISAT-Ausweis geprüft?
HEROS prüft Ausweisnummer und Nachname gegen die öffentliche FISAT-Gültigkeitsabfrage – auf Wunsch nach jedem Speichern der Person, bei der Teilnehmerzuweisung und gesammelt beim Öffnen eines FISAT-Kurses. Ein gültiger Ausweis, der in HEROS fehlt, lässt sich als Fremdzertifikat übernehmen.
Lassen sich Zertifikat und Ausweis an unser Design anpassen?
Ja. Zertifikat, Etikett, Ausweis und alle anderen Ausdrucke passen Sie im integrierten Report-Designer an – im Basismodul enthalten. Bearbeiten dürfen die Benutzer, die Sie dafür freischalten lassen.
Schulungen und Zertifikate sind Teil des Basismoduls.
Kundenportal und WINDA-Live-Schnittstelle kommen als Module dazu – alle Preise auf der Preisseite.