Schulungen und Zertifikate
Zertifikate einer Person
Im Modul Personen sehen Sie alle Zertifikate einer Person mit Ampel – aus Ihren eigenen Kursen, als Fremdzertifikat erfasst oder aus WINDA und FISAT übernommen.
Teil des Handbuchs zu HEROS — Workforce Safety ERP, dem ERP für Industriekletterer, SZP, Windservice und Schulungszentren. Mehr dazu: Schulungs- und Zertifikatsmanagement
Die Zertifikate einer Person ansehen
- Das Modul Personen öffnen und die Person in der Liste markieren. Kursteilnehmer finden Sie links im Baum unter Teilnehmer. Die Spalte Zert zeigt, wer Zertifikate hat.
- Rechts den Reiter ZERTIFIKATE wählen.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| ZERTIFIKAT | Das Kürzel. Der Tooltip zeigt den offiziellen Titel und eine Bemerkung. Kursiv und grau stehen Einträge mit Bemerkung, etwa aus einem WINDA- oder FISAT-Import. |
| GÜLTIG BIS | Ablaufdatum – oder „unbegr.“ |
| REST (Wochen) | Restlaufzeit in Wochen mit Ampel: grün ab 5 Wochen, gelb bei 1 bis 4 Wochen, rot darunter und bei abgelaufenen Zertifikaten |
Die Liste zeigt je Zertifikat nur den Eintrag mit der längsten Gültigkeit. Zertifikate, die ein anderes mit mindestens gleicher Gültigkeit abdeckt, blendet sie aus (siehe Refresher und Abdeckung). Alle Einträge sehen Sie mit Rechtsklick › Historie anzeigen.
Der Reiter KURSE daneben listet alle Schulungsbuchungen der Person mit Beginn, Kurs, Modul und der Spalte BEST für bestanden.
Das Menüband
Im Reiter PERSONEN finden Sie die Gruppe Zertifikate:
GWO verwalten und Winda-Abruf starten erscheinen nur mit GWO-Lizenz, Wieder erinnern nur mit der Lizenz Kundenportal.
Fremdzertifikat erfassen
Zertifikate, die eine Person anderswo erworben hat, erfassen Sie von Hand – am besten mit dem eingescannten Dokument.
- Person markieren und auf Fremdzertifikat erfassen klicken. Das Fenster „Zertifikat für … erfassen“ öffnet sich.
- Unter Zertifikatstyp: das Zertifikat aus dem Katalog wählen.
- Ausgestellt am: eintragen. HEROS rechnet Gültig bis: aus der Gültigkeit im Katalog aus; Sie können das Datum überschreiben. Leer bedeutet unbegrenzt.
- Bei Bedarf eine Bemerkung: eintragen.
- Unter Dokument: eine PDF-Datei auswählen oder per Drag & Drop ins Fenster ziehen. Erlaubt ist genau eine PDF-Datei; mehrseitige Dokumente fügen Sie vorher zu einer Datei zusammen.
- Speichern klicken.
Gibt es bei der Person dasselbe Zertifikat schon mit einem Ausstellungsdatum einen Tag davor, am selben Tag oder einen Tag danach, legt HEROS keinen zweiten Eintrag an. Hat der vorhandene Eintrag noch kein Dokument, fragt HEROS: „Soll das PDF dort angehängt werden?“ Sonst ergänzen Sie den vorhandenen Eintrag über Bearbeiten.
Zertifikate bearbeiten, löschen, versenden
- PDF anzeigen: Doppelklick auf die Zeile oder Rechtsklick › PDF anzeigen. Gibt es kein Dokument, öffnet sich stattdessen das Erfassungsfenster, in dem Sie eines hochladen.
- Bearbeiten: Datum, Gültigkeit, Bemerkung und Dokument ändern. Das Zertifikat selbst lässt sich nicht mehr wechseln. Bei Einträgen aus WINDA sind die Datumsfelder gesperrt.
- Löschen: nur bei Zertifikaten mit Extern erstellt im Katalog. Die Löschung ist endgültig.
- Per Email versenden: Ein oder mehrere Zertifikate markieren. HEROS hängt die PDFs an eine E-Mail an die Person – Betreff „Ihr Zertifikat“ bzw. „Ihre Zertifikate“.
- Wieder erinnern: nur mit der Lizenz Kundenportal. Hat die Firma im Kundenportal die Erinnerung an ein Zertifikat abbestellt, steht unter dem Kürzel „Keine Erinnerung“, und der Erinnerungsassistent lässt das Zertifikat aus. Markieren Sie genau dieses Zertifikat und klicken Sie Wieder erinnern, um das zurückzunehmen.
FISAT-Abgleich
HEROS kann den SZP-Ausweis einer Person bei der FISAT-Gültigkeitsabfrage prüfen. Dafür sendet HEROS den Nachnamen und die Ausweisnummer an fisat.de. Der Abgleich läuft:
- auf Knopfdruck mit FISAT-Abgleich – aktiv, wenn bei der Person eine prüfbare Fisatnummer hinterlegt ist,
- beim Zuweisen eines Teilnehmers im Kursformular, sofern eine Fisatnummer hinterlegt ist,
- nach jedem Speichern einer Person, wenn in den Globalen Einstellungen unter PERSONEN die FISAT-Auto-Prüfung eingeschaltet ist,
- beim Öffnen eines Kurses mit FISAT-Level-Modulen für alle Teilnehmer, deren letzte Prüfung fehlt oder älter als 7 Tage ist – ebenfalls nur mit eingeschalteter FISAT-Auto-Prüfung.
Das Ergebnis des Knopfs steht als Zeile über der Zertifikatliste, zum Beispiel „FISAT: gültig, Level 2 bis 30.06.2027 — stimmt mit HEROS überein.“ Bei einer Abweichung, einem ungültigen Ausweis, einer unbekannten Nummer oder einem nicht passenden Namen ist die Zeile rot. HEROS ändert dabei nichts an Ihren Daten – ob eine Abweichung ein Buchungsfehler oder ein echter Level-Wechsel ist, entscheiden Sie.
Bestätigt FISAT einen gültigen Ausweis, für den HEROS kein aktuelles FISAT-Zertifikat kennt, bietet HEROS an, ihn als Fremdzertifikat zu übernehmen. Der Eintrag bekommt die Gültigkeit von FISAT und die Bemerkung „Per FISAT-Abgleich importiert am …“.
Am jüngsten FISAT-Zertifikat der Person zeigt ein Symbol den zuletzt abgefragten Stand: ein grüner Haken, wenn der Stand zu HEROS passt, sonst ein Warndreieck. Der Tooltip nennt Details und das Datum der Abfrage.
WINDA-Status bei GWO-Zertifikaten
Bei GWO-Zertifikaten zeigt dasselbe Symbol den Stand aus dem täglichen Abgleich mit WINDA:
| Tooltip | Bedeutung |
|---|---|
| WINDA bestätigt | Grüner Haken: Der Eintrag ist bei WINDA bestätigt. |
| Deckungsgleich abgelaufen | Grüner Haken: abgelaufen in HEROS und bei WINDA |
| WINDA meldet abgelaufen | Warndreieck: In HEROS noch gültig, bei WINDA abgelaufen |
| WINDA: Record widerrufen | Warndreieck: Der Eintrag wurde bei WINDA widerrufen. |
| Record fehlt bei WINDA | Warndreieck: In HEROS als bestätigt geführt, WINDA kennt ihn aber nicht. |
| Delegate-ID unbekannt | Warndreieck: WINDA kennt die WINDA-ID der Person nicht – Nummer prüfen. |
Wie der Abgleich läuft und wie Sie Zertifikate an WINDA melden, steht unter GWO Management Center.