Der Ablauf
Ein Kreislauf statt sechs Listen.
Termine im Kalender, Anmeldungen im Postfach, Teilnehmer in Excel, Zertifikate in Word, Rechnungen im Buchhaltungsprogramm: In HEROS hängt alles an demselben Kurs, derselben Person und derselben Firma.
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1 · Planen
Kurs, Ausbilder, Raum
Termine aus dem Kurskatalog, auch mehrtägig. Ausbilder und Räume haben eigene Zeilen im Kalender, die Höchstzahl ergibt sich aus Kurs und Raum.
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2 · Buchen lassen
Website und Kundenportal
Termine und freie Plätze erscheinen auf Ihrer Website. Firmen buchen im Kundenportal, Ihr Büro übernimmt die Anfragen in HEROS.
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3 · Durchführen
Der Kurstag
Teilnehmer- und Unterschriftenliste drucken, danach jeden Teilnehmer auf „bestanden“ oder „nicht bestanden“ setzen.
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4 · Nachweisen
Zertifikat mit Ablaufdatum
„Bestanden“ legt das Zertifikat mit Ablaufdatum bei der Person an. Zertifikate und Ausweise drucken Sie für alle Bestandenen auf einmal.
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5 · Abrechnen
Rechnung an die Firma
Jeder Platz hängt an einer Belegposition. Die Rechnung geht als ZUGFeRD oder XRechnung an die Firma, die Buchhaltung per DATEV an die Steuerberatung.
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6 · Erinnern
Und wieder von vorn
Drei Monate vor Ablauf bereitet HEROS die Erinnerung an die Firma vor, mit allen ablaufenden Zertifikaten ihrer Leute. Die Firma bucht den Folgekurs, und der Kreislauf beginnt neu.
Kundenportal
Ihre Firmenkunden buchen selbst. Ihr Büro entscheidet.
Im Kundenportal meldet die Firma ihre Leute selbst an. Jede Eingabe kommt als Anfrage in HEROS an, und Ihr Büro übernimmt sie oder lehnt sie ab.
Plätze ohne Namen
Die Firma reserviert eine Zahl von Plätzen und trägt die Namen später nach. Ein Platz ohne Namen zählt und sperrt wie ein benannter.
Mehrere Personen auf einmal
Eine Anfrage kann mehrere Personen oder Plätze enthalten. Ihr Büro bucht sie mit einem Klick.
Storno mit angezeigter Gebühr
Vor dem Stornieren sieht die Firma die voraussichtliche Gebühr nach Ihrer Staffel. Die endgültige Gebühr setzt Ihr Büro.
Umbuchen und Person tauschen
Beides geht je Buchung, das Umbuchen auf einen anderen Termin ohne Gebühr.
Fristen der eigenen Leute
Die Firma sieht, welche Zertifikate abgelaufen sind oder in den nächsten 90 Tagen ablaufen, und lädt jedes Zertifikat als PDF herunter.
Nur per Einladung
Den Zugang schicken Sie aus HEROS. Das Portal trägt Logo und Farben Ihres Hauses, eine offene Registrierung gibt es nicht.
Mehr dazu auf der Seite Kundenportal und im Artikel Schulungstermine auf die eigene Website.
Zertifikate und Ausweise
Jede Kursart mit ihrer eigenen Frist.
SCC gilt fünf Jahre, andere Nachweise legt der Anbieter oder Hersteller fest, manche gelten unbefristet. HEROS führt jede Frist an der Person.
- Gültigkeit je Zertifikat: in Monaten, bis zu zehn Jahre, oder unbegrenzt.
- Kurse mit Modulen: etwa Grundkurs und Auffrischung, jedes mit eigenem Preis, eigener Höchstzahl und eigenen Zertifikaten.
- Voraussetzungen: Ein Kurs kann ein gültiges Vorzertifikat verlangen, mit einer Toleranz in Monaten.
- Zertifikate für alle Bestandenen: auf einmal gedruckt, sortiert nach Firma, mit Ausweisnummer und QR-Code.
- Ausweise im Kartenformat mit Foto. Fehlt ein Foto, weist HEROS vor dem Druck darauf hin.
- Ihr Layout: einmal im Designer mit Ihrem Logo gestaltet. Name, Rechtsgrundlage und Gültigkeitssatz kommen je Zertifikat aus HEROS.
- GWO-Trainingszentren: Zertifikate zu WINDA hochladen und täglich abgleichen, als eigenes Modul.
Kalender, Räume, Ausbilder
Alle Kurse auf einen Blick.
Im Betreff jedes Kurses steht die Belegung, gebucht von maximal. Kurse ziehen Sie auf die Zeile des Ausbilders. Hat er zur selben Zeit schon einen Kurs, zeigt HEROS das an.
Eigene Räume und Hallen
Als eigene Zeilen im Kalender, mit Kapazität. Bei Doppelbelegung zeigt HEROS einen Hinweis.
Inhouse beim Kunden
Als Schulungsort wählen Sie eine Adresse des Kunden oder legen sie neu an.
Termine auf die Website
Eine Tabelle mit Terminen, Preisen und freien Plätzen per FTP auf Ihren Webserver, oder Ihre Website liest die Kurse per Web-API.
Abrechnung und Buchhaltung
Aus der Kursbuchung wird die Buchung.
Eine Schnittstelle zwischen Seminarverwaltung und Buchhaltungsprogramm gibt es nicht, weil beides dasselbe System ist.
Belege für Firmen
- Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung
- Teilabrechnung von Kursplätzen
- Vorkasse
- Stornogebühr als eigene Position
- Rabatt je Firmenkunde
Buchhaltung und Bank
- E-Rechnung als ZUGFeRD und XRechnung
- Bankabgleich über FinTS
- DATEV-Export, SKR03 oder SKR04
- Überweisungsassistent
Ausrüstung und Personal
- Schulungsmaterial und Leihausrüstung im Lager
- PSAgA-Prüfbuch je Seriennummer
- Zeitkonto für Ausbilder, als eigenes Modul
Alle Funktionen im Einzelnen: Schulungsanbieter & Akademien und Buchhaltung & Belege.
Ehrlich gesagt
Was HEROS nicht macht.
- Keine QSEH-Meldung: Lehrgänge zur betrieblichen Ersten Hilfe meldet HEROS nicht an die QSEH und rechnet sie nicht mit dem Unfallversicherungsträger ab. Für eine reine Erste-Hilfe-Schule ist HEROS deshalb nicht gebaut.
- Keine Online-Zahlung: Im Kundenportal zahlt niemand per Karte oder PayPal, die Firma bekommt eine Rechnung.
- Keine Buchung für Privatpersonen: Das Kundenportal ist für Firmenkunden, die Sie einladen.
- Keine digitale Unterschrift auf der Teilnehmerliste und kein E-Learning.
- Windows: HEROS läuft als Windows-Programm, die Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Paket Akademie
399 € im Monat
zzgl. USt., 12 Monate Laufzeit, monatlich abgerechnet
- Das vollständige ERP mit 5 Nutzern
- Kundenportal für Ihre Firmenkunden
- Zertifikats-Erinnerung
- 100 KI-Belege im Monat, 10 GB im Dokumentenarchiv
- Einrichtung und Datenübernahme: 2 Tage
Kleiner anfangen
Kurse, Teilnehmer und Zertifikate sind schon im Paket Start enthalten: 179 € im Monat mit 1 Nutzer. Die Zertifikats-Erinnerung kostet einzeln 39 €, das Kundenportal 179 € im Monat.
Support im Alltag ist im Preis enthalten. Sie sprechen direkt mit den Entwicklern von HEROS.
Alle Pakete und ModuleFachartikel
Zum Weiterlesen.
Software für Arbeitsschutz-Schulungsanbieter
Firmenkunden, Fristen und Nachweise von der Buchung bis zur Rechnung, mit den Grenzen von HEROS.
Zertifikatsfristen im Griff
Wie aus ablaufenden Zertifikaten rechtzeitig die nächste Buchung wird.
Schulungstermine auf die eigene Website
Termine, Preise und freie Plätze aus HEROS auf Ihrer Website, per FTP oder Web-API.
FISAT-Kurse und eigene Schulungen
Vom Kurstermin bis zur Rechnung, am Beispiel der Seilzugangstechnik.
FAQ
Häufige Fragen
Für welche Schulungsanbieter ist HEROS gebaut?
Für Akademien und Schulungszentren, deren Kunden Firmen sind, etwa mit Kursen in Höhenrettung, PSAgA, Stapler, Kran, Brandschutz, SCC, GWO oder FISAT. Die Firma schickt ihre Leute, bekommt die Rechnung und will wissen, wer wann wieder fällig ist.
Können Firmenkunden online buchen?
Ja, im Kundenportal. Die Firma bucht Plätze, auch ohne Namen, storniert, bucht um, tauscht Personen und lädt Zertifikate herunter. Jede Eingabe ist eine Anfrage, die Ihr Büro übernimmt oder ablehnt.
Meldet HEROS Erste-Hilfe-Lehrgänge an die QSEH?
Nein. Die Meldung an die QSEH und die Abrechnung mit dem Unfallversicherungsträger macht HEROS nicht. Dafür brauchen Sie weiter das Portal der QSEH oder ein eigenes Werkzeug.
Was kostet HEROS für Schulungsanbieter?
Das Paket Akademie kostet 399 € im Monat zzgl. USt., mit 5 Nutzern, Kundenportal und Zertifikats-Erinnerung. Kurse, Teilnehmer und Zertifikate gibt es schon im Paket Start ab 179 € im Monat mit 1 Nutzer.
Läuft HEROS im Browser?
Nein, HEROS ist ein Windows-Programm, die Daten liegen auf Servern in Deutschland. Im Browser laufen das Kundenportal für Ihre Firmenkunden und die Terminliste auf Ihrer Website.
Ihre Kurse in HEROS sehen.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Anfrage einer Firma über den Kurstag bis zur Rechnung und zur Erinnerung vor dem nächsten Ablauf, mit Beispieldaten.
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