Arbeitsschutz · Schulungsanbieter · Firmenkunden
Software für Arbeitsschutz-Schulungsanbieter: Firmenkunden buchen selbst, Fristen laufen mit.
Stapler, Kran, PSAgA-Sachkunde, Höhenrettung, Brandschutzhelfer, SCC: Wer mehrere Arbeitsschutz-Schulungen für Firmen anbietet, verwaltet nicht nur Kurse, sondern die Fristen ganzer Belegschaften. Dieser Artikel zeigt, wie HEROS das von der Buchung bis zur Rechnung abbildet und wo die Grenzen liegen.
Für wen dieser Artikel ist
Gemeint sind Akademien und Schulungszentren, deren Kunden Firmen sind: Ein Betrieb schickt jedes Jahr Leute in verschiedene Kurse, die Rechnung geht an den Betrieb, und der will wissen, wer wann wieder fällig ist. Typisch sind mehrere Sparten unter einem Dach, etwa Flurförderzeuge und Krane, PSA gegen Absturz und Rettung, Brandschutz und SCC.
Für eine reine Erste-Hilfe-Schule ist HEROS nicht gebaut. Warum, steht unten bei „Was HEROS nicht macht“.
Jede Kursart hat ihre eigene Frist
Die Gültigkeit von Nachweisen ist uneinheitlich. Ein Beispiel ist SCC: Personenzertifikate nach dem aktuellen Regelwerk gelten fünf Jahre, und nach Angabe des VAZ e.V. werden Zertifikate nach SCC 2011 ab dem 01.11.2026 nicht mehr akzeptiert. Bei anderen Kursen legt der Anbieter oder der Hersteller die Frist fest, manche Nachweise gelten unbefristet.
- Gültigkeit je Zertifikat: In HEROS hat jedes Zertifikat seine eigene Gültigkeit in Monaten, bis zu zehn Jahre, oder unbegrenzt.
- Kurs mit Modulen: Ein Kurs kann mehrere Module haben, etwa Grundkurs und Auffrischung, jedes mit eigenem Preis, eigener Höchstzahl und eigenen Zertifikaten.
- Voraussetzungen: Ein Kurs kann ein gültiges Vorzertifikat voraussetzen, mit einer Toleranz in Monaten.
- Ablaufdatum automatisch: Wenn Sie einen Teilnehmer auf „Bestanden“ setzen, legt HEROS das Zertifikat mit Ablaufdatum bei der Person an.
Firmenkunden buchen selbst
Mit dem Kundenportal melden Ihre Firmenkunden ihre Leute selbst an. Jede Eingabe kommt als Anfrage in HEROS an, und Ihr Büro entscheidet, was gebucht wird.
- Plätze ohne Namen: Die Firma reserviert eine Zahl von Plätzen und trägt die Namen später nach. Ein Platz ohne Namen zählt und sperrt wie ein benannter.
- Mehrere Personen auf einmal: Eine Anfrage kann mehrere Personen oder Plätze enthalten. Ihr Büro bucht sie mit einem Klick.
- Storno mit angezeigter Gebühr: Vor dem Stornieren sieht die Firma die voraussichtliche Gebühr nach Ihrer Staffel. Die Staffel gilt für alle Kurse gleich, die endgültige Gebühr setzt Ihr Büro.
- Umbuchen und Person tauschen: Beides geht je Buchung, das Umbuchen ohne Gebühr.
- Fristen im Blick: Die Firma sieht, welche Zertifikate ihrer Leute abgelaufen sind, in den nächsten 30 Tagen oder in 31 bis 90 Tagen ablaufen, und lädt jedes Zertifikat als PDF herunter.
Aus ablaufenden Zertifikaten werden Folgebuchungen
Der nächste Kurs einer Belegschaft ist planbar, wenn man ihn rechtzeitig anspricht. Das Modul Zertifikats-Erinnerung findet die Zertifikate, die in den nächsten drei Monaten ablaufen, geordnet nach Firma und Person, und markiert, was in 30 oder 60 Tagen fällig wird. Per Klick entsteht ein E-Mail-Entwurf an die Firma mit allen ablaufenden Zertifikaten.
Mit dem Kundenportal sucht die Firma den Folgetermin dort direkt aus. Die Anfrage landet in HEROS, Ihr Büro bucht sie. Eine automatische Buchung ohne Ihr Büro gibt es nicht.
Vom Kurstag zum Nachweis
- Teilnehmer- und Unterschriftenliste für den Kurstag drucken.
- Zertifikate für alle Bestandenen auf einmal drucken, sortiert nach buchender Firma. HEROS schlägt die Firma als Empfänger der E-Mail vor. Auf dem Zertifikat stehen eine Ausweisnummer und ein QR-Code.
- Ausweise im Kartenformat mit Foto für alle Bestandenen. Fehlt ein Foto, weist HEROS vor dem Druck darauf hin.
- Eigenes Layout: Das Zertifikat gestalten Sie einmal im Designer mit Ihrem Logo. Name, Untertitel, Rechtsgrundlage und Gültigkeitssatz kommen je Zertifikat aus HEROS.
- Jedes Zertifikat bei der Person: Alle Nachweise einer Person stehen in einer Liste, mit Ampel für die Restlaufzeit.
Eigene Räume und Inhouse beim Kunden
- Kursort beim Kunden: Als Schulungsort wählen Sie eine Adresse des Kunden oder legen sie neu an.
- Räume mit Kapazität: Räume und Hallen stehen als eigene Zeilen im Kalender. Die Höchstzahl ergibt sich aus Kurs und Raum, bei Doppelbelegung zeigt HEROS einen Hinweis.
- Ausbilder im Kalender: Kurse ziehen Sie auf die Zeile des Ausbilders. Hat er zur selben Zeit schon einen Kurs, zeigt HEROS das an.
Abrechnung an die Firma
Jeder Platz hängt an einer Position der Auftragsbestätigung oder Rechnung. Die Rechnung geht an die Firma, mit ZUGFeRD oder XRechnung im PDF. Zahlungen gleicht HEROS mit dem Bankkonto ab, die Buchhaltung geht per DATEV-Export an die Steuerberatung. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltung & Belege.
Was HEROS nicht macht
- Keine QSEH-Meldung und keine Abrechnung mit dem Unfallversicherungsträger: Lehrgänge zur betrieblichen Ersten Hilfe meldet HEROS nicht an die QSEH und rechnet sie nicht mit der Berufsgenossenschaft ab. Wer Erste Hilfe anbietet, braucht dafür weiter ein eigenes Werkzeug oder das Portal der QSEH.
- Keine Online-Zahlung: Im Kundenportal wird nicht per Karte oder PayPal bezahlt. Die Firma bekommt eine Rechnung.
- Keine digitale Unterschrift: Die Teilnehmerliste wird gedruckt und von Hand unterschrieben.
- Kein E-Learning: HEROS ist keine Lernplattform und bindet keine an.
- Keine Prüfung der Ausbilder-Qualifikation: Beim Einplanen prüft HEROS nicht, ob der Ausbilder selbst einen gültigen Nachweis für den Kurs hat.
- Keine offene Online-Buchung für jedermann: Das Kundenportal ist für Firmenkunden, die Sie einladen. Privatpersonen buchen darüber nicht.
Kurse, Teilnehmer und Zertifikate gibt es schon im Paket Start ab 179 € im Monat. Das Paket Akademie für 399 € im Monat bringt fünf Nutzer, das Kundenportal und die Zertifikats-Erinnerung mit. Einzeln kostet das Kundenportal 179 €, die Zertifikats-Erinnerung 39 € im Monat. Alles auf der Preisseite.
Ihre Kurse in HEROS sehen?
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Anfrage einer Firma über den Kurstag bis zur Rechnung und zur Erinnerung vor dem nächsten Ablauf, mit Beispieldaten.