Schulungszentrum · FISAT · Kurse
FISAT-Kurse und eigene Schulungen: vom Kurstermin bis zur Rechnung.
Ein Schulungszentrum für Höhenarbeit jongliert mit Kursterminen, Ausbildern, Teilnehmern, Zertifikaten und Rechnungen, oft in drei verschiedenen Programmen. Dieser Artikel zeigt, wie HEROS den Weg von der Buchung bis zur Rechnung in einem System führt und was es dabei nicht macht.
Der Kurskatalog
- Kurse mit Modulen: Jedes Modul hat seinen Preis und bis zu drei Aufpreise, für Leih-PSAgA, fremdsprachige Unterlagen und Wochenendtermine.
- Zertifikate je Modul: Sie legen fest, welche Zertifikate ein Modul ausstellt und wie lange sie gelten. Für FISAT-Zertifikate hinterlegen Sie das Level 1, 2 oder 3.
- Was welches Zertifikat abdeckt: Sie hinterlegen, welche Zertifikate andere abdecken oder auffrischen. Daraus schlägt HEROS beim Buchen das passende Modul vor und warnt, wenn eine Wiederholungsunterweisung fällig ist.
Kurstermine im Kalender
- Per Ziehen aus dem Katalog: Einen Kurs ziehen Sie aus dem Katalog in den Kalender. Mehrtägige Kurse sind ein Haupttermin mit Folgetagen.
- Ausbilder: Wer an dem Tag auf einer Projektschicht, im Urlaub oder selbst als Teilnehmer gebucht ist, steht nicht zur Auswahl. Leitet jemand parallel einen anderen Kurs, zeigt HEROS einen Warnhinweis.
- Belegung auf einen Blick: Im Kalender steht „Kurs (gebucht/maximal)“, bei Überbuchung mit Ausrufezeichen.
- Alles am Termin: Vom Kurstermin aus ordnen Sie Teilnehmer zu, nehmen eigene Mitarbeitende dazu, stornieren, tragen das Ergebnis ein, wechseln das Modul und drucken Anmeldebestätigung, Teilnehmer- und Unterschriftenliste, Zertifikate, Etiketten und Ausweise.
Buchungen, Plätze und Storno
- Buchung an der Auftragsbestätigung: Gebucht wird an einer Auftragsbestätigung, sobald sie gedruckt oder versandt ist, denn erst dann ist sie ein Vertrag.
- Plätze ohne Namen: Eine Firma bucht fünf Plätze und nennt die Namen später. Diese Plätze zählen und sperren wie benannte.
- Storno-Staffel: In den Einstellungen legen Sie fest, wie viel Prozent des Kurspreises je nach Tagen vor Kursbeginn fällig werden. Die Stornogebühr steht als eigene Position auf der Rechnung.
Zertifikate und FISAT-Abgleich
- Zertifikat bei „Bestanden“: Mit dem Ergebnis legt HEROS das Zertifikat an der Person an, gültig für die Laufzeit, die Sie am Zertifikat hinterlegt haben.
- Druck: Zertifikat und Etikett mit QR-Code, Ausweis mit Ausweisnummer, dazu ein Druckstatus je Teilnehmer. Prüft eine externe Stelle, etwa bei FISAT-Prüfungen durch externe Prüfer, markieren Sie den Kurs entsprechend, und HEROS blendet den eigenen Zertifikatsdruck aus.
- FISAT-Abgleich: HEROS fragt mit Ausweisnummer und Nachname die öffentliche Gültigkeitsabfrage der FISAT ab und zeigt, ob der Ausweis gültig ist, welches Level er hat und bis wann er gilt. Das geschieht per Klick und automatisch, sobald eine Person einem Kurs zugeordnet wird. Abweichungen markiert HEROS; als Fremdzertifikat übernommen wird nur, was Sie bestätigen.
Von der Buchung zur Rechnung
- Rechnung per Klick: Aus der Auftragsbestätigung erstellen Sie die Rechnung: je Kursmodul eine Position, mit den Namen der Teilnehmer im Text.
- Teilrechnung: Abgerechnet werden die Teilnehmer, die schon ein Ergebnis haben. Bei Vorkasse öffnet HEROS die Rechnung gleich beim Buchen.
- Leih-PSAgA: Je Buchung setzen Sie ein Häkchen „PSA“. Der Aufpreis aus dem Modul kommt als eigene Position mit den Namen auf die Rechnung.
- Weiter in die Buchhaltung: Die Rechnung geht als XRechnung oder ZUGFeRD raus, der Zahlungseingang wird über den Bankabgleich zugeordnet, und die Steuerberatung bekommt den DATEV-Export.
Website, Kundenportal und Folgebuchungen
- Kurstermine auf der Website: HEROS lädt die Termine mit Preisen und freien Plätzen per Klick als Tabelle auf Ihren Webserver, oder Ihre Website ruft die Kursdaten über eine Web-API ab. Mehr dazu im Artikel Schulungstermine auf die eigene Website.
- Kundenportal: Firmenkunden buchen Kurse, stornieren, buchen um und melden Teilnehmer selbst. Jede Eingabe kommt als Anfrage in HEROS an, Sie übernehmen oder lehnen ab. Zum Kundenportal
- Zertifikats-Erinnerung: Das Modul listet die Zertifikate aus Ihren Kursen, die bald ablaufen, geordnet nach Firma, und Sie schreiben die Firma an.
Was HEROS nicht macht
- Keine Warteliste: Ist ein Kurs voll, zeigt HEROS die Überbuchung, führt aber keine Nachrückerliste.
- Keine Lernplattform: E-Learning, Online-Prüfungen und digitale Unterschriften gibt es nicht. Die Teilnehmerliste wird ausgedruckt und auf Papier unterschrieben.
- Keine Räume am Kurstermin: Den Ort tragen Sie als Text ein. Eine Halle reservieren Sie als Block-Termin in ihrer eigenen Kalenderzeile; mit dem Kurs verknüpft ist sie nicht.
- Keine Stückverfolgung der Leih-PSAgA: Die Leihe wird abgerechnet, aber nicht festgehalten, welcher Gurt an wen ging.
Personen, Kurse, Zertifikate und der FISAT-Abgleich sind schon im Paket Start ab 149 € im Monat enthalten. Das Paket Akademie für 349 € bringt Kundenportal, Zertifikats-Erinnerung und Report-Designer dazu. Alles auf der Preisseite.
Einen Kurs in HEROS durchspielen?
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Buchung über den Kurstermin und das Zertifikat bis zur Rechnung, mit Beispieldaten.